4 min read

Workflow management: wat is het en wat kun je ermee?

Picture of Stef Schoonderwoerd Stef Schoonderwoerd : Feb 18, 2021 2:01:30 PM

Workflow

Snel overzicht

Workflow management is het vastleggen, coördineren en bewaken van terugkerende bedrijfsprocessen zodat elke stap — van opdrachtontvangst tot facturatie — gecontroleerd en herhaalbaar verloopt. Volgens Aberdeen Group (2022) voltooien buitendienstbedrijven met geoptimaliseerd workflow management 23% meer werkorders per week zonder extra personeel. Voor installatie- en servicebedrijven betekent dat: minder statusvragen via de telefoon, geen dubbel werk en altijd inzicht in wie wat doet. Dit artikel legt uit wat een workflow precies is, waarom workflow management voor buitendienstbedrijven essentieel is en hoe je het stap voor stap verbetert.

Staat je voicemail vol met berichten van buitendienstmedewerkers die voortdurend om de actuele stand van zaken van een bepaalde order vragen? Stuur je vaak een bericht na om te checken of iemand je vorige bericht wel heeft gelezen? En ben je voortdurend bezig met documenten en informatie heen en weer mailen?

Dat klinkt alsof je je workflow management niet op orde hebt. En dat is inefficiënt: een onduidelijke workflow creëert verwarring en vertraging, omdat niet iedereen het volledige overzicht heeft en er niet voor alle betrokken medewerkers centraal inzichtelijk is wat de status van een project of order is. Je wacht voortdurend op updates van de een of bevestiging van de ander.

Dat kan efficiënter, sneller en makkelijker. Als je je workflows en workflow management optimaliseert, heb je meer tijd voor het echte werk. En dat is toch wat elk bedrijf met een buitendienst wil?

Wat is workflow management?

Workflow management is het coördineren en beheren van de workflows die bestaan binnen jouw bedrijf. Met workflow management schep je transparantie en eenduidigheid en creëer je de kans om de workflows vlotter te laten verlopen. Zeiterfassung und Rechnung

Wat houdt een workflow precies in? Workflows zijn bedrijfsprocessen. Een goede workflow is in feite niets meer of minder dan een systematische, gestandaardiseerde manier waarop het werk wordt verricht. Elk proces of project heeft een workflow, bestaande uit meerdere taken die doorgaans in een vaste volgorde uitgevoerd moeten worden. Die workflow bestaat ook gewoon als je de taken en taakverdeling niet expliciet hebt vastgelegd. Dat is waar je mee begint als je met workflow management aan de slag gaat.

Waarom ook jij aan workflow management moet beginnen

Workflow management uitvoeren heeft vele voordelen, bij uitstek voor bedrijven met een buitendienst. Door het volgen van workflows werk je efficiënt en doelgericht, waardoor je sneller je doelstellingen kan behalen. Het is voor iedere betrokken medewerker altijd inzichtelijk wat de status en voortgang van een bepaalde workflow is, of ze nu op kantoor zitten of bij een klant bezig zijn. Hierdoor voorkom je bijvoorbeeld dat ze langs elkaar heen werken, lang op updates moeten wachten of dubbel werk verrichten. Door workflow management is het voor elke stap in het proces helder wie er verantwoordelijk is voor de taak in kwestie. Zo worden klanten beter, sneller en klantvriendelijker geholpen.

Doordat je altijd overzicht houdt over de verschillende (grote én kleine) workflows, krijg je ook meer de kans om inefficiënte processen te optimaliseren. Je spot hindernissen in de workflow sneller en bepaalt eenvoudig waar in de workflow het misgaat. Daardoor ben je beter in staat om de bedrijfsprocessen te verbeteren en te stroomlijnen.

Eigenlijk kun je het resultaat van goede workflow management op de volgende manier samenvatten: je bedrijf is beter in staat om de juiste taken op het juiste moment door de juiste medewerkers te laten uitvoeren. Beter, sneller en klantvriendelijker dus.

Workflow management software maakt het je eenvoudig

Stel je voor dat je je workflows handmatig beheert. Voor elk nieuw project schrijf je opnieuw de workflow uit. Elke voltooide stap vink je handmatig af in het overzicht. Elk stukje informatie moet je invoeren of ophalen uit losse systemen. Elke betrokken medewerker wordt bij de kleinste voortgang van een update voorzien, in de vorm van een belletje of berichtje.

Dat klinkt toch ontzettend tijdrovend, arbeidsintensief en inefficiënt? Terwijl workflow management het je juist mákkelijker zou moeten maken!

Daarom bestaat er workflow management software. Hiermee maak je gestandaardiseerde workflows, kun je bepaalde stappen automatiseren (bijvoorbeeld het versturen van betalingsherinneringen) en heeft iedereen altijd inzicht in de meest recente voortgangsstatus zónder overladen te worden met voicemails of andere berichtjes. Alle betrokken medewerkers hebben toegang tot dezelfde informatie over het project. Zo stroomlijn je de workflow.

Ontdek OutSmart, dé workflow software voor bedrijven met een buitendienst

Goede workflow management software bevat alles wat je maar nodig hebt, maar niet méér. Daarom hebben we OutSmart ontwikkeld. Een complete workflow software zonder nutteloze gimmicks. We voegen namelijk alleen de functionaliteiten toe waar onze klanten behoefte aan hebben. Bovendien is OutSmart eenvoudig te koppelen met al meer dan 50 boekhoudsystemen, ERPs en CRMs.

Zo kun je met OutSmart niet alleen zelf workflows bouwen, maar breng je alle gerelateerde functies ook bij elkaar. Denk aan urenregistratie, personeelsplanning, facturatie, automatische meldingen en berichten aan klanten, een digitaal planbord en nog veel meer.

Lees hier meer over de uitgebreide mogelijkheden van onze workflow software.

Probeer nu 14 dagen gratis!

We horen je denken: hoe kan ik nu zeker weten dat OutSmart ook voor mijn bedrijf en workflow management werkt? Logische gedachte. De beste manier om erachter te komen of OutSmart ook voor jou werkt (iets waar wij van overtuigd zijn), is door het gewoon uit te proberen. Daarom bieden we je graag een gratis proefperiode van 14 dagen aan. Het enige wat je hiervoor nodig hebt, is een desktop pc voor de backofficemedewerker en een tablet of smartphone voor de buitendienstmedewerker. Je krijgt toegang tot alle functionaliteiten, de proefmaand is volledig vrijblijvend en er zijn geen verborgen kosten. Ontdek zelf hoe prettig OutSmart werkt.

Wil je niet direct in het diepe springen? Dan lopen we graag samen met jou door de tool heen tijdens een live demo. Dat is een 1-op-1 gesprek waarin we OutSmart aan je introduceren en al je vragen direct kunnen beantwoorden. Ook deze demo is natuurlijk helemaal vrijblijvend.

Probeer onze demo 14 dagen gratis

Veelgestelde vragen

Wat is workflow management voor buitendienstbedrijven?

Workflow management is het vastleggen, coördineren en bewaken van terugkerende bedrijfsprocessen — van het binnenkomen van een opdracht tot de factuur. Voor buitendienstbedrijven betekent dit: duidelijke stappen voor elke medewerker, geen dubbel werk en realtime zicht op de status van elke taak.

Waarom is workflow management belangrijk voor servicebedrijven?

Bedrijven met geoptimaliseerd workflow management voeren 23% meer werkbonnen per week af zonder extra personeel (Aberdeen Group, 2022). Vaste werkstromen voorkomen dat medewerkers op elkaars werk wachten, miscommunicatie over taakverdeling veroorzaken of dezelfde informatie meerdere keren invoeren.

Wat is het verschil tussen workflow management en projectmanagement?

Projectmanagement stuurt eenmalige, tijdgebonden projecten aan. Workflow management richt zich op terugkerende processen die dagelijks of wekelijks worden uitgevoerd, zoals het afhandelen van servicemelding tot factuur. Voor servicebedrijven met honderden gelijksoortige opdrachten per maand is workflow management de relevante aanpak.

Hoe voorkom je miscommunicatie tussen kantoor en buitendienst?

Miscommunicatie tussen kantoor en buitendienst ontstaat door gebruik van meerdere losse kanalen: telefoon, WhatsApp, e-mail en papier naast elkaar. De oplossing is één systeem waarin opdrachtstatus, werkbon en berichten samenkomen. Elke betrokkene ziet dan altijd de actuele stand van zaken, zonder te hoeven bellen voor een update.

Welke processen kun je automatiseren met workflow management software?

Met workflow management software automatiseer je: statusmeldingen naar klanten bij inplannen of afronden van een opdracht, doorsturen van werkboninformatie naar facturatie, herinneringen voor geplande onderhoudsmomenten, en rapportages over doorlooptijden per type opdracht. Dit vermindert handmatige opvolging en voorkomt dat taken door het net vallen.

Voor welke bedrijfsgrootte is workflow management software relevant?

Workflow management software is relevant zodra je meer dan twee of drie buitendienstmedewerkers aanstuurt. Vanaf dat punt worden mondelinge afstemming en losse tools een flessenhals. Bedrijven met 10 tot 200 medewerkers in de buitendienst halen het meeste rendement uit gestructureerde workflow management software.