Efficiënter werken? Met onze slimme software is tijd besparen een eitje

Time goes by so slowly… De meesten van ons kunnen dit alleen met Madonna meezingen op het moment dat we, met alleen een potje pindakaas, bij de Albert Heijn-kassa aansluiten, achter iemand die de weekboodschappen voor een weeshuis lijkt te doen.

Zijn we aan het werk, dan hebben we eerder tijd te kort. We stressen en proppen zo veel mogelijk werk in zo weinig mogelijk tijd. Of nou ja, dat proberen we. We zouden de klok soms wel even stil willen zetten om meer tijd te hebben. We zijn vooral geïnteresseerd in vragen als:

– Hoe kan ik meer tijd besparen?
– Hoe kan ik efficiënter werken?
– Hoe ben ik een keer wél om 4 uur klaar?

Heb jij een bedrijf met een buitendienst, dan is ‘OutSmart’ een goed antwoord op alle vragen hierboven. Hoe efficiënter werken en tijd besparen er precies uitziet als je OutSmart gebruikt? We leggen het uit. Sleutelwoorden: digitalisering en automatisering.

‘Druk druk druk’ vraagt om overzicht

Voel je je alsof je het retedruk hebt, dan is dat 9 van de 10 keer het gevolg van… een lange to-do-lijst, zo eentje die steeds groeit. Toch? Nou, ja en nee.

Een druk gevoel heeft natuurlijk alles met je takenlijst te maken. Maar de stress, die ontstaat vaak door gebrek aan overzicht. Als jij door de bomen het bos niet meer ziet, kun je slecht overzien wat er gedaan moet worden en hoeveel tijd dat kost. En dan voel je je alsof er inderdaad geen eind aan je to-do-lijst komt. En daarvan ga je niet efficiënter werken, maar vaak juist onnodig switchen tussen allerlei taken die halfaf zijn (en blijven).

Wat je wilt, is niet per se tijd besparen door sneller te werken, maar een manier, een workflow om overzicht te creëren. Heb je overzicht, dan ga je efficiënter werken, omdat je beter kunt overzien wat er gedaan moet worden en hoeveel tijd dat kost.

Wat is efficiënt werken?

De betekenis van efficiënt werken is dat je de (werk)tijd die je hebt zo verstandig mogelijk inzet om zo veel mogelijk zaken gedaan te krijgen.

In theorie is efficiënter werken heel simpel: je maakt een planning en houdt je daar ook aan. In de praktijk blijkt efficiënt werken vaak een hele kluif te zijn. We willen wel, maar ‘life gets in the way’. En dat leven is in één woord samen te vatten: ongeorganiseerd.

De oorzaak is simpel: vaak komt dat doordat we te veel kanalen tegelijk of naast elkaar gebruiken. Daar komt ons gebrek aan overzicht weer om de hoek kijken: we willen al die kanalen in de gaten houden en bijhouden, maar al het geswitch daartussen maakt ons werk onoverzichtelijk.

Efficiënter werken en tijd besparen? Dit biedt OutSmart

Klanten van OutSmart zijn vaak verrast over hoe ze, na een periode van gewenning, ‘als vanzelf’ superefficiënt werken met OutSmart. Hoe dat komt? Die vraag heeft een heel simpel antwoord: OutSmart zorgt voor overzicht.

OutSmart begon ooit als Werkbonapp. Die naam zegt het al: we waren een werkbonapp en je gebruikte ons als je voor je tijdregistratie wilde overstappen van papieren naar digitale werkbonnen.

Inmiddels zijn we uitgegroeid tot een compleet programma voor alle bedrijven met een buitendienst. We worden internationaal gebruikt als compleet platform dat alle ‘paperassen’ online regelt: we zijn offerte software en facturatie software, platform voor projectplanning en voor personeelsplanning. Je communicatie met je buitendienst en met de klant gaat via OutSmart. Met onze integratie koppel je je boekhoudprogramma aan OutSmart en voilà: de hele financiële kant van je bedrijf is ook geadministreerd in OutSmart.

Je ziet: OutSmart brengt alle aspecten van je werk samen in één platform. Je hebt alleen dit platform nodig om je werk en het werk van je buitendienst juist te coördineren en administreren.

Zo zorgt OutSmart voor overzicht, voor rust in je hoofd. Een opgeruimd gevoel, zowel op je bureau (dag papieren werkbonnen, offertes, facturen!) als in je hoofd. En dat is weer dé manier om efficiënt te werken: je kunt je focussen op één werkomgeving en op één taak tegelijk.

Hoe OutSmart efficiënter werken mogelijk maakt? Met digitalisering en automatisering

Digitalisering en automatisering: die twee zijn belangrijke elementen als efficiënter werken en tijd besparen je doel is. Dat is niet meer dan logisch: alles wat gedigitaliseerd en/of geautomatiseerd is, hangt niet nog ergens als een los eindje, een to-do-puntje in je hoofd. Met automatisering en digitalisering laat je een computer een gedeelte van je onthoudwerk overnemen, en natuurlijk ook een flink stuk van je daadwerkelijke ‘handen-uit-de-mouwen-werk’.

OutSmart is groot geworden dankzij digitalisering en automatisering. We begonnen als digitaliseerder toen we de werkbon digitaliseerden. Dat had een heel duidelijk effect: van allerlei rondslingerende, kwijtgeraakte en onleesbare werkbonnen naar één app met daarin alle werkbonnen. Gecategoriseerd, bereikbaar voor iedereen en goed leesbaar.

Zo zijn we doorgegaan: we digitaliseerden facturen, offertes en werkroosters. En daarnaast automatiseerden we: we ontworpen een verkoop-, uitvoerings- en betalingsworkflow die voor ieder bedrijf met een buitendienst werkt. Zo brachten en brengen we efficiënter werken binnen handbereik!

Efficiënter werken met OutSmart: zo ziet dat er in de praktijk uit

Een project managen vanaf kantoor ziet er dankzij OutSmart heel gestroomlijnd en overzichtelijk uit:

1. Offerte maken
   Een offerte maak je heel eenvoudig in een paar klikken in OutSmart. Je kunt je eigen logo aan de offertetemplate toevoegen. Vervolgens stuur je de offerte digitaal naar de klant. Hij kan de offerte in het online portaal tekenen.
2. Project maken en inplannen
   Is de offerte getekend? Dan maak je een project aan en plan je de werkzaamheden in in de personeelsplanning. Je ziet precies alle roosters van medewerkers naast elkaar, dus het is makkelijk te zien we er nog tijd heeft.
3. Buitendienst aansturen
   Je buitendienst staat klaar. Ze kunnen hun werkrooster realtime inzien in de app, en alle informatie over het project ook. Wil je op het laatste moment nog wijzigingen doorvoeren? Een paar klikken en het is geregeld, en je medewerkers in de buitendienst zijn direct op de hoogte!
4. Factuur sturen
   Je buitendienstmedewerker laat een klant direct digitaal tekenen als de klus geklaard is. Jij krijgt een notificatie als het project gedaan is. Met een druk op de knop stuur je de factuur eruit. De klant ondertekent die weer digitaal. Project afgerond! Is een betalingsherinnering nodig? Stel een automatische betalingsherinnering in bij je facturen. Eén keer instellen en klanten krijgen standaard een betalingsherinnering na een vast aantal dagen. Handig, dan hoef jij dat niet te onthouden!
5. Klaar!
   Klaar is Kees! Of Henk. Of Gerard. En het geheel kostte je misschien 15 minuten. Als dat niet onder efficiënter werken valt…

Van druk druk druk naar check check check: doe jij al aan tijd besparen met OutSmart?

Ben jij regelmatig het overzicht kwijt en heb je het idee dat je constant achter je buitendienst aan moet zitten (verloren werkbonnen, last-minute aanpassingen in het rooster, onduidelijkheid over gebruikt materiaal… En jij maar bellen)?

Probeer dan zeker OutSmart eens. Met OutSmart stroomlijn je je werkproces: alles wat geautomatiseerd (lees: zonder jouw bemoeienis) kan gebeuren, gebeurt ook geautomatiseerd. Alle administratie staat digitaal, dus geen kwijtgeraakte werkbonnen en geen kopzorgen meer.

En, helemaal mooi: OutSmart probeer je gratis, een maand lang. Ben je benieuwd hoeveel efficiënter jij en je buitendienst werken met OutSmart? Vraag dan nu de 14 dagen gratis trial aan!