Het is vrij gebruikelijk dat freelancers kiezen voor zo goedkoop en gebruiksvriendelijk mogelijke software voor hun boekhouding. Dit weet ik, omdat ik dit ook heb gedaan. Een snelle goedkope oplossing om mijn rekeningen te controleren voor het einde van het jaar. Daarom deel ik in dit blog 5 tips om de beste boekhoudsoftware te kiezen voor jouw situatie.
Hoe kies je de beste boekhoudsoftware als freelancer?
Het komt vaak voor dat freelancers niet goed nadenken over wat zij echt nodig hebben en waar zij naartoe willen in de toekomst. Het aantal opdrachten zal als het goed is in de loop van de tijd gaan stijgen. Dit betekent dat je ook meer boekhoud technische zaken moet verrichten. Wees niet ongerust, ik snap dat je misschien overweldigd wordt met het aanbod waaruit je kan kiezen. Daarom ga ik je helpen.
1. Gebruiksgemak
Dit is toch wel de meest belangrijke factor in het bepalen welk boekhoudpakket het beste voor jou is. Het snel leren omgaan met de software kan je namelijk veel geld besparen. Denk aan die hoge kosten van een boekhouder. Heb je het gevoel dat je vrij snel de slag te pakken hebt en vind je de interface logisch en intuïtief? Dit zijn de eerste signalen dat dit de goede software voor jou is.
Laten we wel wezen, niemand heeft zin om uren te besteden aan het testen van boekhoudpakketten om er dan achter te komen dat het hem toch niet gaat worden. Mijn advies: test er een paar op zowel je laptop als telefoon, veel pakketten werken tegenwoordig ook met apps, en beoordeel welke jij het soepelste vindt werken.
2. Scheiding tussen zakelijk- en persoonlijke bankrekeningen
Het is ten zeerste aan te raden om aparte bankrekeningen te hebben voor zakelijke en persoonlijke financiën. Waarschijnlijk zal dit in het begin nog niet eens heel erg van belang zijn maar later zeker wel. Dit in verband met het betalen van de juiste belastingen.
Het scheiden van je bankrekening zal je ook meer overzicht geven wat betreft de dagelijkse gang van zaken. Hoe gaat het met mijn bedrijf? Hoeveel winst maak ik? Wat zijn mijn kosten? Ga ik mijn doelstellingen halen? Wanneer je je bankrekeningen scheidt krijg je veel meer inzichten in dit soort zaken.
Tegenwoordig bieden banken zoals Bunq enorm nuttige functies voor freelancers, of je nou net begint of verschillende “zakelijke rekening” types uitprobeert, Bunq biedt een mobiele app met eenvoudige online accounting integratie software. In 5 minuten kun je een volledige zakelijke rekening hebben zonder het gedoe van het boeken van een afspraak bij de bank.
3. Facturering
Zeg maar dag tegen debiteuren en hallo tegen directe betaling. Je wilt er zeker van zijn dat de boekhoudsoftware de facturering ondersteunt en dat deze geïntegreerd is met een eenvoudige betaalmethode zoals “directe betalingen” van Bunq, ABN of ING-banken.
Het is belangrijk dat jij het jouw klanten zo eenvoudig mogelijk maakt om te betalen. Sommige zakelijke klanten bieden “onmiddellijke betaling” aan, wat betekent dat een klant direct kan betalen.
4. Automatische registratie van bonnen
Ik weet zeker dat het volgende jou ook wel eens overkomt. Je stopt al je bonnetjes in je portemonnee, ook al past het eigenlijk net niet meer, en haalt deze er pas uit als je ze in de computer zet.
Met een online boekhoudsysteem dat kassabonnen ondersteunt door middel van scannen, is het gemakkelijker om bonnetjes weg te werken. Wanneer je de bon krijgt kan je deze scannen en daarna zal deze in je boekhouding verwerkt zijn! Een praktische en nuttige oplossing om alle uitgaven in de gaten te houden en geen risico te lopen om een bonnetje te verliezen.
Vergeet niet dat het verzoenen van rekeningen van fundamenteel belang is om fiscale boetes te vermijden. Laat het verliezen van bonnetjes nu net een van de grote boosdoeners hierin zijn. Ik ga hier verder op in bij tip #5!
5. Reconciliatie
Het bijhouden van een nauwkeurige balans van wat de bank verlaat en hoeveel er op je rekeningen staat is voor elke freelancer van groot belang om fiscale boetes te vermijden. Met de reconciliatie functie kun je een balans opmaken waarin je activa en passiva registreert en deze aan het einde van het belastingtijdvak met het bankafschrift van de bank in overeenstemming brengt. Als er onnauwkeurigheden zijn, moet je elk component op de balans controleren totdat de rekeningen volledig zijn aangesloten.
Alvast een voorproefje van een paar boekhoudpakketten? Check ze hier.
Nu al enthousiast? Probeer OutSmart met een gratis proefaccount
