Stef Schoonderwoerd
Maak jezelf het leven makkelijker met de digitale werkbon
Het is weer zover: de zoveelste werkbon is zoek. En natuurlijk is het weer de belangrijkste werkbon van het hele project. Je blijft erop hameren bij...
Snel overzicht
Papieren bonnenboekjes kopen is overbodig zodra je werkt met een digitale werkbon app: medewerkers ontvangen opdrachten op hun telefoon, vullen werkzaamheden in en laten de klant direct digitaal ondertekenen. Bedrijven die overstappen besparen gemiddeld 5 uur administratietijd per werknemer per week, doordat overtypen, zoekgeraakte bonnen en onleesbare handschriften volledig verdwijnen. Volgens onderzoek van McKinsey (2023) digitaliseert meer dan 60% van de Nederlandse mkb-dienstverleners hun werkprocessen om precies deze reden. OutSmart vervangt het bonnenboekje zonder dat monteurs iets nieuws hoeven te leren: de app werkt zoals een digitaal formulier, alleen sneller.
Werk jij nog met papieren bonnenboekjes? Dan is de kans groot dat jouw medewerkers elke dag nog tijd verspillen door het uitvoeren van deze analoge administratietaak. Gisteren waren ze hun bonnenboekje kwijt, vandaag is er in de wijde omtrek geen pen te bekennen en morgen is er geen glad oppervlak aanwezig om op te schrijven. En dan hebben we het nog niet eens over de administratieve medewerkers, die geen chocola kunnen maken van het gekrabbel en uren bezig zijn met het overtypen van de klantinformatie in verschillende systemen. Herkenbaar? Dan hebben wij dé oplossing voor je!
Alle voordelen van bonnenboekjes in één handige tool
Hoewel bonnenboekjes vóór het digitale tijdperk ongeëvenaard waren op het gebied van administratie, kan de analoge werkbon tegenwoordig niet meer tippen aan digitale alternatieven die meerdere functionaliteiten efficiënt combineren. OutSmart is zo’n tool. Onze app biedt niet alleen al de gemakken waardoor bonnenboekjes zo’n betrouwbaar administratief maatje zijn geworden, maar neemt ook alle pijnpunten van het gebruik van papieren werkbriefjes weg. Heb jij wel eens een probleem ondervonden met:
- Kwijtgeraakte werkbonnen?
- Een onvoorzien tekort aan bonnenboekjes?
- Miscommunicatie als de planning ad hoc verandert?
- Onleesbare notities?
- Buitendienstmedewerkers die hun administratie te laat inleveren?
- Werkbonnen die elkaar én de planning tegenspreken?
- Precisiefouten in de administratie door het overtypen en invoeren van gegevens in meerdere administratieve systemen?
Dan is dit moment een uitgelezen kans om de efficiëntie van jouw bedrijf eens goed aan te pakken. Kies voor de digitale emancipatie van je buitendienst met OutSmart en zeg de nadelen van bonnenboekjes maar vaarwel!
Nu al enthousiast? Probeer dan 30 dagen met een gratis proefaccount
OutSmart: meer dan een werkbonapp
Niet alleen veegt OutSmart met gemak alle nadelen van bonnenboekjes van tafel, de app biedt ook extra voordelen doordat het een compleet field service platform is. Wat houdt dat in? Dat je je buitendienst van a tot z regelt met OutSmart. Van projectplanning en het opstellen van een werkrooster tot de urenregistratie en facturatie. Alle informatie en functies op één plek, efficiënter krijg je het niet.
Lees hier meer over alle functies van OutSmart.
Ken je je vertrouwde boekhoudsysteem van binnen en van buiten? Wil je geen afscheid nemen van je veelgebruikte ERP of CRM? Ook dan is OutSmart geschikt voor jouw bedrijf. De tool ondersteunt een naadloze integratie met andere softwarepakketten. Grote kans dat jouw softwarepakket ertussen staat, want er zijn al meer dan 50 koppelingen gemaakt.
Doordruksets zijn niet meer nodig met een digitale factuur
Een van de innovatieve functionaliteiten van doordruksets is de ‘carbon copy’ oftewel zelfkopiërend papier. Hierdoor hoef je maar één keer je nota op te schrijven en krijg je één of twee exacte kopietjes bovenop het origineel van de werkbon. Wij durven niet te ontkennen dat dat heel praktisch is voor jouw en je klant. Maar het kan sneller, praktischer en moderner.
Door onze tool te gebruiken, hoef je nooit meer bij het bestellen van je bonnenboekjes te beslissen hoeveel doordrukvellen je nodig denkt te gaan hebben. Van digitale documenten kun je immers eindeloos kopietjes doorsturen en afdrukken! Ook heb je geen risico op een onduidelijk handschrift of een onleesbare kopie door een onregelmatige schrijfondergrond. Typen doet iedereen leesbaar en kan gewoon op de smartphone of tablet.
Bonnenboekjes in huisstijl? Upload je logo en personaliseer al je documenten
Een bon in huisstijl is een professionele én leuke manier om je buitendienst net dat beetje extra personalisering mee te geven. Je klanten en partners vinden een herkenbare huisstijl bovendien handig voor hun eigen administratie. Zij vergissen zich dan nooit meer voor welk bedrijf dat ene bewijs van betaling nu was. Zo zorg je met een gepersonaliseerd bonnenboekje tot op het kantoor van de ander voor een positieve merkervaring.
Logisch dat je deze voordelen van een bonnenboekje in huisstijl niet wilt opgeven. Geen zorgen: OutSmart staat je toe bedrijfslogo’s te uploaden in het systeem, waardoor je al je documenten kan personaliseren. Zo hoef je geen moment in te leveren op je zorgvuldig ontworpen merkbeleving en professionele uitstraling.
Probeer nu gratis en ontdek zelf het gemak van een digitaal bonnenboekje
Eerst zien, dan geloven? Natuurlijk! Wij bieden je met plezier en vol vertrouwen een vrijblijvende gratis testperiode aan van één maand. Je zit gegarandeerd nergens aan vast en hoeft geen betalingsgegevens in te vullen. Om te app uit te proberen, heb je niets anders nodig dan een smartphone of tablet en een desktop voor het backoffice account. In andere woorden: je kunt vandaag nog beginnen met digitale werkbonnen!
Lees hier meer over de verschillende plannen die wij aanbieden en ontdek tijdens je proefmaand welk plan het beste bij jou en je bedrijf past. Wil je eerst even kort kijken hoe het werkt? Meld je dan aan voor de live demo. Daarin krijg je antwoord op praktische en brandende vragen.
Nu al enthousiast? Probeer dan 30 dagen met een gratis proefaccount
Veelgestelde vragen
Waarom gaan er zoveel papieren werkbonnen verloren?
Papieren werkbonnen gaan verloren omdat ze via meerdere handen gaan — van monteur naar auto naar kantoor — zonder enige tracking. Een bon die in een bestelbus blijft liggen of onleesbaar thuiskomt, betekent gefactureerde uren die nooit worden ingediend. Digitale werkbonnen worden direct na afronding gesynchroniseerd, ongeacht locatie.
Wat zijn de nadelen van een bonnenboekje voor je bedrijfsadministratie?
Bonnenboekjes veroorzaken vier concrete problemen: verlies van documenten, onleesbare handschriften, vertraagde indiening en handmatig overtikken naar je boekhoudpakket. Elk van die stappen introduceert fouten en kost tijd. Bedrijven die overstappen op digitaal rapporteren gemiddeld 50% minder administratietijd (Hanenbergh Techniek, klantcase OutSmart).
Hoe werkt een digitale werkbon app in de praktijk?
De monteur ontvangt de opdracht op zijn telefoon, registreert uren, materialen en foto's ter plaatse en laat de klant digitaal tekenen. Die gegevens gaan direct naar het kantoorplatform — geen overtikken, geen papier. De backoffice kan dezelfde dag nog een factuur aanmaken. Het hele proces werkt ook offline, met automatische sync zodra er verbinding is.
Welke boekhoudpakketten koppelen met een werkbon app?
OutSmart biedt meer dan 50 koppelingen, waaronder Exact, AFAS, Twinfield en Snelstart. Voltooide werkbonnen worden automatisch omgezet naar leveringsregels of factuurregels in je boekhoudpakket. Uren en materialen worden zonder handmatige stap doorgezet, wat dubbele invoer elimineert.
Hoelang duurt het om een werkbon app te implementeren?
Een basisimplementatie van OutSmart is doorgaans binnen twee tot vier weken operationeel. Je begint met één team of één type opdracht om de werkwijze te testen, en rolt daarna verder uit. De gratis proefperiode van 30 dagen — zonder betalingsgegevens — laat je het systeem beoordelen zonder contractverplichting.
Kan ik een werkbon app gratis uitproberen voordat ik beslis?
OutSmart biedt een gratis proefperiode van één maand aan zonder dat je betalingsgegevens hoeft in te vullen. In die periode heb je toegang tot de volledige functionaliteit: digitale werkbonnen, planning, urenregistratie en de koppeling met je boekhoudpakket. Zo kun je de ROI beoordelen op je eigen opdrachten.
Efficiënter werken? Met onze slimme software is tijd besparen een eitje
Time goes by so slowly… De meesten van ons kunnen dit alleen met Madonna meezingen op het moment dat we, met alleen een potje pindakaas, bij de...
Van werkbriefje naar digitale werkbon
Stef Schoonderwoerd : Oct 30, 2020 2:05:31 PM
We vallen maar gelijk met de deur in huis: papieren werkbriefjes zijn niet meer van deze tijd. Hoe efficiënt is het nu echt om aan het eind van de...