Hoe digitaal archiveren en/of volledig digitaal werken je het leven makkelijk maakt

We hebben een uitdaging voor je. Draai die stapel paperassen op je bureau eens om en bekijk hoe oud het onderste document is. Is het een factuur uit 2017? Een offerte uit 2018? Een verloren gewaande brief van de Belastingdienst, licht vergeeld?

Een oplossing voor bureaus vol gestapelde paperassen is digitaal archiveren. Dan is en blijft alles vindbaar, het vergeelt niet en het raakt niet kwijt. Wat we steeds vaker zien, is dat bedrijven niet alleen kiezen voor digitale archivering, maar ook in één keer de overstap naar een volledig digitale werkwijze maken.

In deze blog gaan we dieper in op digitaal archiveren en digitaal werken: wat is het en wat zijn er de voordelen van?

Digitale archivering: wat is het?

Als je digitaal archiveert, dan betekent dat dat je geselecteerde informatie digitaal bewaart op een gestructureerde manier. Met digitale archivering maak je het jezelf (en anderen) gemakkelijk om op een later tijdstip een specifiek document snel weer te vinden.

Vroeger, toen nog niet iedereen een computer had, gebeurde archivering veelal fysiek. Papieren documenten werden in bijvoorbeeld mappen of ordners bewaard, en die landden dan in een archiefkast. Ook nu nog zijn er fysieke archieven: denk aan de vele plaatselijke archieven. Zo heeft het Utrechts archief opgeteld ruim 30 kilometer aan archieven, gevuld met publicaties en beelddocumenten over de historie van Utrecht.

Steeds meer bedrijven kiezen voor digitale archivering

Bij bedrijven wordt digitale archivering steeds meer de norm. Dat heeft duidelijke redenen:

• Het scheelt ruimte. Door voor digitaal archiveren te kiezen, heb je geen fysieke plek nodig om documenten op te slaan;
• Het is snel en makkelijk te doorzoeken. Een goed aangelegd digitaal archief laat zich in een muisklik en vanachter een bureau doorzoeken;
• Je hebt altijd en overal toegang. Digitale archivering is gemakkelijk op afstand toegankelijk te maken voor iedereen die daartoe de rechten heeft.

De voordelen van je archivering digitaal bewaren

Dit zijn de meest in het oog springende voordelen van digitale archivering:

• Iedereen die jij toegang geeft, heeft toegang. Een digitaal archief kun je raadplegen met veel mensen tegelijk. Je hoeft daarvoor niet allemaal op dezelfde locatie te zijn;
• Wat digitaal is, vergaat niet. Fysiek papier wordt smoezelig en steeds slechter leesbaar, maar een digitaal document heeft geen houdbaarheidsdatum;
• Gemakkelijk zoeken in je archief, ook op afstand. In een paar klikken haal je een factuur uit 2018 boven water. Ook zaken als een specifieke klantfile of de onderhoudsgeschiedenis van een bepaalde machine heb je snel voor je neus. Zowel vanachter je computer als onderweg.

Digitaal archiveren: ‘los’ doen of direct volledig digitaal werken?

Bedrijven die op het beslismoment zijn aangeland of ze inderdaad op digitale archivering willen overstappen, hebben vaak nog een keuze te maken: wil je alleen je archivering ‘los’ digitaliseren, of neem je direct je gehele werkwijze mee?

‘Los’ digitaal archiveren is een relatief overzichtelijk proces: het is een kwestie van een betrouwbaar platform uitzoeken, vaak in de cloud, en dat vervolgens vullen met alle bedrijfspapieren. Het is hierbij zaak een goede mappenstructuur voor het digitaal archiveren aan te houden, zodat voor iedereen duidelijk is wat hij waar kan vinden. Het grootste werk zit ‘m vervolgens in het uploaden en plaatsen van alle informatie in de juiste map.

Veel bedrijven pakken het echter groter aan: zij kiezen ervoor hun hele werkwijze te digitaliseren. Vaak wordt hiervoor een specifiek softwarepakket of een combinatie van softwarepakketten gebruikt. OutSmart is bijvoorbeeld ooit begonnen als specifiek pakket voor digitale werkbonnen, en biedt nu volledige software aan die digitaal werken mogelijk maakt voor ieder bedrijf met een field service.

Waarom zou je kiezen voor het digitaliseren van je gehele werkwijze in plaats van voor ‘los’ je documenten digitaal archiveren?

• Gemakkelijker up-to-date te houden. Doordat alles wat je doet digitaal is, behoort papieren inscannen tot het verleden. Je digitale archief is hierdoor gemakkelijker en in minder tijd up-to-date te houden;
• Digitaal werken is al onderdeel van je werkwijze, dus je bent al op weg. Vaak ben je als bedrijf toch al gedeeltelijk digitaal: veel (overheids)instanties sturen post digitaal en ook klantcontact speelt zich vaak digitaal af. Een volledig fysiek, papieren archief up-to-date houden is dan vaak juist een extra stap: je moet digitale documenten printen voordat je ze kunt archiveren.
• Volledige digitalisering past binnen maatschappelijk verantwoord ondernemen. Een overstap naar volledig digitaal werken brengt een forse vermindering van papierverbruik met zich mee en dat is niet alleen voor je portemonnee, maar ook voor het milieu een positief effect van volledig digitaal werken.

Waarom digitaal archiveren met OutSmart?

Easy does it: je begint altijd simpel met OutSmart

Je kunt beginnen met OutSmart zoals jij wilt. Wij begonnen zelf ook ooit simpel met OutSmart: we waren puur een werkbonapp. We zagen om ons heen eeuwig geklooi en gedoe met papieren werkbonnen en dachten: dat kan beter.

Digitalisering met OutSmart doe je op jouw manier. Ben je nieuwsgierig naar digitale werkbonnen, naar een digitaal planbord, naar een goede tool voor urenregistratie? Of wil je direct je hele workflow digitaliseren en zoek je daarom ook offerte software, facturatie software en een manier om je personeelsplanning realtime inzichtelijk te maken voor al je werknemers in de buitendienst? OutSmart biedt het allemaal.

OutSmart is geen tool voor digitale archivering

We geven het eerlijk toe: OutSmart is eigenlijk geen tool die primair bestemd is voor digitale archivering. Maar laat dat nu juist de kracht zijn van OutSmart: we zorgen voor een volledige digitalisering met onze workflow software, en digitale archivering is daar een vanzelfsprekend onderdeel van.

Concreet betekent digitaal werken met OutSmart …

• … dat jij en je planners op kantoor gestructureerder en sneller de buitendienst aansturen. Jullie staan immers realtime met de buitendienst in verbinding via de app van OutSmart.
• … dat je buitendienstmedewerker altijd realtime inzicht heeft in zijn werkrooster. Last-minute wijziging? Doorbellen is niet nodig, je werknemer ziet de aanpassing in zijn app.
• … dat je buitendienstmedewerker automatisch de volledige onderhoudsgeschiedenis op zak heeft van het apparaat dat hij gaat servicen.
• … dat offreren en factureren vrijwel geen tijd meer kosten. Ook de opvolging verloopt automatisch: herinneringsmails naar je klanten gaan op vaste tijdstippen de deur uit.
• … dat je iedere klus sneller verwerkt en sneller factureert. Je field service medewerker maakt foto’s van zijn werk en laat je klant zijn handtekening zetten direct nadat de klus is uitgevoerd. Dit geheel stuurt hij direct door naar je personeel op kantoor. De factuur kan eruit nog voordat je field service medewerker bij zijn volgende klus aankomt.

We know the drill. And the bucket.

Of je nu gespecialiseerd bent in horizontaal gestuurd boren of in verticaal gestuurd zwabberen: onze software past bij jouw bedrijf. Bekijk de branches waarin wij veelvuldig gebruikt worden en vraag direct je gratis proefmaand aan, en probeer digitaal archiveren én volledig digitaal werken uit.

Digitaal archiveren én volledig digitaal werken? Probeer OutSmart nu gratis!

Klinkt dat snelle, digitale werken (inclusief digitaal archiveren) wel als iets voor jou? OutSmart is geschikt voor ieder bedrijf met een buitendienst. Of je nu zzp’er of multinational bent: met OutSmart maak jij je druk om de uitvoering en zorgen wij voor alle digitale paperassen daaromheen.

Probeer OutSmart nu gratis uit! We doen je 3 beloftes:

• Je zit niet aan ons vast. We vragen dan ook niet om je rekeninggegevens;
• Iedereen binnen je bedrijf mag meedoen. Je proefaccount is geschikt voor een ongelimiteerd aantal gebruikers;
• We nemen je altijd serieus. Heb je feedback, laat het ons dan weten! OutSmart is wat het nu is dankzij de feedback en wensen van onze gebruikers.

Neem de proef op de som en start nu jouw 14 dagen gratis trial! Of lees eerst wat succesverhalen van onze klanten.