Geprinte papieren werkbonnen en de belangrijkste nadelen. Je herkent het vast wel. Veel bedrijven en organisaties maken gebruik van geprinte papieren werkbonnen. Ze worden handmatig ingevuld en opgeslagen. Je denkt misschien niks mis mee, maar wij leggen je graag uit hoe wij hierover denken. Ervaar jij namelijk ook de volgende nadelen van geprinte papieren werkbonnen?
De nadelen van papieren geprinte werkbonnen
Het kost veel tijd!
Om gebruik te maken van geprinte werkbonnen, moeten deze eerst uitgeprint worden. De papieren werkbonnen moeten vervolgens worden opgehaald door de afdeling die ermee moet werken. De monteur vult de werkbon handmatig in en laat deze als laatste met pen ondertekenen door de klant. Wat vooral veel tijd kost, is dat de ingevulde werkbon fysiek naar de financiële afdeling gebracht moet worden. Zij kunnen de werkbon controleren, handmatig invoeren op de computer en uiteindelijk factureren richting de klant.
Papieren werkbonnen zijn foutgevoelig
Je zal nu denken, wat een hoop handmatige acties die moeten gebeuren voordat een werkbon gefactureerd kan worden. Dat klopt! Naast dat het veel tijd kost, is het handmatig invullen van data met een pen zeer foutgevoelig. Je vergeet al snel waardevolle informatie in te vullen op de werkbon, waardoor je zeer waarschijnlijk weer contact moet gaan opnemen met de klant.
Papier is niet meer van deze tijd
In het jaar 2022 maken papieren werkbonnen geen goede indruk meer op je klanten. Een papiertje is kwetsbaar en straalt geen professionaliteit uit. Raak je je ingevulde papieren werkbon kwijt? Dan ben je al je data verloren die je op locatie tijdens een klus hebt ingevuld. Als je dan ook nog contact moet opnemen met de klant om de data terug te halen, dan komt dit niet professioneel over.
Een administratieve rompslomp
Overal vind je papieren werkbonnen. In de werkbus en overal op kantoor. Papieren werkbonnen zijn moeilijk om op één centrale plek op te slaan. Dit brengt een hoop administratieve rompslomp met zich mee. De reden dat overal papieren werkbonnen te vinden zijn, komt doordat deze handmatig overgetypt moeten worden in systemen. Dit alles om te kunnen factureren. Dit kan efficiënter!
Een digitale werkbonapp is de oplossing
Met een digitale werkbon app zoals OutSmart, kunnen monteurs voortaan een werkbon digitaal oproepen en invullen via een tablet of telefoon. Het is voor de buitendienst dus niet meer nodig om werkbonnen op te halen en in te leveren op kantoor. Kort samengevat, wordt het papieren werkbon proces gedigitaliseerd en de werkbon wordt dus ook digitaal ondertekend.
Nu al enthousiast? Probeer dan 14 dagen met een gratis proefaccount
