3 min read
Hoeveel uur ben jij per week kwijt aan urenregistratie? Een kwartiertje? Een uur? Meer?
Aan het begin van het webinar stelde Mike precies die vraag aan de deelnemers. En de uitkomst was veelzeggend: bijna de helft van de aanwezigen zit wekelijks tussen de één en drie uur te sleutelen aan hun urenregistratie. Sommigen zelfs meer dan drie uur. Dat is een aanzienlijk deel van je werkweek, voor iets wat eigenlijk vanzelf zou moeten gaan.
Dat kan anders. En in dit webinar liet Mike zien hoe.
🎥 Liever meteen de volledige webinar terugkijken? Dat kan. Bekijk de opname hieronder of ga naar onze webinar on-demand pagina voor al onze webinars.
Waarom urenregistratie binnen OutSmart?
Veel bedrijven gebruiken OutSmart al als werkbon-app, voor materialen, foto's, rapporten. Maar de mogelijkheid om uren te registreren wordt nog lang niet altijd benut. Terwijl je toch al in die werkbon zit.
Met de Timesheets Power-Up registreer je reistijd én werktijd direct in de werkbon. Geen losse briefjes meer naast de app. Geen aparte Excel achteraf. Alles centraal, alles overzichtelijk.
En dat maakt een groot verschil. Want zodra de uren centraal staan, kun je ze ook accorderen, afwijzen en rapporteren, zonder dat je daarvoor door vijf verschillende plekken hoeft te zoeken.
Wat kun je instellen vóórdat je begint?
Voordat je medewerkers uren kunnen schrijven, stel je een aantal dingen in. Het belangrijkste: uursoorten. Denk aan normale arbeid, reistijd, een speciaal tarief voor overuren, verlof of ziekte. Per uursoort geef je aan of het facturabel is of niet, want verlof factureer je nou eenmaal niet aan je klant.
Slim detail: je kunt uursoorten ook koppelen aan een tijdvenster. Werkt iemand na 17:00 door? Dan schakelt OutSmart automatisch over op het afwijkende tarief. Dat hoeft de medewerker zelf niet bij te houden.
Hoe werkt het voor de buitendienst?
Mike liet in een live demo zien hoe het er in de praktijk uitziet voor een monteur. Vanuit de app kiest de medewerker een uursoort, start de timer, en stopt hem weer als de klus klaar is. Reistijd en werktijd worden zo direct vastgelegd op de werkbon, zonder extra handelingen.
Naast werkbongebonden uren kunnen medewerkers ook losse uren schrijven voor taken die niet aan een werkbon hangen. Denk aan intern overleg, magazijnwerkzaamheden of een dag verlof. Die uren komen gewoon samen in hetzelfde overzicht.
Accorderen: snel en overzichtelijk
Nieuwe uren komen standaard binnen als concept. Vanuit het kantooroverzicht zie je per medewerker welke uren er zijn ingediend en kun je ze één voor één beoordelen of in één keer in bulk goedkeuren.
Mike liet dit live zien aan de hand van een medewerker met 4,5 gewerkte uren. Daarvan was 3,5 uur facturabel (78%) en 1 uur niet-facturabel, geschreven op verlof. Dat percentage zie je direct, handig als je wilt weten hoe productief iemand zijn tijd inzet.
Kun je ook vanuit het kantoor uren toevoegen voor iemand anders? Ja. Staat iemand op maandagochtend toch ziek? Dan voeg je die verlofuren gewoon zelf toe via de backoffice.
Rapporteren en exporteren
Aan het einde van de week of de maand wil je weten wat er is gedraaid. Vanuit de urenstaat exporteer je in één klik een Excel-overzicht van alle goedgekeurde uren, per medewerker en per periode. Wil je meer detail? Dan gebruik je de uitgebreide rapportagemodule voor een ERP-export.
Zo heb je altijd een betrouwbare basis voor je facturatie. Geen discussie meer over hoeveel uur er nou precies op die klus is gemaakt.
Veelgestelde vragen
Kan de app in een andere taal? Ja. Per medewerker stel je de taalvoorkeur in, of de app neemt automatisch de taal van het apparaat over. Dit werd live beantwoord tijdens het webinar na een vraag van een deelnemer.
Kunnen medewerkers uren schrijven zonder werkbon? Ja. Naast werkbongebonden uren kunnen medewerkers ook losse uren registreren voor interne taken.
Hebben alle medewerkers een volledige OutSmart-licentie nodig? Nee. Er zijn aparte TimeSheets-licenties voor medewerkers die alleen uren schrijven.
Kan ik de Power-Up eerst uitproberen? Ja, de Power-Up Urenstaten is een maand lang gratis te testen via de Marketplace in je account. Rechtsboven, via het icoontje van je profiel.
Meer weten over andere Power-Ups?
OutSmart organiseert regelmatig webinars over nieuwe functies en mogelijkheden. Op onze webinar on-demand pagina vind je alle opnames terug, van urenregistratie tot planning en facturatie. Handig als je wilt ontdekken wat OutSmart nog meer voor jouw organisatie kan betekenen.
Zelf aan de slag?
Na dit webinar is de conclusie simpel: als je nu meer dan een uur per week kwijt bent aan urenregistratie, is er ruimte om dat flink terug te brengen. En dat begint met de juiste tool.
Probeer de Power-Up Urenstaten een maand gratis, of boek een demo om het samen te bekijken.
OutSmart is de buitendienstsoftware die jouw werk soepel laat verlopen, van planning tot facturatie, alles in één platform.