Van werkbriefje naar digitale werkbon

We vallen maar gelijk met de deur in huis: papieren werkbriefjes zijn niet meer van deze tijd. Hoe efficiënt is het nu echt om aan het eind van de week bij je buitendienstmedewerkers te moeten smeken of ze hun werkbriefje willen inleveren? Intussen zijn die medewerkers het velletje papier aan het begin van de werkweek waarschijnlijk al kwijtgeraakt. En als je dan eindelijk een verfomfaaid stapeltje werkbriefjes voor je hebt liggen, merk je dat je urenlang bezig bent met de handgeschreven notities ontcijferen en blijkt dat de opgeschreven uren de planning tegenspreken. Daar ging je vrije avond…

Wat nou als we zeggen dat er een beter, moderner en efficiënter alternatief bestaat? Een tool waarmee je je hele administratie centraliseert en waardoor je de correcte benodigde informatie over klussen altijd op tijd kunt verwerken? OutSmart is die tool. Wij leggen je hieronder uit waarom je je werkbriefjes vaarwel kunt zeggen!

Wekelijks werkbriefjes verzamelen hoeft niet meer

Werkbriefjes zijn bedoeld om per werknemer inzichtelijk te krijgen welke uren ze voor welk project hebben gewerkt. Ze bestaan natuurlijk niet voor niets: ze waren ooit heel efficiënt en praktisch. Maar er kleven ook veel nadelen aan papieren werkbriefjes. Denk maar eens aan kwijtgeraakte, verfrommelde of onleesbare werkbriefjes. En wat als je aan het einde van de week ontdekt dat de werkbriefjes niet overeenkomen met de planning? Doordat je medewerkers pas aan het eind van de werkweek hun werkbriefjes en urenbriefjes inleveren, verlies je het realtime overzicht over de taken die verdeeld moeten worden en de reeds gewerkte uren. Je administratie en planning veranderen langzaamaan in een traag, inflexibel moeras waar je tot je knieën in een laag werkbriefjesmodder staat. Je kunt proberen laarzen aan te trekken, maar wat nog beter werkt, is het moeras droogleggen. Tijd voor de digitale revolutie!

Maak de stap van werkbrief naar digitale administratie

Als je het ons vraagt, is het hoog tijd voor iedereen met een buitendienst om de stap naar digitaal te nemen. Nooit meer chaos in je administratie, maar in plaats daarvan helder overzicht en volledigheid. Met de tool van OutSmart stuurt een medewerker direct na het afronden van een klus een digitale werkbon naar kantoor, waar de gewerkte uren meteen en verbruikte materialen verwerkt kunnen worden. Merk je op woensdag dat er gaten vallen in de planning? Dan kun je direct de planning aanpassen, zonder dat je bang hoeft te zijn dat je medewerkers niet bijtijds op de hoogte zijn. Zij krijgen namelijk meteen een melding op hun telefoon of tablet met alle informatie die ze nodig hebben! Doordat je gedurende de werkweek alle werkbonnen verwerkt, problemen direct opmerkt en kunt oplossen en zo je buitendienst stroomlijnt, zorg je ervoor dat die vrije avond écht vrij blijft. Dat is toch hoe het hoort?

Werkbriefjes uitfaseren én meer doe je met OutSmart

Wij zijn ervan overtuigd dat ons digitale alternatief voor werkbriefjes ook jouw bedrijf efficiënter maakt en je administratie overzichtelijker maakt. Maar niet alleen worden je werkbriefjes vervangen door digitale werkbonnen (nooit meer bonnenboekjes kopen dus!), OutSmart biedt nog veel meer voordelen. Zo kun je het platform gebruiken voor de personeelsplanning, stel je er het werkrooster in op, houd je het digitale planbord dagelijks in de gaten, zorg je ervoor dat je buitendienstmedewerkers hun urenregistratie en tijdregistratie netjes indienen én verstuur je tot slot gemakkelijk de facturatie. Geen geknoei meer met meerdere systemen en mappen vol papier: je gehele administratie centraal geregeld in één gebruiksvriendelijke tool.

Heb je een boekhoudsysteem, ERP of CRM in gebruik waar je niet de stekker uit wilt trekken? Dat is natuurlijk geen probleem. OutSmart ondersteunt integraties met meer dan 50 softwarepakketten. Grote kans dat jouw favoriete systeem er al tussen staat. Wij maken alle koppelingen voor jou direct instelbaar, zodat je daar zelf verder geen omkijken meer naar hebt.

Probeer gratis onze werkbriefsoftware

Wij zijn allang overtuigd van de voordelen van OutSmart. Jij ook? We laten je graag zelf ervaren hoe prettig OutSmart werkt en wat de tool kan doen voor jouw bedrijf tijdens een gratis testmaand waarin je een van onze plannen kunt uitproberen. Deze proefperiode is honderd procent vrijblijvend: je zit nergens aan vast, terwijl je wel gewoon alle functionaliteiten van OutSmart kunt uitproberen. Tijdens de proefmaand heb je ook volledige toegang tot onze klantenservice. Wij helpen je graag met al je vragen!

Om OutSmart te gebruiken heb je niets anders nodig dat een smartphone of tablet en een desktop voor het backoffice account. Heb je dat? Dan kun je vandaag nog beginnen met de proefperiode! Wil je eerst even kijken hoe het werkt voordat je er zelf mee aan de slag gaat? Meld je dan aan voor de live demo, waarin we laten zien hoe tool werkt en al je praktische vragen beantwoorden.