A obrigação de registo de horas e materiais não resulta de uma única lei, mas de várias regras que obrigam as empresas a registar de forma verificável o tempo trabalhado e os materiais aplicados: o registo dos tempos de trabalho do Código do Trabalho (cinco anos), a conservação de documentos fiscais (10 anos) e o Regulamento dos gases fluorados (cinco anos). Uma ordem de trabalho digital cumpre estas regras sem papelada adicional.
Folhas de horas na carrinha, guias de remessa do fornecedor no porta-luvas e uma pilha de papéis no escritório todas as sextas-feiras. Em muitas empresas de instalação, construção e manutenção é ainda assim que se registam horas e materiais. Até a Autoridade para as Condições do Trabalho, as Finanças ou um empreiteiro geral pedirem comprovativos.
Este guia explica que regras se aplicam, durante quanto tempo é preciso guardar cada documento, onde o registo costuma falhar e como as empresas podem cumprir sem mais trabalho para os técnicos ou para o escritório.
Nota: este guia é uma visão prática e não constitui aconselhamento jurídico. Em caso de dúvida, a situação concreta deve ser confirmada com o contabilista certificado ou a associação do setor.
O artigo 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a manter o registo dos tempos de trabalho de todos os trabalhadores, incluindo os isentos de horário. O registo deve indicar as horas de início e de termo e as interrupções ou intervalos, estar num local acessível, permitir consulta imediata e ser conservado durante cinco anos. A violação constitui contraordenação grave.
Faturas e documentos de suporte da contabilidade devem ser conservados durante 10 anos. As ordens de trabalho com horas e materiais que justificam uma fatura fazem parte desse suporte e devem estar disponíveis durante o mesmo período.
Em obras e empreitadas, o pagamento depende muitas vezes de autos de medição e da comprovação de trabalhos a mais. Quando as horas, os materiais e as fotografias estão registados por intervenção, com assinatura do dono de obra ou do cliente, a discussão sobre o que foi executado termina antes de começar.
As empresas que intervêm em equipamentos de refrigeração, climatização ou bombas de calor com gases fluorados devem registar as intervenções, as verificações de fugas e as quantidades de gás adicionadas ou recuperadas, nos termos do Regulamento (UE) 2024/573, e conservar esses registos durante pelo menos cinco anos.
| O quê | Base legal | Prazo de conservação |
|---|---|---|
| Registo dos tempos de trabalho | Artigo 202.º do Código do Trabalho | 5 anos |
| Faturas e documentos de suporte | Legislação fiscal (IVA e IRC) | 10 anos |
| Registos de equipamentos com gases fluorados | Regulamento (UE) 2024/573 | Pelo menos 5 anos |
| Horas e materiais por intervenção | Suporte de faturação e de autos de medição | Igual ao prazo da fatura: 10 anos |
As regras raramente são o problema. O problema é que horas e materiais são registados depois. O técnico preenche a folha de horas na sexta-feira de memória, arredonda e esquece o tempo de deslocação. As guias de remessa perdem-se, pelo que o material não chega à fatura nem ao processo. E o escritório volta a digitar tudo no software de faturação, com novos erros.
Um registo assim é frágil numa inspeção e custa receita: horas e materiais esquecidos nunca são faturados.
A solução é simples: registar horas e materiais no momento em que o trabalho acontece, no mesmo sítio onde está a intervenção. Com uma ordem de trabalho digital no OutSmart, funciona assim:
O que muda quando horas e materiais são registados em formato digital.
| Etapa | Em papel ou Excel | Com o OutSmart |
|---|---|---|
| Registo de horas | De memória, arredondado, sem tempo de deslocação | Temporizador na ordem de trabalho com início, fim e tipo de tempo |
| Registo de materiais | Guias que se perdem ou não chegam à fatura | Artigos na ordem de trabalho, disponíveis para fatura e processo |
| Prova numa reclamação ou inspeção | Palavra contra palavra, ou procura em dossiês | Fotografias, assinatura e registo de data e hora por intervenção |
| Tratamento no escritório | Tudo digitado de novo na faturação | Horas e materiais seguem para a faturação pela integração |
Passo 1: Identificar as regras aplicáveis. A empresa tem trabalhadores, faz empreitadas ou intervém em equipamentos com gases fluorados? Para cada regra, listar o que é registado e durante quanto tempo é conservado. O quadro acima serve de ponto de partida.
Passo 2: Registar horas e materiais na ordem de trabalho, não depois. Os técnicos registam durante a intervenção, com data e hora, materiais, fotografias e assinatura. Os campos essenciais passam a ser obrigatórios, para que nenhuma ordem de trabalho chegue incompleta.
Passo 3: Validar semanalmente e ligar à faturação. As horas são aprovadas uma vez por semana, o contabilista recebe a exportação de que precisa e as faturas nascem da integração. Assim, o registo está pronto para inspeção todas as semanas, e não apenas no fecho do ano.
Para começar com um modelo, está disponível o modelo gratuito de registo de horas.
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