Capaciteitsplanning inzetten voor meer efficiëntie

Heb je het gevoel alsof je achter de feiten aanloopt met je personeelsplanning? Je schommelt voortdurend tussen overbezetting en onderbezetting. En jij of je roostermakers zijn alleen maar bezig met ad hoc brandjes blussen en acute problemen oplossen. Herkenbaar? Dan heeft het zin om aan capaciteitsplanning te gaan doen. Wat dat is, wat de voordelen zijn en hoe je het aanpakt leggen we je uit in deze blog.

Wat is capaciteitsplanning?

Bij capaciteitsplanning maak je een overzicht van enerzijds de beschikbare en anderzijds de benodigde arbeidscapaciteit op de middellange termijn, bijvoorbeeld over de periode van één (boek)jaar. Je anticipeert hiermee op onderbezetting of juist overbezetting en kunt efficiënter omgaan met je personeelsplanning. Capaciteitsplanning is niet hetzelfde als personeelsplanning: het is een strategische voorbereiding op de concrete hindernissen die je in de praktijk van werkroosters maken tegenkomt.

Tijdens het maken van een capaciteitsplanning schat je in hoeveel fte je nodig hebt gedurende het jaar. Je kunt hierbij putten uit historische data van de afgelopen jaren. De kans is groot dat je in een sector werkt waar je te maken hebt met seizoensinvloeden. Op basis daarvan kun je een betrouwbare inschatting maken van het werkaanbod per maand.

Je zet deze inschatting vervolgens af tegen de arbeidscapaciteit die je daadwerkelijk tot je beschikking hebt. Hiervoor gebruik je de bruto-netto berekening van de beschikbaarheid van je (vaste) werknemers. Iedere werknemer zal namelijk niet 100 procent inzetbaar kunnen zijn. Je hebt altijd te maken met verlof, ziekte, opleidingen en niet-facturabele tijdsbesteding.

Week -en maandplanning

Het resultaat van een capaciteitsplanning is een helder overzicht van verwachte over- en onderbezetting. Met dit als fundament stel je een strategie op waarin je bepaalt hoe je de netto inzetbaarheid van iedere werknemer maximaal benut én over- en onderbezetting zo veel mogelijk voorkomt. Op die manier bereik je een efficiënte personeelsplanning. Een capaciteitsplanning wordt vaker in grote lijnen bepaalt, maar kan ook op weekbasis worden vastgesteld. Al komt dat dus minder vaak voor, er wordt minder op detailniveau gepland.  De capaciteitsplanning is vaak iets meer tactisch en strategisch ingestoken dan bijvoorbeeld een to-do planning. Een capaciteitsplanning vraagt daarbij meer discipline en strakke regels dan een to do planning.

Nu al enthousiast? Probeer dan 30 dagen met een gratis proefaccount

De voordelen van capaciteitsplanning

Capaciteitsplanning heeft veel voordelen en is dus zeker de moeite en tijd waard die je erin steekt. Vooral voor bedrijven die gespecialiseerde, vaste medewerkers in dienst hebben en werkzaamheden uitvoeren waarvan de benodigde tijdsduur goed in te schatten is, is capaciteitsplanning geschikt. Capaciteitsplanning heeft de volgende positieve effecten:

• Niet meer verrast of overvallen worden door veranderingen in werkaanbod en personeelsbeschikbaarheid
  Houd grip op je personeelsplanning doordat er al uitgestippeld is wat je kunt verwachten. In plaats van tijd verspillen aan acute brandjes blussen kun je je focussen op de langere termijn dan alleen vandaag. Daardoor heb je tijd om te anticiperen, wat weer voorkomt dat er later opnieuw acute brandjes ontstaan.
• Beter verwachtingsmanagement creëren voor je buitendienstmedewerkers
  Ook zij weten wat ze kunnen verwachten en zullen minder ad hoc hoeven overwerken. Op basis van capaciteitsplanning kun je zelfs een vakantie- en verlofbeleid opstellen.
• Kosten besparen doordat je geen of minder (last-minute) uitzendkrachten hoeft in te huren
  Bovendien voorkom je met een strategische inzet van je capaciteitsplanning overbezetting, waardoor je je medewerkers in loondienst niet hoeft te betalen voor onnodige loze uren.
• Incrementeel leren van je ervaringen en deze inzichten gebruiken om je capaciteitsstrategie voortdurend te optimaliseren
  Als je elk jaar kritisch naar je capaciteitsplanning kijkt en ook gedurende het jaar reflecteert op de resultaten, zul je op de lange termijn steeds efficiënter kunnen omgaan met de personeelsplanning, waarbij je een steeds betere balans weet te vinden tussen de werkdruk en de behoeften van je medewerkers.
  Een overzichtelijke planning met inzicht in het project, de declarabiliteit en beschikbare capaciteit.

Capaciteitsplanning maken: hoe doe je dat?

Het maken van een capaciteitsplanning vereist een gedegen aanpak. Hieronder vertellen we je in een paar eenvoudige stappen hoe je een capaciteitsplanning maakt.

1. Bepaal het werkaanbod. Hoeveel uur werk in fte verwacht je maandelijks te moeten uitvoeren? Dit kun je bepalen op basis van historische data en kennis van de sector, zoals seizoensinvloeden, maar je kunt er ook fluctuaties op dagbasis in verwerken.
2. Bepaal de beschikbare arbeidscapaciteit. Voer hiervoor eerst de bruto-netto berekening uit, zodat je een reëel beeld hebt van de netto beschikbaarheid van je werknemers. Dat doe je door aan de hand van arbeidscontracten de bruto capaciteit te berekenen, en vervolgens in te schatten hoeveel van deze uren niet productief (oftewel facturabel) zullen zijn, eventueel op basis van historische data.
3. Combineer de data uit stap 1 en 2, zodat je concreet ziet op welke momenten in het jaar je waarschijnlijk te maken krijgt met een tekort of juist een overschot aan arbeidskracht.
4. Probeer de tekorten en overschotten zoveel mogelijk recht te trekken met oplossingen die je niet op extra kosten jagen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het anders inplannen van niet-tijdsgebonden taken of het implementeren van een vakantie- en verlofbeleid dat onder- en overbezetting voorkomt.
5. Breng in kaart welke aanvullende (flexibele) oplossingen nodig zijn om de lijnen van werkaanbod en personeelscapaciteit samen te brengen. Denk hierbij aan overwerk voor vaste medewerkers, maar ook aan uitzendkrachten.
6. Leg de capaciteitsplanning vast in een strategie. Deze strategie is het handvat dat gedurende het jaar leidend is voor de personeelsplanning. Maar het is niet rigide: het plan wordt continu door jou bijgeschaafd en bijgestuurd op basis van actuele ontwikkelingen.

Klaar met de capaciteitsplanning maken? Dan kun je aan de slag met de praktische invulling van de dagelijkse werkroosters.

Voer je capaciteitsplan uit met OutSmart, de complete workflow software

Aan de hand van je capaciteitsplanning kun je dus efficiënter omgaan met je personeelsplanning. Wil je nog een stapje verder gaan? We stellen je graag voor aan OutSmart, de workflow software die je van het prille begin tot het laatste moment van een project kunt gebruiken. OutSmart begon ooit als WerkbonApp, een tool om digitale werkbonnen te maken en versturen, maar intussen zijn we uitgegroeid tot een compleet pakket vol nuttige functionaliteiten. Zo kun je met OutSmart onder andere:

• Werkroosters opstellen
• Projectplanning uitvoeren
• Urenregistratie bijhouden
• Offertes en facturen aanmaken en versturen

Bovendien is de OutSmart software integreerbaar met meer dan 50 boekhoudsystemen, ERPs en CRMs. Alles op één plek dus, dat noemen we pas efficiënt.

Probeer nu 1 maand gratis

Wil je het eerst even zien voordat je het gelooft? Geen probleem: we bieden je graag een gratis proefperiode van een maand aan. Je krijgt hierbij geheel vrijblijvend toegang tot álle functionaliteiten die OutSmart te bieden heeft. Het enige wat je nodig hebt is een desktop pc voor het backoffice account en een tablet of smartphone voor de buitendienstmedewerker.

Graag introduceren we OutSmart aan je tijdens een live demo, een 1-op-1 gesprek waarin we samen door de tool heen lopen en waarin we al je brandende vragen kunnen beantwoorden. Ook de demo is helemaal vrijblijvend, maar wij zijn ervan overtuigd dat OutSmart ook voor jouw bedrijf de efficiëntie kan vergroten!

Probeer OutSmart nu voor 30 dagen gratis