Efficiënter werken door werkprocessen te standaardiseren

Heel leuk het runnen van een bedrijf, maar er komt vaak meer om te hoek kijken dan je denkt. Stapels administratie, verfrommelde papieren en open eindjes: het kan veel chaos veroorzaken dat je het overzicht doet verliezen. Niet alleen ervaren velen dit als vervelend, het is alles behalve efficiënt.

Dat moet toch anders kunnen? Dat dachten wij ook. Met de software van OutSmart helpen wij bij een standaardisatie van werkprocessen. Automatisch factureren, digitale werkbonnen en de meest actuele planningen: efficiënter werken doe je zo.

Nu al enthousiast? Probeer dan 14 dagen met een gratis proefaccount

Bespaar tijd met de standaardisatie van werkprocessen

Waar je vroeger iedere werkbon handmatig moest invoeren per project en klus, worden deze nu digitaal aan een project gekoppeld. Naast dat – uit ervaring – bleek dat de buitendienstmedewerkers deze bonnen nog wel eens kwijtraakten, zorgde het ook voor dubbel werk.

Met een digitale werkbon kunnen de bonnen niet meer kwijtgeraakt worden én zijn deze direct te zien op kantoor. Zodra deze ter plekke ondertekend is door de klant, kan hier op kantoor meteen een factuur voor aangemaakt worden. Geen achterstallige administratie dus, maar een standaardisatie van werkprocessen met één druk op de knop.

Efficiënter werken met administratie

Kortom: je zoekt een alles-in-één-tool voor je bouwplanning. Dat is mooi, want dat is precies wat OutSmart biedt. Alle functionaliteiten die je nodig hebt zitten erin, maar niet méér. We stoppen er namelijk geen extra foefjes in als onze klanten daar niet om vragen. Slim, efficiënt en compleet: dat is de OutSmart bouwplanning software.

Standaardisatie van werkprocessen: automatische tijdregistratie

Een goede tijdsregistratie is van belang. Is jouw tijdsregistratie niet op orde, dan is de kans groot dat je jouw facturatie niet kloppend krijgt. Een nachtmerrie als ondernemer, want geen facturatie betekent geen inkomsten. Daarom wil je dat alle gewerkte uren naar alle juistheid geadministreerd zijn. Als jouw medewerkers dit allemaal met de hand doen, loop je het risico dat dit er af en toe bij insluipt of het niet correct wordt gedaan.

Om te voorkomen dat je iedere week uren moet puzzelen om alles op orde te krijgen, kies je bij OutSmart voor een automatische urenregistratie. Dit werkt als volgt:

1. Je buitendienst medewerker wordt ingepland voor een x aantal uur voor een bepaalde klus.
2. Dit x aantal uur staat in zijn planning, die automatisch gekoppeld is aan de werkbon en de facturatie.
3. Deze gemaakte uren worden automatisch toegevoegd aan de tijdsregistratie.
4. Worden er meer uren gemaakt dan afgesproken? Dan kunnen deze extra handmatig ingevuld worden.

Je hele workflow met elkaar verbonden

Werk je met OutSmart, dan wordt je hele workflow geïntegreerd in één systeem. Alle losse onderdelen worden aan elkaar gekoppeld en hangen met elkaar samen. Efficiënter werken is gegarandeerd: je maakt offertes in een paar klikken, de planning is altijd up-to-date en het aanmaken van werkbonnen doe je in één handomdraai. Bovendien is OutSmart eenvoudig koppelbaar met andere software (denk aan de boekhouding). Hierdoor worden alle gegevens gesynchroniseerd en hoef je dus geen dubbel werk te verrichten. Zeer efficiënt dus.

Een offerte in één druk op de knop

Offertes kunnen flink wat tijd vergen. Iedere keer handmatig alle gegevens invoeren, een template maken, de juiste lay-out toepassen, rommelen met kleine cijfertjes in Word of Excel. Dat kan makkelijker. Met OutSmart kun je efficiënter werken. Beter gezegd: we garanderen het je. Dat geldt dus ook voor de offertes. De software geeft je de mogelijkheid om een standaard template te maken, die je bij iedere klus weer kunt gebruiken. De rest gaat automatisch. Eenmaal verstuurd kan de klant de offerte online ondertekenen en naar je terugsturen. Deze wordt vervolgens direct omgezet in een werkbon of factuur en zal in je planning verschijnen. Deze standaardisatie van werkprocessen neemt veel werk uit handen en bespaart hierdoor heel wat uurtjes.

Ontvang je al enige tijd geen antwoord op de offerte? Bespaar je de moeite om hier over na te denken. Ook dit wordt namelijk geregeld door OutSmart. De automatische herinnering vraagt je potentiële klant nogmaals om een reactie.

Alle gegevens in de broekzak

Met de app van OutSmart weten jij en je buitendienstmedewerkers altijd precies waar ze aan toe zijn. Onverwachte veranderingen in de planning, spoedklussen of extra materiaal zijn eenvoudig door te voeren en in één druk op de knop bij iedereen te overzien. Via de app kunnen alle medewerkers reallife de planning bekijken, ingeschakeld worden voor een onverwachte klus of gevraagd worden voor ondersteuning. Zo heeft iedere medewerker alle benodigde gegevens van het bedrijf altijd in zijn broekzak.

Probeer de standaardisatie van werkprocessen 14 dagen gratis

We horen je al denken: eerst zien dan geloven dat efficiënt werken. En heb jij even geluk. Dat kan! Je kunt onze software namelijk zelf uitproberen. In een gratis proefperiode van 14 dagen kun jij jezelf helemaal wegwijs maken in de omgeving van OutSmart en alle ins en outs ontdekken.

Wat je ervoor hoeft te doen? Helemaal niets. Op een pc, tablet of smartphone na is er niets wat jij nodig hebt. De proefperiode is vrijblijvend en kost je dus geen cent. Je kunt dus gratis proeven van alle functionaliteiten en alle voordelen van OutSmart uitproberen. Efficiënt, hè?

Probeer OutSmart nu 14 dagen gratis