Online administratie bijhouden voor jouw organisatie? Bekijk hier de 5 voordelen waarom je dit volledig digitaal kunt doen.
Hoeveel werkbonnen raak jij dagelijks gemiddeld kwijt? Zijn dit er (te)veel? Papieren werkbonnen kunnen een doorn in het oog zijn voor organisaties. Ze raken kwijt of zijn onleesbaar. Het kan de administratie in de weg staan en zelfs volledig in de war schoppen.
Verloren werkbonnen kunnen ervoor zorgen dat de boekhouding niet langer up-to-date is en er gaten ontstaan in de administratie. Door de administratie online bij de houden, voorkom je deze problemen. Wij zetten graag de voordelen van online administratie voor je op een rijtje en waarom dit het online boekhouden bevordert.
Hoewel online administratie en online boekhouden veel van elkaar weg hebben, betekenen ze in essentie wat anders. Boekhouden is een deel van de administratie. Kort gezegd is de boekhouding slechts het financiële onderdeel van de administratie.
Bij boekhouding gaat het bijvoorbeeld om facturen of de kas, terwijl de administratie ook contracten, urenregistratie, salarissen etc. bevat. Dit betekent niet dat boekhouding en administratie niets met elkaar te maken hebben. Sterker nog: ze staan continu in verbinding met elkaar. De boekhouding draagt bij aan de administratie en andersom. Er is dus een voortdurende wisselwerking tussen beide zaken.
Het online bijhouden van de administratie komt jouw organisatie ten goede. Wij zetten de voordelen van online administratie voor je op een rijtje. En wij verklappen alvast: dat belooft veel goeds.
Steeds meer bedrijven stappen over op de digitale werkbon. En dat doen zij niet zomaar. Aan een papieren werkbon kleven namelijk behoorlijk wat nadelen. Zo komt het bijvoorbeeld regelmatig voor dat de werkbon:
Ontbreken er werkbonnen, dan kan de administratie niet op de juiste manier uitgevoerd worden. Losse eindjes kunnen slecht aan elkaar gebreid worden en er ontstaan gaten in de administratie.
Het grote voordeel van OutSmart is dat de werkbonnen digitaal zijn. En aangezien je een telefoon of iPad niet zomaar kwijtraakt, heb je de werkbon dus altijd bij de hand. Bovendien is een getypte order altijd goed leesbaar en hoef je dus geen handschriften te ontcijferen. Dubbel bonus dus.
Door een online administratie systeem in de hand te nemen, verandert je hele manier van werken. En schrik niet: het verandert in een goede manier. Je bedrijfsvoering wordt makkelijker en vereist minder handmatig werk. Heb je jouw werkbon voltooid, dan kun je deze automatisch omzetten in een factuur. De medewerkers registreren het aantal gewerkte uren in de tijdregistratie en in één druk op de knop stel je een factuur op. En nog een voordeel: de factuur wordt automatisch verstuurd. Bovendien stuurt het programma een automatische herinnering als de factuur niet betaald wordt. Zo heb je er zelf dus geen omkijken meer naar en reageert de online administratie dit voor jou.
Geen hoge stapels met papieren en omkomen in de administratie: met een online administratie heb je één centrale plek voor al je belangrijke documenten. Voorkom dat je papieren kwijtraakt of uren moet zoeken naar dat éne papiertje. De online administratie bijhouden is simpel. Je hebt jouw documenten altijd binnen handbereik en heb deze altijd bij je. Of je nu bij de klant bent, thuiswerkt of op de werkvloer bent: je hebt jouw administratie altijd in je broekzak. De papieren vergeten of het contract niet meegenomen? Geen probleem: je zoekt ze gewoon digitaal op. Efficiënt toch?
Raak jij het overzicht soms nog wel eens kwijt in de planning? Met online administratie is dit verleden tijd: alle medewerkers hebben beschikking over het planbord en zijn op de hoogte van reallife verschuivingen. Zo kun je in één oogopslag zien wie er op de buitendienst aanwezig is en wie er nog ingepland kan worden. Bovendien kun je na een werkdag meteen zien wie de klussen uitgevoerd heeft en hoelang dit geduurd heeft. In de administratie kan dit vervolgens verwerkt worden en kunnen er facturen aan verbonden worden. Zo worden alle onderdelen binnen de administratie aan elkaar verbonden en voorkom je dubbel werk.
Maak je op dit moment al gebruik van een boekhoudsysteem, maar zit de buitendienst hier nog niet bij? Dan kan de koppeling tussen beide systemen je ontzettend veel voordelen opleveren. En heb jij even geluk: die koppeling is heel eenvoudig te maken. Gegevens in het ene systeem worden automatisch overgezet in het andere systeem. Zo hoef je dus niet alles twee keer in te voeren, maar wordt dit automatisch geïmporteerd in jouw boekhouding. Facturen laden in in jouw boekhouding, terwijl materialen, uursoorten of projecten weer in de online administratie zullen verschijnen.
Nooit meer je werkbonnen kwijtraken en overzicht creëren in je boekhouding? Stop met zoeken: OutSmart is dé WerkbonApp voor jouw buitendienst. Bij OutSmart zijn we specialist in het maken van koppelingen met andere software pakketten. Inmiddels staan er al meer dan 50 koppelingen op de teller. Zo kun je jouw online boekhouden eenvoudig combineren met OutSmart. Koppelingen die al mogelijk zijn, zijn onder andere:
Benieuwd naar de koppelingen? Neem gerust eens een kijkje tussen alle boekhoudsystemen. Staat jouw ERP of systeem er niet bij? Neem dan gerust even contact met ons op voor de mogelijkheden.
Begin vandaag al met jouw online administratie met OutSmart. Wij helpen je graag op weg en bieden je de mogelijkheid om onze service gratis uit te proberen. Ben jij nog niet overtuigd van de voordelen en wil je het met je eigen ogen ontdekken? Probeer onze software nu 14 dagen gratis. Wij beloven je: hierna wil je niets anders meer.
Een manier van urenregistratie die zichzelf regelt? Een urenbriefjes app maakt die belofte waar. Ontdek OutSmart, de totaaloplossing voor je...
Ten Brinke gebruikt de digitale werkbonnen van OutSmart al ruim 6 jaar en is ondertussen OutSmart essentieel geworden voor de bedrijfsvoering
Ontdek de voordelen van de overstap naar Amazon Web Services voor OutSmart: nieuwe cloudprovider, schaalbaarheid en verbeterde beveiliging.