Van papieren checklist naar digitaal formulier: zo werken Formulieren en Visual Forms in OutSmart

Je checklist of eigen PDF digitaal invullen in de OutSmart-app

Gaat je onderhoudsformulier nog op papier mee naar de klus? Of typt iemand op kantoor gegevens over die al op de werkbon stonden?

Met Formulieren bouw je zelf een digitale checklist die je monteur in de app invult. Nieuw is Visual Forms (in beta): daarmee gebruik je je bestaande PDF als invulbaar formulier. Dezelfde lay-out, alleen zonder papier.

Tim van Meerveld, implementatieconsultant bij OutSmart, liet in de PowerUp-webinar zien hoe je beide inricht. Hieronder lees je wat je moet weten, of je kijkt de opname terug.

Bekijk de webinar terug

Meer webinars terugkijken? Bekijk alle opnames op onze webinar on-demand pagina.

Wat is Visual Forms?

Wil je opdrachtgever zijn eigen formulier terugzien, in zijn eigen opmaak? Of werk je met een rapport in je vaste huisstijl? Tot nu toe was zo'n afwijkende lay-out al snel maatwerk.

Met Visual Forms begin je andersom: eerst de PDF, dan de velden. Je uploadt je bestaande document en plaatst de invulvelden op de juiste plekken. Je monteur ziet in de app hetzelfde formulier dat hij al kent, maar vult het digitaal in.

Je houdt de vertrouwde PDF en haalt het papier uit het proces.

Zo maak je van je PDF een digitaal formulier

Upload de PDF en open de configurator. Visual Forms herkent zelf velden op het document. Je kunt ook zelf een gebied selecteren. Daarna kies je welk type veld daar hoort: datum, checkbox, tekst, foto of handtekening.

Liever niet vanaf nul beginnen? Start dan vanuit een van de bestaande templates.

Je krijgt geen apart vragenlijstje naast je document: de velden staan op je eigen lay-out.

Klantgegevens staan er al op

Je koppelt velden aan informatie die al in OutSmart staat: klantnaam, adres, werkbonnummer en project- of objectgegevens. Die vult OutSmart automatisch in.

Je monteur vult alleen in wat hij op locatie ziet.

Foto's en handtekening op je eigen formulier

Heeft je PDF een vak voor een foto van het uitgevoerde werk? Je monteur maakt de foto in de app en die verschijnt precies op die plek. De klant zet zijn handtekening ook direct op het formulier.

Zo houd je je eigen opmaak, met foto's en handtekening erin.

Visual Forms aanzetten

Visual Forms is in beta. Je zet het aan via Marktplaats in de backoffice. Omdat het een beta is, kan er nog iets veranderen of bijkomen.

Loop je ergens tegenaan of mis je iets? Meld het via [kanaal]. We passen de beta aan op wat jullie tegenkomen.

Nog geen eigen PDF? Bouw je formulier zelf

Met Formulieren bouw je in de backoffice een onderhoudsformulier, keuringsrapport, opleverchecklist of servicerapport precies zoals jij het nodig hebt. Je kiest welke vragen erin komen en in welke volgorde. Je monteur vult het in de app in tijdens de klus.

Je kunt deze veldtypes gebruiken:

• Tekstvelden: voor opmerkingen of een toelichting
• Numerieke velden: voor meetwaarden
• Keuzevelden: dropdowns, selectievakjes en keuzerondjes
• Foto's: om de situatie op locatie vast te leggen
• Handtekeningen: voor akkoord van de klant
• Datum en tijd: om momenten direct vast te leggen

Moet een vraag altijd beantwoord worden? Maak hem dan verplicht. Wil je monteur de werkbon afronden terwijl er nog een verplichte vraag openstaat, dan laat OutSmart zien wat er ontbreekt. Er komt geen half ingevuld formulier meer binnen waar kantoor achteraan moet.

Koppelen aan werkbon, project of object

Koppel je een formulier aan een werkbon, project of object, dan blijft het bij de klus en de klant bewaard.

Een voorbeeld: je koppelt het onderhoudsformulier van een installatie aan dat object. Bij de volgende onderhoudsbeurt ziet je collega meteen wat er de vorige keer gemeten en genoteerd is. Zo bouw je vanzelf historie op per object.

Ingevuld formulier als PDF

Van elk ingevuld formulier maak je een PDF. Per formulier kies je of je die intern houdt of naar de klant stuurt: een interne controlelijst houd je voor jezelf, een opleverrapport stuur je mee.

Formulieren of Visual Forms: welke kies je?

Dat hangt af van één vraag: heb je al een PDF die je wilt houden?

Kies Formulieren als je zelf wilt bepalen welke vragen je monteur beantwoordt.

Kies Visual Forms als je al een PDF hebt waarvan je de opmaak wilt houden, of als je opdrachtgever een vast document wil terugzien.

In beide gevallen leg je buiten meteen alles goed vast, zodat binnen niemand het opnieuw hoeft te doen.

Vragen uit het webinar

Wat is het verschil tussen Formulieren en Visual Forms?
Met Formulieren bouw je zelf een digitale vragenlijst. Met Visual Forms plaats je invulvelden op een bestaande PDF, zodat de originele lay-out blijft staan.

Kan ik een formulier koppelen aan een werkbon?
Ja. Dat kan ook aan een project of object, zodat het formulier in de historie terechtkomt.

Kan ik voorkomen dat monteurs vragen overslaan?
Ja. In Formulieren maak je vragen verplicht. Een werkbon met openstaande verplichte vragen kan niet worden afgerond.

Kunnen klantgegevens automatisch op een formulier komen?
Ja. Klantnaam, adres, werkbonnummer en project- of objectgegevens vult OutSmart automatisch in.

Kan een monteur foto's en handtekeningen toevoegen?
Ja. In Visual Forms komen ze precies op de plek die daarvoor op je PDF staat.

Kan ik de PDF zelf aanpassen in Visual Forms?
Nee. Pas teksten of opmaak aan in de PDF zelf en upload die opnieuw. In Visual Forms stel je alleen de invulvelden in.

Waar vind ik Visual Forms?
Visual Forms is in beta en zet je aan via Marktplaats in de backoffice.

Aan de slag

• Zet de Visual Forms-beta aan via Marktplaats in de backoffice
• Kies één formulier dat nu nog op papier meegaat en zet dat als eerste om
• Hulp nodig bij het inrichten? Plan een consultancygesprek via de Licentiemanager
• Bekijk meer webinars op onze webinar on-demand pagina