Hoe Oostendorp Nederland 5 jaar slim werkt met OutSmart

"Alles bij elkaar in één systeem, dat is wat je wil."

Hoe Oostendorp Nederland de overstap maakte van papieren projectdossiers naar een volledig digitaal bedrijfsproces

Sportveldverlichting plaatsen klinkt specialistisch. Dat is het ook.

Oostendorp Nederland in Zwijndrecht werkt aan verlichtingsprojecten op sportparken, in stadions en op elke plek waar professionele buitenverlichting nodig is. Dat vraagt om strakke projectcoördinatie, een goed werkende serviceafdeling en een inkoopadministratie die klopt. Kim werkt bij Oostendorp op de administratie en is vanuit die positie dagelijks in OutSmart aan het werk.

Vijf jaar geleden zag dat er heel anders uit.

Bekijk de volledige video-testimonial van Kim

Hoor het verhaal in haar eigen woorden.

"Vijf jaar geleden werkten we nog met papieren dossiers"

Projectbedrijven in de installatiebranche hebben één ding gemeen: veel informatie die op veel plekken tegelijk leeft. Offertes hier, werkbonnen daar, inkooporders ergens anders. En dan nog de serviceafdeling die haar eigen planning bijhoudt.

Bij Oostendorp Nederland was dat niet anders. Projecten liepen via papieren dossiers. De planning was het eerste dat digitaal ging, maar de projecten zelf bleven lang op papier.

"Vijf jaar geleden werkten we nog met papieren dossiers. Alle projecten gingen nog op papier, en eigenlijk is dat steeds een klein beetje meer geworden."

Dat "klein beetje meer" is herkenbaar voor elk groeiend installatie- of projectbedrijf. Je begint met één module, één afdeling, één proces. En langzaam wordt duidelijk dat het systeem meer aankan dan je dacht en dat de voordelen groter worden naarmate je meer centraliseert.

De meest voorkomende pijnpunten bij projectbedrijven zonder geïntegreerd systeem:

• Projectinformatie verspreid over losse dossiers, mappen en systemen
• Geen verbinding tussen offerte, uitvoering en facturatie
• Inkoop en verkoop die los van elkaar werken, met kans op fouten
• Serviceafdeling die haar eigen planning bijhoudt buiten het hoofdsysteem
• Administratie die dubbel werk doet omdat systemen niet met elkaar praten

Kim herkent ze. En precies daarom groeide OutSmart bij Oostendorp van planningtool naar het centrale zenuwstelsel van het hele bedrijf.

Stap voor stap: hoe één systeem een heel bedrijf transformeert

De digitale transformatie bij Oostendorp Nederland verliep niet in één grote sprong. Het begon met planning en breidde zich van daaruit uit naar elk onderdeel van het bedrijfsproces.

"Waar eerst alleen de planning erin ging, zijn naarmate de jaren verstreken ook de projecten in het systeem gekomen. En daarna de verkoop voor het maken van offertes, maar ook de inkoopadministratie."

Dat is geen toeval. Het is de logica van een goed systeem: zodra één afdeling de meerwaarde ervaart, wil de volgende ook mee. En naarmate meer processen digitaal samenkomen, neemt het overzicht toe en de foutmarge af.

Vandaag de dag werkt bij Oostendorp vrijwel het hele bedrijf in OutSmart:

1. Offertes en verkoop
De commerciële kant van het bedrijf maakt offertes direct in OutSmart. Geen losse bestanden meer, geen versiebeheer per e-mail. De offerte leeft in hetzelfde systeem als de uiteindelijke uitvoering.

2. Projectbeheer
Alle lopende sportveldverlichtingsprojecten worden centraal bijgehouden. Iedereen die bij een project betrokken is, werkt vanuit dezelfde informatie.

3. Inkoopadministratie
Inkoop en verkoop zijn met elkaar verbonden. Materialen die nodig zijn voor een project worden gekoppeld aan de juiste opdracht, zonder dubbele invoer.

4. Service & onderhoud planning
Ook de serviceafdeling plant haar monteurs via het planbord in OutSmart. Storingen, onderhoudsbeurten en serviceopdrachten lopen door hetzelfde systeem als de projecten.

"Alle projecten worden bijgehouden binnen OutSmart, en ook de service- en onderhoudsafdeling werkt daarin om monteurs te plannen met het planbord."

Waarom gebruiksvriendelijkheid het verschil maakt op de werkvloer

Een systeem invoeren is één ding. Zorgen dat iedereen het ook daadwerkelijk gebruikt, is een tweede. Kim spreekt namens haar collega's als ze zegt dat OutSmart op beide vlakken scoort.

"Als ik in één zin nadenk over OutSmart — hoe gebruiksvriendelijk het is, hoe makkelijk het eigenlijk is om erin te werken — dan zou ik het zeker aanraden, omdat het nogmaals erg gebruiksvriendelijk is en makkelijk."

Dat is geen kleine opmerking. Juist in bedrijven waar meerdere afdelingen met hetzelfde systeem werken (van buitendienst tot administratie) is lage drempel gebruik de voorwaarde voor succes. Software die te complex is, wordt omzeild. Software die aanvoelt als logisch, wordt omarmd.

"Er is veel aan te passen. We kunnen eigenlijk alles implementeren wat wij op dit moment zouden willen."

Flexibiliteit én eenvoud, dat is de combinatie die Oostendorp in staat stelt het systeem steeds verder uit te breiden zonder dat dat ten koste gaat van de dagelijkse bruikbaarheid.

Eén systeem, ook voor de boekhouding

Een veelgestelde vraag bij bedrijven die overwegen over te stappen: wat gebeurt er met de boekhouding? Moet je alsnog twee systemen naast elkaar draaiende houden?

Bij Oostendorp niet. De koppeling tussen OutSmart en AccountView (hun boekhoudpakket) zorgt dat de financiële administratie direct aansluit op de operationele processen.

"Op dit moment hebben wij een koppeling tussen OutSmart en AccountView. Wij zijn er erg blij mee dat deze koppeling mogelijk is, zodat wij ons boekhoudprogramma volledig kunnen verwerken in AccountView."

OutSmart biedt meer dan 50 integraties met boekhoud- en financiële software. Dat betekent: facturen die vanuit OutSmart worden aangemaakt, komen direct terecht in het boekhoudpakket — zonder handmatige tussenkomst en zonder risico op fouten door dubbele invoer.

Veelgestelde vragen over OutSmart voor projectbedrijven

Is OutSmart ook geschikt voor projectbedrijven met een service- en onderhoudsafdeling?
Ja. OutSmart ondersteunt zowel projectmatig werken als service- en onderhoudsplanning. Beide processen lopen via hetzelfde systeem, inclusief het digitale planbord voor monteursinzet.

Kan OutSmart worden gekoppeld aan een boekhoudpakket?
Ja. OutSmart biedt koppelingen met onder andere AccountView, Exact, AFAS en andere veelgebruikte boekhoudpakketten in Nederland. Facturen en financiële gegevens stromen automatisch door naar de boekhouding.

Hoe lang duurt de implementatie bij een bedrijf met meerdere afdelingen?
Dat verschilt per situatie, maar OutSmart is zo opgebouwd dat je stapsgewijs kunt implementeren. Je kunt beginnen met één afdeling of proces en van daaruit uitbreiden — zoals Oostendorp dat de afgelopen vijf jaar heeft gedaan.

Voor welke branches is OutSmart geschikt?
OutSmart is gebouwd voor de installatiebranche en servicebuitendienst: elektrotechnische installatiebedrijven, sportveldverlichting, HVAC, beveiliging en andere vakmensen met projecten én een terugkerende service- of onderhoudstaak.

Werkt iedereen in hetzelfde systeem, van buitendienst tot administratie?
Ja. OutSmart is ontworpen voor gebruik door meerdere rollen binnen één bedrijf: monteurs in het veld werken met de app, planners gebruiken het planbord en de administratie verwerkt alles centraal — inclusief de koppeling naar de boekhouding.

Klaar voor de volgende fase

Het verhaal van Oostendorp Nederland laat zien hoe een bedrijf in vijf jaar stap voor stap zijn hele werkproces digitaliseert, zonder grote veranderingen, zonder gedwongen grote sprongen. Gewoon afdeling voor afdeling, proces voor proces.

Van papierdossiers naar een volledig geïntegreerd systeem voor offertes, projecten, inkoop, service en facturatie. Met een boekhouding die er naadloos op aansluit.

"Daarbij is het erg fijn dat alles heel compleet binnen één systeem kan komen en bij elkaar kan komen."

Herken jij dit in jouw bedrijf?

Wil je ook toewerken naar één systeem voor je hele bedrijfsproces? Plan een gratis kennismakingsgesprek of bekijk meer ervaringen van klanten op onze klantverhalen pagina.