Innovation Hub, Power Ups en de Academy in OutSmart: wat kun je ermee?

"Hoe kunnen jullie mee innoveren met ons en wij met jullie?"

Een webinar over meer halen uit OutSmart: van onbenutte functies tot live klantvragen over contracten, koppelingen en het planbord

Veel installatie- en servicebedrijven gebruiken OutSmart al dagelijks. Voor de planning, voor werkbonnen, voor projectbeheer. Maar ze missen soms functies die er al in zitten. Of ze weten niet dat een Power Up precies dat probleem oplost waar ze al maanden tegenaan lopen.

Dat was de aanleiding voor dit webinar: niet opnieuw uitleggen wat OutSmart is, maar laten zien wat je er meer mee kunt doen. En tegelijk: horen wat klanten bezighoudt, live vragen beantwoorden en samen nadenken over wat er nog beter kan.

Deze blog is de volledige recap.

Bekijk de volledige webinar terug

Liever kijken dan lezen? De volledige opname staat hieronder.

Waarom zoveel bedrijven nog niet alles uit hun systeem halen

Het is een patroon dat we keer op keer tegenkomen bij installateurs, servicebedrijven en projectorganisaties: het systeem is er, maar een deel ervan staat al maanden onbenut.

Niet omdat mensen het niet willen gebruiken. Maar omdat de dagelijkse werkdruk hoog is, omdat je niet altijd weet wat er bij is gekomen, en omdat er niemand is die je even laat zien hoe een nieuwe functie werkt in jouw context.

Herkenbare situaties bij groeiende installatie- en servicebedrijven:

• Je gebruikt OutSmart voor planning en werkbonnen, maar offertes en inkoop lopen nog via losse bestanden
• Collega's vragen om functies die er al in zitten, maar niemand weet hoe je ze aanzet
• Je hebt een idee voor een verbetering, maar weet niet waar je dat kwijt kunt
• Er zijn updates geweest,  maar je hebt niet gezien wat er precies veranderd is
• Je wilt iets automatiseren, maar weet niet waar je moet beginnen

Dit webinar was een antwoord op al die situaties tegelijk. We liepen live door vier onderdelen die veel klanten nog niet volledig kennen: de Innovation Hub, de Change Log, de Marktplaats en de Academy. En daarna: klantvragen, direct beantwoord.

De Innovation Hub: jouw idee bepaalt mee wat wij bouwen

Softwareontwikkeling werkt het beste als de mensen die het systeem dagelijks gebruiken, mogen meebepalen wat erin komt. Dat is precies de gedachte achter de Innovation Hub.

Via de Innovation Hub kun je als klant ideeën indienen voor nieuwe functies of verbeteringen. Die ideeën worden zichtbaar voor andere gebruikers, die ze kunnen upvoten als ze het er ook graag in zouden willen zien. Hoe meer stemmen, hoe zwaarder het idee meeweegt in de prioritering van ons productteam.

"Als blijkt dat er veel mensen zijn die daarin geïnteresseerd zijn, dan helpt het in onze prioriteitstelling om dat eerder te gaan maken."

Zo werkt de Innovation Hub in de praktijk:

1. Toegang via OutSmart
Je opent de Innovation Hub direct vanuit je eigen account, via het vraagteken in de menubalk of via het Help Center. Je logt automatisch in met je bestaande OutSmart-gegevens.

2. Een idee indienen
Beschrijf wat je wil toevoegen of verbeteren. Het systeem zoekt meteen of er al vergelijkbare ideeën bestaan, zo voorkom je dubbele posts en kun je direct upvoten wat er al staat.

3. Stemmen op andermans ideeën
Zie je een idee dat jij ook wilt? Geef een upvote. Iedere stem telt mee. Ideeën die breed gedragen worden, komen eerder op de ontwikkelroadmap.

4. Abonneren op updates
Heb je een idee ingediend of geupvote? Abonneer je dan op dat idee, zodat je op de hoogte blijft als er iets mee gebeurt.

Let op: ideeën die je post zijn openbaar zichtbaar voor andere gebruikers. Zet dus geen bedrijfsspecifieke of gevoelige informatie in je omschrijving.

De Change Log: altijd weten wat er veranderd is

OutSmart wordt regelmatig bijgewerkt: bugfixes, verbeteringen, nieuwe functies. Maar als je niet weet wat er veranderd is, mis je misschien precies de update die voor jou het verschil maakt.

Via de Change Log (te bereiken via het megafoon-icoontje in de menubalk) zie je een overzicht van recente releases. Wat is er opgelost? Wat is er bijgekomen? De log is standaard in het Engels, maar je kunt hem ook in het Nederlands weergeven.

Je kunt je ook abonneren op de Change Log. Dan ontvang je automatisch een mail zodra er een nieuwe release is uitgerold, zodat je altijd als eerste weet wat er nieuw is.

De Marktplaats: Power Ups gratis uitproberen voor je beslist

Niet elk bedrijf heeft dezelfde behoeften. Daarom zijn sommige functies in OutSmart beschikbaar als optionele Power Ups: losse uitbreidingen die je kunt toevoegen aan je licentie, zonder dat ze standaard aanstaan.

Via de Marktplaats (bereikbaar via je profielpictogram rechtsboven) kun je alle beschikbare Power Ups bekijken, beheren en testen. Denk aan:

• Workflows — vaste processen in de monteurs-app voor gestandaardiseerde werkmethodes
• Onbeperkte automatiseringen — meer dan de twee automatiseringen die standaard inbegrepen zijn
• CRM+ — uitgebreider relatiebeheer bovenop de standaard CRM-functionaliteit
• Offertes — ook beschikbaar als Power Up voor Boost-licenties
• Certificaten, Mollie-koppeling en meer

Het grote voordeel: je kunt een Power Up eerst gratis uitproberen voordat je hem aanschaft. De standaard proefperiode is twee weken. Na afloop van de proefperiode wordt de Power Up automatisch verlengd als je hem niet opzegt, iets om in de gaten te houden.

"Kan je twee weken gewoon testen en als je niet opzegt, wordt hij automatisch in rekening gebracht."

Wil je niet wachten tot het einde van de proefperiode? Dan kun je de proefversie ook handmatig annuleren. Je geeft dan aan waarom je hem niet verder wilt gebruiken, en de Power Up loopt vanzelf af aan het einde van de resterende testperiode. Daarna heb je hem niet meer actief, maar je kunt hem altijd later alsnog aanschaffen via de Licentiemanager.

Tip: elke OutSmart-licentie bevat standaard al twee gratis automatiseringen. Wil je testen of onbeperkte automatiseringen voor jou werken, dan is de proefperiode een goede manier om dat zonder risico uit te proberen.

De Academy: leren op het moment dat jij er tijd voor hebt

Een webinar plannen, bijwonen en terugkijken vraagt tijd. Niet iedereen heeft die tijd altijd op het moment dat wij een webinar organiseren. Daarom heeft OutSmart een eigen Academy: een leeromgeving waar je zelf bepaalt wanneer je iets wil leren.

Je bereikt de Academy via hetzelfde profielpictogram als de Marktplaats. Eenmaal ingelogd (automatisch, met je OutSmart-gegevens) vind je er cursussen, video's, e-books en examens over alle onderdelen van het systeem.

Gratis cursussen bevatten korte instructievideo's over basisfuncties, zoals het toevoegen van een nieuwe medewerker. Ze zijn compact en direct toepasbaar.

Premium cursussen gaan dieper in op complexe onderdelen zoals contractbeheer, automatiseringen, facturen, formulieren, rapportages en projecten. Ze bevatten meerdere video's, e-books en een afsluitend examen. De kosten zijn €1 per gebruiker per maand,  te beheren via de Licentiemanager.

In de Academy staan ook eerder opgenomen webinars, waaronder webinars van collega Tim over automatisering en communicatiestromen. Een goed startpunt als je dieper wil duiken in een specifiek thema.

Klantvragen uit het webinar: live beantwoord

Klanten stuurden van te voren vragen in. We beantwoordden ze live. Hieronder de vragen die ook voor anderen relevant zijn, inclusief de antwoorden.

Kan ik een project koppelen aan een factuur?
Ja, maar alleen zolang de factuur nog niet verzonden is. Bij een conceptfactuur kun je via het instellingen-icoon een project koppelen. Zodra de factuur eenmaal verstuurd is, is dat niet meer mogelijk.

Is een tweede planbord mogelijk, voor montagedienst apart van hersteldienst?
OutSmart heeft één planbord, maar je kunt daarbinnen meerdere planbordgroepen aanmaken. Zo kun je een groep "Montagedienst" en een groep "Hersteldienst" maken, medewerkers aan één of beide groepen toewijzen en eenvoudig filteren zodat je alleen de groep ziet die je op dat moment nodig hebt. Het resultaat is functioneel vergelijkbaar met twee aparte planborden.

Wat zijn de voor- en nadelen van werkbonnen kopiëren?
Het kopiëren van een werkbon is handig als een klus niet in één keer is afgerond en je de vervolgwerkbon wil aanmaken met dezelfde basisinformatie (klant, locatie, objecten). Je kiest zelf welke onderdelen worden meegekopieerd: bestanden en foto's wel, materialen en formulieren niet, bijvoorbeeld. Het nadeel is dat je meerdere werkbonnen krijgt voor één klus of dat fijn of onhandig is, verschilt per bedrijf en situatie.

Kunnen planbordnotities herhalend worden gemaakt?
Op dit moment niet automatisch. Je kunt een notitie aanmaken voor een specifiek datumbereik, maar een wekelijkse of maandelijkse herhaling instellen is nog niet mogelijk. Er staat al een idee voor in de Innovation Hub ("Allow recurrence in notes"), upvote dat idee als dit ook voor jou relevant is.

Hoe kan ik een lijst met materialen importeren?
Via Instellingen → Importeren kun je een Excel-template downloaden voor materialen. Je vult de kolommen in (artikelcode, omschrijving, prijs, eenheid), uploadt het bestand en koppelt de kolommen in een paar stappen aan de juiste velden in OutSmart. Veel klanten gebruiken hiervoor ook een directe koppeling met hun boekhoudpakket, waarmee artikelen automatisch worden gesynchroniseerd.

Kan ik OutSmart koppelen met Exact?
Ja. De koppeling met Exact is geen automatisering, maar een digitalisering van de gegevensstroom: relaties en artikelen worden vanuit Exact in OutSmart gezet, en uitgevoerde werkbonnen kunnen worden teruggestuurd naar Exact voor facturatie. Wat de koppeling precies doet, verschilt per boekhoudpakket. Kijk voor het overzicht op out-smart.com/koppelingen.

Kunnen contracten op jaarbasis automatisch worden gefactureerd?
Automatisch factureren zit op dit moment niet standaard in de contractmodule. Wat wel mogelijk is: via automatiseringen een trigger instellen die op basis van contracttype en facturatiemoment automatisch een factuur aanmaakt. Dit is een combinatie van contractbeheer en automatiseringsregels, het vraagt wat inrichting, maar is zeker haalbaar. Wil je hier specifiek mee aan de slag? Neem dan contact op voor een consultancygesprek.

Is het mogelijk een lijst te maken van artikelnummers, voorraad en inkoopprijzen?
Wanneer je de magazijnfunctionaliteit gebruikt, kun je via Rapportages een eigen rapportage aanmaken op basis van magazijnmaterialen. Kolommen als artikelcode, magazijncode en huidig aantal zijn standaard beschikbaar. Inkoopprijzen zitten er standaard nog niet in, als je dat wil, kun je dat als idee indienen in de Innovation Hub.

Veelgestelde vragen over innoveren met OutSmart

Wat is de Innovation Hub van OutSmart?
De Innovation Hub is een platform waar OutSmart-klanten ideeën kunnen indienen voor nieuwe functies of verbeteringen. Andere gebruikers kunnen op die ideeën stemmen (upvoten). Ideeën met veel stemmen wegen mee in de beslissingen van het productteam over wat er als volgende wordt gebouwd.

Hoe open ik de Innovation Hub?
Via het vraagteken in de menubalk van OutSmart, of via het Help Center. Klik op "Deel ideeën en bekijk de roadmap". Je logt automatisch in met je bestaande OutSmart-gegevens, er is geen apart account nodig.

Wat zijn Power Ups in OutSmart?
Power Ups zijn optionele uitbreidingen die je bovenop je basislicentie kunt activeren. Voorbeelden zijn Workflows, Onbeperkte automatiseringen, CRM Plus en Offertes. Je kunt ze eerst gratis uitproberen via de Marktplaats, standaard voor twee weken.

Hoe zeg ik een Power Up-proefperiode op?
Via de Marktplaats in OutSmart. Klik op de actieve proefversie en kies voor annuleren. Je geeft aan waarom je hem niet wil doorzetten, en de Power Up loopt automatisch af aan het einde van de proefperiode. Tot die tijd kun je hem gewoon blijven gebruiken.

Wat staat er in de OutSmart Academy?
Gratis cursussen over basisfunctionaliteiten, en premium cursussen (€1 per gebruiker per maand) over complexere onderdelen zoals contracten, automatiseringen, facturen en rapportages. Daarnaast staan er eerder gehouden webinars in die je kunt terugkijken op het moment dat het jou uitkomt.

Hoe blijf ik op de hoogte van OutSmart-updates?
Via de Change Log in OutSmart (het megafoon-icoontje in de menubalk) zie je een overzicht van recente releases. Je kunt je ook abonneren zodat je automatisch een mail krijgt bij elke nieuwe update.

Kan ik persoonlijk begeleiding krijgen als ik meer wil halen uit OutSmart?
Ja. Via de Licentiemanager in OutSmart kun je online consultancy inplannen (per uur) of een APK-pakket afnemen waarbij een consultant samen met je kijkt hoe je het systeem beter kunt inrichten. Dit is bedoeld voor bedrijven die gericht willen optimaliseren, niet alleen leren.

Klaar om meer te halen uit OutSmart?

Dit webinar laat zien dat er voor de meeste vragen al een antwoord in het systeem zit, soms als functie die er al in zit, soms als Power Up die je gratis kunt testen, soms als idee in de Innovation Hub dat met jouw stem eerder gebouwd wordt.

De volgende stap is simpel:

• Open de Innovation Hub en kijk of jouw idee er al in staat of dien het in
• Bekijk de Marktplaats en start een gratis proefperiode voor een Power Up die je al langer wil proberen
• Kijk in de Academy of er een cursus is over een onderdeel waar jij meer uit wil halen

Wil je liever samen kijken hoe OutSmart beter aansluit op jouw werkproces? Plan dan een consultancygesprek via de Licentiemanager, of bekijk meer ervaringen van klanten op onze klantverhalen pagina.