De werkbon is het begin van iedere onderhoudsbeurt, installatie en reparatie. Zodra je deze werkbon en de daarbij behorende processen gaat digitaliseren en automatiseren, wordt daar tijd en geld mee bespaart. In deze blog leggen we je graag alles uit over de digitale werkbon: wat is het en wat kan je er allemaal mee.
Wat is een werkbon?
Een werkbon moet zorgvuldig ingevuld worden. Hier staan namelijk alle gegevens in die nodig zijn om later te kunnen factureren en je uren te registeren. Op een werkbon wordt vaak ook de reistijd genoteerd en de materialen die zijn gebruikt. Ook klantgegevens zijn niet onbelangrijk. Aan de hand van de werkbon kun je achteraf precies nagaan hoeveel uur je hebt gewerkt, welke materialen je hebt gebruikt, de reisuren, parkeerkosten et cetera.
Op een werkbon staan onder andere:
- De klantgegevens
- Gegevens van de persoon die hem invult
- De datum
- De reisuren
- De gewerkte uren
- Parkeerkosten
- Materialen die zijn gebruikt
Ook is het bijhouden van werkbonnen belangrijk wanneer je een zzp’er of een startende ondernemer bent. De belastingdienst wil namelijk een overzicht van gewerkte uren ontvangen wanneer je in aanmerking wil komen voor de startersaftrek of zelfstandigaftrek. Het urencriterium hiervoor is 1225 uur per jaar. Dit mogen werkuren, reisuren en uren die je besteed aan je administratie zijn. Let op, het mogen alleen uren zijn die geheel besteed zijn aan jouw bedrijf. Kun je nagaan hoe belangrijk het is om je werkbonnen bij te houden.
De digitale werkbon
Een digitale werkbon is in de basis precies hetzelfde als een papieren werkbon. Het enige verschil is dat de informatie digitaal wordt opgeslagen. De informatie die op de digitale werkbon staat staat in directe verbinding met allerlei andere administratieve processen en dat biedt weer verschillende voordelen. We zien een verschuiving dat steeds meer organisaties, ondernemers en zzp’ers hun papieren werkbonnen vervangen voor digitale werkbonnen. Dit vaak in de vorm van een werkbonnen app.
De werkbonnen app zorgt voor overzicht
Het digitaliseren van werkbonnen heeft als gevolg dat je op verschillende vlakken sneller en efficiënter kan werken. Vooral wanneer je andere administratieve processen al hebt gedigitaliseerd. Voorheen moest de planner de werkbon uitprinten voor de werknemer. Deze werkbon kwam de werknemer vervolgens halen en moest de werkbon schriftelijk invullen. Het gevolg hiervan was de vertraging in het opslaan van de informatie, onduidelijke papieren, papieren die kwijtraakten en een enorme kans op typfouten.
Met een digitale werkbonnen app sta je in directe verbinding met de medewerkers, zowel binnen- en buitendienst. Als planner stuur je de werkbon naar de medewerkers. Deze medewerkers zien dan wat ze moeten doen en waar ze moeten zijn. Aan de hand van deze informatie kan de medewerker direct aan de slag.
Digitale werkbonnen brengen vele voordelen met zich mee. Download de whitepaper over digitale werkbonnen om erachter te komen hoe je geld bespaart met digitale werkbonnen en hoe het proces eruit ziet wanneer je overstapt van papieren werkbonnen naar digitale werkbonnen.
Natuurlijk zijn wij als OutSmart specialist op het gebied van digitale werkbonnen, maar we weten ook dat dit misschien (nog) niet voor iedereen is. Werk je gewoon graag met papier en ben je op zoek naar voorbeeld werkbonnen in Excel, Word of PDF dan bieden we je die gratis aan.
