Hoe houd je overzicht in een drukke technische planning? Hoe zorg je ervoor dat iedereen precies weet wat hij moet doen, zonder rondslingerende papieren of telefoontjes achteraf?
Voor VKS Schiedam, specialist in de parkeertechniek, was dat jarenlang een herkenbare uitdaging. Totdat ze de overstap maakten naar OutSmart.
“We hebben veel meer overzicht gekregen. Iedereen weet nu wat hij moet doen.”
– Tom Groot, VKS Schiedam
In onderstaande video deelt Tom zijn ervaringen. In de afgelopen weken lieten we al een aantal korte video's via social media zien, maar hieronder zie je het hele klant verhaal.
Van papieren werkbon naar realtime inzicht
De overgang naar een digitale werkwijze was bij VKS even wennen, maar leverde meteen concrete voordelen op. Via het planningsbord in OutSmart ziet de binnendienst in één oogopslag waar iedereen zit, welke opdrachten zijn afgerond en waar nog actie nodig is.
Buitendienstmedewerkers voeren hun bonnen direct in via de app. Geen papieren werk meer, geen zoekgeraakte informatie, maar één centraal systeem.
“Voorheen waren we soms uren bezig om alle informatie bij elkaar te sprokkelen. Nu is het gewoon meteen duidelijk.”
– Tom Groot
Koppeling met AFAS: automatisch & realtime
Een van de grootste efficiëntieslagen bij VKS komt voort uit de AFAS-koppeling van OutSmart. Deze koppeling zorgt voor een tweeweg-synchronisatie: gegevens zoals klantinformatie, materialen, projecten, medewerkers en werk- en uurtypen lopen soepel tussen AFAS en OutSmart.
Dat betekent:
- Artikelen met prijs én code worden automatisch bijgewerkt, voor helder voorraad- en kostenbeheer
- Klanten en contacten zijn overal consistent beschikbaar
- Projectgegevens blijven synchroon voor een gestroomlijnde planning
- Urenregistratie loopt vlekkeloos met gekoppelde werk- en uurtypen
En heel praktisch: zodra een werkbon in OutSmart is afgerond, wordt hij automatisch omgezet in een pakbon in AFAS, klaar voor facturatie, zonder handmatig overtypen of foutgevoelig werk.
“We hoeven geen dingen meer dubbel in te voeren. Alles wordt direct goed overgenomen. Dat scheelt enorm veel tijd én voorkomt fouten.”
– Tom Groot, VKS Schiedam
Dankzij deze integratie besparen ze bakken met tijd, verminderen ze fouten en hebben ze altijd realtime inzicht, zowel op kantoor als op de werkvloer.
Wist je dat OutSmart met meer dan 80 softwarepakketten koppelt? Bekijk of jouw boekhoud-, plannings- of ERP-systeem er ook tussen zit.
Slimme formulieren en duidelijke checklists
OutSmart stelt VKS ook in staat om te werken met eigen formulieren en checklists. Met verplichte velden en automatische opvolging zorgt dit voor structuur in de uitvoering én rapportage.
“We hebben bijvoorbeeld inspectieformulieren die per type installatie verschillen. Dat kunnen we nu helemaal zelf inrichten, dat is superhandig.”
Zo wordt er niets meer vergeten en weet het team precies wat ze moeten doen op locatie. Het verhoogt de kwaliteit van het werk en maakt rapporteren richting klant een stuk eenvoudiger.
Gebruiksvriendelijk voor iedereen
Of iemand nu op kantoor werkt of dagelijks buiten is, OutSmart is voor iedereen even toegankelijk.
“Ook mensen die niet super digitaal zijn, kunnen er goed mee overweg. Dat is het mooie.”
De app is overzichtelijk, met heldere knoppen en intuïtieve navigatie. En dankzij het planningsbord op kantoor ziet iedereen in realtime hoe de dag loopt.
APK van OutSmart: jouw digitale check-up
Tijdens een gesprek met onze collega Fiona ontdekte Tom een extra dienst: de APK van OutSmart. Hiermee krijg je als klant een soort digitale “check-up”, samen kijken we of je alles uit het systeem haalt wat erin zit.
“Ik wist niet eens dat jullie dat aanboden, maar het lijkt mij zó nuttig. Je komt erachter dat je dingen nog veel slimmer kunt doen.”
– Tom Groot
Nieuwe functies, betere instellingen of handige snelkoppelingen: de APK helpt bedrijven als VKS om te blijven groeien in hun digitale werkwijze.
👉 Meer over het APK-pakket
Bekijk de video:
Benieuwd hoe OutSmart VKS helpt in de praktijk? Bekijk het hele klant verhaal hieronder of op ons YouTube-kanaal.
