5 min read
Een urenregistratie app voor de buitendienst lost zes concrete problemen op: zoekgeraakte werkbonnen, onleesbare handschriften, late facturatie, onduidelijke urenstaten, ontbrekende klanthandtekeningen en trage communicatie tussen kantoor en monteur. Volgens Exact (2023) loopt een gemiddeld mkb-bedrijf met 10 buitendienstmedewerkers jaarlijks meer dan 40.000 euro mis door fouten in urenstaten en verloren werkbonnen. Met een digitale app registreren monteurs uren realtime, zijn urenstaten direct inzichtelijk voor de manager en kan dezelfde dag worden gefactureerd. Dit artikel legt elk van de zes voordelen uit aan de hand van herkenbare praktijkvoorbeelden.
Werk je nog met papieren werkbonnen? Maak jezelf dan het leven makkelijk door over te stappen op de urenregistratie app van OutSmart.
Vraag je je af hoe zoiets simpels als een app jou het leven makkelijker kan maken? Lees snel verder! We geven je 6 redenen om een urenregistratie app te gebruiken.
Mist er aan het eind van de dag altijd een werkbon? Dat probleem is verleden tijd met een app voor tijdregistratie. Dit is het grote voordeel van digitale urenregistratie: een digitale werkbon raak je niet zomaar kwijt.
Een werkbon die zoek is, kost tijd, en dat gaat weer ten koste van je facturabele uren. Wil je meer facturabele uren en minder frustratie? Dan kan urenregistratie software je daarbij helpen.
Met papieren werkbonnen kan de urenregistratie van je personeel soms een gepuzzel zijn: werknemer Marcel mist nog 4 uren, maar die heeft hij wel gewerkt, toch? Of heb je nu zelf een werkbon over het hoofd gezien?
De urenregistratie van je werknemers wordt een stuk overzichtelijker van een urenregistratie app. Telkens wanneer je werknemers uren registreren, kun je deze uren realtime inzien. Zo weet je het direct als een opdracht is afgerond. Niet alleen de directe uren, maar ook de indirecte uren per medewerker zijn in één oogopslag terug te vinden in de urenstaten.
Aan het einde van de dag of week is de tijdregistratie van je personeel automatisch up-to-date. Alle uren staan in de urenstaat en jij hoeft geen tijd meer te besteden aan het aan elkaar knopen van de eindjes van de urenregistratie.
Met de urenregistratie app van OutSmart kun je niet alleen werkuren bijhouden. De app heeft nog veel meer in zijn mars dan het makkelijker maken van de tijdregistratie.
Zo kun je met OutSmart eenvoudig werkbonnen inplannen. Op het moment dat je de werkbonnen inplant op het planbord, kan je personeel in de buitendienst de bonnen ophalen. Je medewerker ziet direct wat er van hem verwacht wordt, door een goede personeelsplanning eenvoudig in elkaar te zetten. Hij voert de opdracht uit en geeft in de app aan hoeveel uur hij gewerkt heeft en welke materialen hij gebruikt heeft. Ook voegt hij foto’s toe van zijn werk. De klant ondertekent de digitale werkbon.
Zodra je medewerker de werkbon verstuurd heeft, ben jij op kantoor direct op de hoogte. Niet alleen van de urenadministratie, maar ook van de uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte materialen bij alle projecten. Hierdoor:
De app werkt zowel online als offline. Registreert je werknemer zijn uren online, dan zijn deze direct zichtbaar in jouw overzicht. Is de medewerker offline, dan kan hij de urenregistratie van zijn project precies zo invullen als hij normaal doet en de klant laten tekenen. Zodra de telefoon of tablet van je werknemer weer online is, worden de ingevoerde gegevens zichtbaar voor jou.
Een factuur sturen was nog nooit zo makkelijk: met een druk op de knop verzend je je factuur vanuit de backoffice van de OutSmart tool naar de klant.
De urenregistratie en facturatie volgen elkaar snel op met OutSmart: direct nadat je buitendienstmedewerker zijn werkbon heeft ingevuld, kun jij deze inzien, goedkeuren en de factuur versturen. De handtekening van de klant heb je namelijk al, want je medewerker heeft de klant direct na het afronden van de opdracht de werkbon laten tekenen.
Door de snelle facturatie met OutSmart blijft je debiteurenbeheer zeer beperkt, wat ook weer tijd scheelt.
Uiteraard kun je ook je eigen facturatiepakket gebruiken om je facturen te versturen. OutSmart heeft al veel integraties met softwarepakketten, zodat je gemakkelijk je facturatiepakket aan OutSmart kunt koppelen en steeds facturen stuurt op basis van de up-to-date urenstaat in OutSmart.
We willen dat onze urenregistratie app voor iedereen toegankelijk is. We zijn er namelijk van overtuigd dat OutSmart niet alleen het bouwbedrijf met meerdere vestigingen vooruithelpt, maar ook de zzp’er die zijn bedrijf aan het opbouwen is.
We begrijpen dat je niet zit te wachten op een grote investering. Daarom hebben wij niet gekozen voor hoge instapkosten, maar werken we met een vast, laag maandbedrag. Ook zijn er verschillende pakketten, zodat je alleen betaalt voor functies die je ook echt gebruikt.
Vind je zo’n urenregistratie app wel aanlokkelijk klinken, maar twijfel je nog? Je kunt OutSmart nu 30 dagen gratis proberen. Je hebt dan 30 dagen lang een gratis urenregistratie app, met alle functionaliteiten die de betaalde versie ook heeft. Grote kans dat je OutSmart gelijk kunt koppelen aan je bestaande ERP-systeem of boekhoudprogramma, want er zijn al meer dan 50 bestaande koppelingen.
Om de urenregistratie app te proberen, heb je niks anders nodig dan een smartphone of tablet (en een desktop of laptop voor het backoffice account). De app werkt op zowel Android als op iPhone en iPad.
Je uren bijhouden met OutSmart werkt heel simpel: je houdt heel gemakkelijk zowel je directe als je indirecte uren bij.
Je hebt dus amper omkijken naar je urenregistratie, want al je uren uit je werkbonnen worden automatisch ingeboekt. Jij hoeft alleen indirecte uren in te geven in de uurstaatfunctie.
Nieuwsgierig geworden? Meld je dan aan voor je gratis urenregistratie app en vind in 30 dagen uit of het iets voor jou is!
Eerst een demo zien kan ook. Meld je daarvoor aan voor het webinar ‘Starten met digitale werkbonnen’. Je krijgt dan antwoord op praktische vragen en kunt zien hoe OutSmart werkt zonder dat je de deur uit hoeft!
Ja. Onder de Europese Arbeidstijdenrichtlijn en de Nederlandse Arbeidstijdenwet moeten werkgevers werktijden vastleggen. In sectoren zoals bouw en installatietechniek geldt die plicht altijd, ook buiten piektijden. Wie geen sluitende urenregistratie heeft, riskeert een boete van tot 10.000 euro per overtreding (Arbeidsinspectie). Een digitale app met tijdstempel voldoet aan die bewijsplicht.
De meest voorkomende problemen zijn: briefjes die te laat binnenkomen, onleesbare handschriften, vergeten overuren en inconsistentie tussen wat de monteur noteert en wat de planning registreert. Dat leidt tot vertraagde salarisverwerking, discussies met medewerkers en gefactureerde uren die nooit worden doorbelast aan de klant.
Een pure urenregistratie app legt alleen werktijden vast. Een werkbon app combineert urenregistratie met opdrachten, materiaalregistratie, foto's en klanthandtekeningen in één workflow. Voor buitendienstbedrijven die ook factureren op basis van uitgevoerd werk is een gecombineerde tool efficiënter: uren worden direct gekoppeld aan de bon, zonder handmatige koppeling achteraf.
Goede buitendienst-apps slaan gegevens lokaal op wanneer er geen verbinding is en synchroniseren automatisch zodra de telefoon weer online is. Dat is essentieel voor monteurs in kelders, tunnels of afgelegen locaties. OutSmart werkt volledig offline op Android, iPhone en iPad, met automatische sync bij herstel van verbinding.
OutSmart exporteert urenstaten rechtstreeks naar meer dan 50 gekoppelde systemen, waaronder AFAS, Exact en Nmbrs. Goedgekeurde uren worden automatisch omgezet naar de juiste exportnotatie voor de salarisverwerker. Dat elimineert het handmatig overtikken van urenstaten, wat bij teams van 15 monteurs al snel 3 tot 5 uur per week scheelt.
De meeste monteurs zijn na één instructiesessie van maximaal een uur zelfstandig aan de slag. De app is ontworpen voor praktijkgebruik op de werkvloer: grote knoppen, minimale invoervelden en een workflow die de dagelijkse routine volgt. Bedrijven die OutSmart invoeren rapporteren dat het veldteam na één week zonder begeleiding werkt.
Stef Schoonderwoerd : Dec 23, 2020 4:23:07 PM
Een manier van urenregistratie die zichzelf regelt? Dat klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Een urenregistratie app die urenbriefjes vervangt...
Hoeveel uur ben jij per week kwijt aan urenregistratie? Een kwartiertje? Een uur? Meer? Aan het begin van het webinar stelde Mike precies die vraag...
Urenregistratie is voor veel werknemers en werkgevers geen favoriet. Het brengt vooral een hoop administratie met zich mee én je hebt het idee dat...
