A obrigação de registo de horas e materiais não resulta de uma única lei, mas de várias regras que obrigam as empresas a registar de forma verificável o tempo trabalhado e os materiais aplicados: o registo dos tempos de trabalho do Código do Trabalho (cinco anos), a conservação de documentos fiscais (10 anos) e o Regulamento dos gases fluorados (cinco anos). Uma ordem de trabalho digital cumpre estas regras sem papelada adicional.
Folhas de horas na carrinha, guias de remessa do fornecedor no porta-luvas e uma pilha de papéis no escritório todas as sextas-feiras. Em muitas empresas de instalação, construção e manutenção é ainda assim que se registam horas e materiais. Até a Autoridade para as Condições do Trabalho, as Finanças ou um empreiteiro geral pedirem comprovativos.
Este guia explica que regras se aplicam, durante quanto tempo é preciso guardar cada documento, onde o registo costuma falhar e como as empresas podem cumprir sem mais trabalho para os técnicos ou para o escritório.
Nota: este guia é uma visão prática e não constitui aconselhamento jurídico. Em caso de dúvida, a situação concreta deve ser confirmada com o contabilista certificado ou a associação do setor.
Que regras obrigam ao registo de horas e materiais?
1. Código do Trabalho: registo dos tempos de trabalho
O artigo 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a manter o registo dos tempos de trabalho de todos os trabalhadores, incluindo os isentos de horário. O registo deve indicar as horas de início e de termo e as interrupções ou intervalos, estar num local acessível, permitir consulta imediata e ser conservado durante cinco anos. A violação constitui contraordenação grave.
2. Obrigações fiscais: 10 anos
Faturas e documentos de suporte da contabilidade devem ser conservados durante 10 anos. As ordens de trabalho com horas e materiais que justificam uma fatura fazem parte desse suporte e devem estar disponíveis durante o mesmo período.
3. Empreitadas: autos de medição e trabalhos a mais
Em obras e empreitadas, o pagamento depende muitas vezes de autos de medição e da comprovação de trabalhos a mais. Quando as horas, os materiais e as fotografias estão registados por intervenção, com assinatura do dono de obra ou do cliente, a discussão sobre o que foi executado termina antes de começar.
4. Gases fluorados: registos por equipamento
As empresas que intervêm em equipamentos de refrigeração, climatização ou bombas de calor com gases fluorados devem registar as intervenções, as verificações de fugas e as quantidades de gás adicionadas ou recuperadas, nos termos do Regulamento (UE) 2024/573, e conservar esses registos durante pelo menos cinco anos.
Durante quanto tempo guardar cada documento? Resumo
| O quê | Base legal | Prazo de conservação |
|---|---|---|
| Registo dos tempos de trabalho | Artigo 202.º do Código do Trabalho | 5 anos |
| Faturas e documentos de suporte | Legislação fiscal (IVA e IRC) | 10 anos |
| Registos de equipamentos com gases fluorados | Regulamento (UE) 2024/573 | Pelo menos 5 anos |
| Horas e materiais por intervenção | Suporte de faturação e de autos de medição | Igual ao prazo da fatura: 10 anos |
Onde o registo falha na prática
As regras raramente são o problema. O problema é que horas e materiais são registados depois. O técnico preenche a folha de horas na sexta-feira de memória, arredonda e esquece o tempo de deslocação. As guias de remessa perdem-se, pelo que o material não chega à fatura nem ao processo. E o escritório volta a digitar tudo no software de faturação, com novos erros.
Um registo assim é frágil numa inspeção e custa receita: horas e materiais esquecidos nunca são faturados.
Como cumprir sem papelada adicional
A solução é simples: registar horas e materiais no momento em que o trabalho acontece, no mesmo sítio onde está a intervenção. Com uma ordem de trabalho digital no OutSmart, funciona assim:
- Horas com registo de data e hora: o técnico inicia um temporizador na ordem de trabalho, escolhe tempo de trabalho ou de deslocação e para no fim. Início, fim e duração ficam guardados; as pausas podem ser registadas à parte.
- Materiais por intervenção: os artigos aplicados são adicionados diretamente à ordem de trabalho, a partir do ficheiro de artigos da empresa.
- Fotografias e assinatura: prova do trabalho executado e aceitação do cliente no local. É possível torná-las obrigatórias antes de a ordem de trabalho ser enviada.
- Validação e exportação: com as folhas de horas, o escritório consulta as horas por colaborador e por semana, aprova ou rejeita e exporta para Excel.
- Ligação à faturação: através das integrações, horas e materiais seguem para a fatura sem voltar a ser digitados.
Registo em papel vs. com o OutSmart
O que muda quando horas e materiais são registados em formato digital.
| Etapa | Em papel ou Excel | Com o OutSmart |
|---|---|---|
| Registo de horas | De memória, arredondado, sem tempo de deslocação | Temporizador na ordem de trabalho com início, fim e tipo de tempo |
| Registo de materiais | Guias que se perdem ou não chegam à fatura | Artigos na ordem de trabalho, disponíveis para fatura e processo |
| Prova numa reclamação ou inspeção | Palavra contra palavra, ou procura em dossiês | Fotografias, assinatura e registo de data e hora por intervenção |
| Tratamento no escritório | Tudo digitado de novo na faturação | Horas e materiais seguem para a faturação pela integração |
Registo em ordem em 3 passos
Passo 1: Identificar as regras aplicáveis. A empresa tem trabalhadores, faz empreitadas ou intervém em equipamentos com gases fluorados? Para cada regra, listar o que é registado e durante quanto tempo é conservado. O quadro acima serve de ponto de partida.
Passo 2: Registar horas e materiais na ordem de trabalho, não depois. Os técnicos registam durante a intervenção, com data e hora, materiais, fotografias e assinatura. Os campos essenciais passam a ser obrigatórios, para que nenhuma ordem de trabalho chegue incompleta.
Passo 3: Validar semanalmente e ligar à faturação. As horas são aprovadas uma vez por semana, o contabilista recebe a exportação de que precisa e as faturas nascem da integração. Assim, o registo está pronto para inspeção todas as semanas, e não apenas no fecho do ano.
Para começar com um modelo, está disponível o modelo gratuito de registo de horas.
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