Tijdschrijven op de manier die bij jou past

Tijdschrijven: door veel werknemers én werkgevers gezien als een noodzakelijk kwaad. Je bent immers veel liever bezig met je daadwerkelijke baan, toch? Altijd maar tijd moeten besteden aan de urenregistratie voelt tegenstrijdig aan optimale productiviteit. Maar vrijwel geen enkel bedrijf kan zonder tijdschrijven.

Ondanks de vele administratie die ermee gemoeid gaat, heeft tijdschrijven namelijk ook een aantal onmisbare voordelen. Bovendien kan tijdschrijven veel efficiënter en eenvoudiger zijn dan het nu misschien is bij jouw bedrijf. Hoe? Dat vertellen we je in deze blog.

Nu al enthousiast? Probeer dan 14 dagen met een gratis proefaccount

Waarom élk bedrijf aan online tijdschrijven zou moeten doen

Tijdregistratie is niet iets dat je zomaar aan de kant kunt schuiven als quick fix voor hogere efficiëntie en meer productiviteit. Het is namelijk een – niet voor niets veelgebruikte! – manier om inzicht te krijgen in je bedrijfsvoering. Door het registreren van de uren die medewerkers maken, kun je een helder en betrouwbaar beeld vormen van onder andere de volgende zaken:

• De voortgang en winstgevendheid van projecten: door je werknemers wekelijks of zelfs dagelijks hun gewerkte uren te laten registreren, weet je bijna real-time hoe de stand van zaken van een project is. Ook kun je inzichten van vorige projecten toepassen op nieuwe werkzaamheden, zoals projectrendement of de benodigde uren.
• De declarabiliteit en efficiëntie van je medewerkers: het is nu eenmaal zo dat medewerkers een minimaal aantal uren declarabel moeten zijn om rendabel te zijn voor het bedrijf (de normproductiviteit). Door tijdschrijven houd je de vinger aan de pols en kun je snel ingrijpen als de cijfers te laag worden of werktijden niet kloppend zijn.
• De basis van de facturatie: heb je geen vaste prijs afgesproken voor een project? Dan zijn de gewerkte uren de basis voor de facturatie. Hiervoor is het van essentieel belang dat de uren besteed aan het project in kwestie kloppend en transparant zijn geregistreerd. Dit voorkomt ook onenigheid met de klant.

Wat zou je liever doen in de tijd die je kwijt bent aan tijdschrijven?

Hoewel tijdschrijven dus belangrijke voordelen heeft, kan het zowel voor de werkgever als de werknemers voelen als tijdsverspilling. Vaak is het proces namelijk ontzettend inefficiënt ingericht. Dit veroorzaakt veel administratieve rompslomp – en dat is inderdaad tijdsverspilling.

Wat zou je liever doen in de tijd die je nu kwijt bent aan de urenregistratie? Misschien zou je liever meer werk aannemen, de declarabiliteit van medewerkers verhogen en dus meer omzet draaien. Of ga je voor extra scholing voor je medewerkers? Dat verhoogt het expertiseniveau van je team en kan je organisatie verder ontwikkelen. Zowel je binnendienstmedewerkers als je buitendiensters zullen in ieder geval meer tijd hebben voor het echte werk. En dat doen ze gegarandeerd liever dan tijdschrijven. Dit zou al voldoende reden moeten zijn om tijdschrijven te automatiseren, maar ook het voorkomen van fouten in de registratie door menselijk handelen wordt zo teniet gedaan.

Evalueer je tijdschrijfsysteem regelmatig: is het nog efficiënt?

Het is belangrijk om eens in de zoveel tijd na te gaan of de manier van tijdschrijven die op dit moment wordt toegepast door je medewerkers, nog de meest efficiënte is. Het is zonde om uit gewoonte bij inefficiënte processen te blijven. Argumenten als ‘zo doen we het nu eenmaal’ of ‘het werkt wel prima’ staan je vooruitgang in de weg. Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Is het tijdschrijfsysteem transparant genoeg?
• Is de tooling eenvoudig in gebruik?
• Zijn je werknemers niet buitenproportioneel veel tijd kwijt aan het tijdschrijven?
• Wordt de administratie makkelijker door het gebruik van het tijdschrijfsysteem in plaats van moeilijker?
• Werkt het tijdschrijfsysteem goed samen met andere software die je gebruikt?

Kies voor een manier die bij jouw bedrijf past

Het enige wat je nodig hebt om die voordelige vruchten van het tijdschrijven te plukken, is een systeem dat bij jou past. Graag stellen we OutSmart aan je voor: een platform met app die tijdschrijven simpel en snel maakt, zonder in te leveren op de voordelen ervan.

We hebben OutSmart ontwikkeld op basis van de daadwerkelijke wensen van gebruikers – er zitten dus geen onnodige, ingewikkelde functionaliteiten in die er alleen maar flashy uitzien, maar verder niets toevoegen.

Wil je alleen tijdschrijven? Dan is het de urenregistratie functie die het oude urenbriefje heeft vervangen hetgeen je nodig hebt. Mocht je toch wat meer administratie willen doen in het systeem van OutSmart, dan hebben we goed nieuws. We hebben nog meer handige tools ingebouwd, zoals een digitaal planbord, personeelsplanning en projectplanning die je kunt gebruiken voor het inplannen van personeel en een volledig overzicht van de capaciteitsplanning. Al deze functionaliteiten hebben we ontwikkeld op basis van feedback van gebruikers. We weten daarom zeker dat ook jij deze onderdelen van de software handig zult vinden.

Probeer nu gratis: eenvoudig tijdschrijven en andere functionaliteiten!

Klinkt dat allemaal te mooi om waar te zijn? Dan wil je het vast eerst zelf even testen. We nodigen je uit om het systeem uit te proberen tijdens een gratis proefperiode. Gegarandeerd geen addertjes onder het gras: de proefperiode is helemaal vrijblijvend, maar laat je wel kennismaken met álle OutSmart functionaliteiten. Om het systeem te gebruiken, heb je maar twee dingen nodig: een desktop (voor het backoffice account) en een smartphone of tablet. Lage drempel en high reward: waarom niet?

Lees hier meer over de verschillende plannen die wij aanbieden en ontdek tijdens de proefmaand welk plan het beste bij jou past. Je kunt je ook aanmelden voor de live demo, waarin we meer uitleggen over het hele systeem en al je vragen direct beantwoorden.

Enthousiast? Probeer dan 14 dagen met een gratis proefaccount