Werkplanning om werk te structureren

Je kent het vast wel: enorme stapels werk die je het overzicht doen verliezen. Iedere maand kan het weer een flinke puzzel zijn om alle deadlines en opdrachten op tijd af te krijgen. In je hoofd kan er een grote chaos ontstaan, waardoor de stress alleen maar hoger wordt. Een werkplanning kan helpen om structuur aan te brengen in het werk.

Je kunt natuurlijk met Excel aan de slag gaan, maar vaak resulteert dit in grote sheets die alleen maar meer wanorde veroorzaken. Gelukkig is daar OutSmart: hét softwaresysteem voor een overzichtelijke en eenvoudige werkplanning. Eén systeem waar alles met elkaar verbonden is, waardoor er geen taken kwijt zullen raken.

De kunst van een werkplanning

Enorme takenlijsten kunnen vaak oneindig lijken. Is de ene opdracht af, staan er weer tien anderen in de rij. Of je nu kleine of grote projecten hebt: zonder een werkplanning ben je nergens. Je zult klussen vergeten, struikelt over fouten in projecten of je plant het personeel te vol in. Een werkplanning is de sleutel tot een gestructureerd proces. Iedere medewerker weet wat hem of haar te doen staat en het werk wordt meer gestructureerd verdeeld. Het resultaat? Een efficiënte werkplanning met optimale capaciteit.

Iedereen binnen je organisatie up-to-date

Met een werkplanning breng je meer orde op de werkvloer. De werkplanning van OutSmart houdt iedereen up-to-date van de taken die – dagelijks, wekelijks of maandelijks – afgerond moeten worden. Ook kun je de werkplanning ieder moment veranderen. De medewerkers worden op de hoogte gehouden van de laatste ontwikkelingen, waardoor iedereen altijd weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Het geeft meer rust bij jouw medewerkers, waardoor projecten gestroomlijnd zullen verlopen.

Verbind de werkplanning met de urenregistratie

Veel ondernemers werken met dubbele software systemen. Onhandig, want dit levert enkel dubbel werk op. Om optimaal gebruik te maken van de werkplanning, hebben we bij OutSmart alles onder één dak. Hebben jouw medewerkers de werkplanning uitgevoerd? Dan wordt dit automatisch doorgevoerd in de urenregistratie van jouw medewerkers. Je hoeft de tijdregistratie dus niet zelf bij te houden en verschillende systemen up-to-date te houden: dit gebeurt geheel automatisch. Zo maak je het werk dus nog efficiënter en houd je tijd over voor andere bezigheden.

Digitale werkbon met de werkplanning

Werkbonnen zijn gedoemd om kwijt te raken. De losse papieren slingeren rond of worden opgepropt in de zakken van de buitendienst medewerker. Met OutSmart koppel je jouw werkplanning aan de werkbon. De medewerker gaat naar de specifieke klus en laat de werkbon ondertekenen. Vervolgens worden de uren direct geregistreerd en ontvangt de klant een uitgewerkte factuur van het project. En dat allemaal in één keer. Klinkt eenvoudig toch? Dat is het ook! Je hebt jouw administratie altijd in de broekzak en tovert belangrijke papieren zo tevoorschijn. Een onverwachte verandering in de planning? Dan wordt dit door heel het systeem aangepast.

Hoe ziet een werkplanning eruit?

De werkplanning bij OutSmart werkt erg eenvoudig. Onderaan het digitaal planbord zie je de diensten die ingepland moeten worden. Bovenaan vind je de agenda’s van de medewerker(s) waar je die uren naartoe kunt slepen. Zo kun je de werkplanning dus eenvoudig maken en op ieder moment aanpassen of veranderen. Je hebt meerdere opties voor de werkplanning. Zo kun je de agenda’s van meerdere medewerkers naast elkaar tonen, maar kun je er ook voor kiezen om één agenda per keer te tonen. Je past het systeem helemaal aan naar jouw voorkeur. Je kunt dus altijd efficiënt werken op de manier die voor jou het prettigst werkt.

Van offerte naar werkplanning

Met OutSmart stel je eenvoudig offertes op. In het systeem maak je standaard templates aan in jouw eigen huisstijl. Heeft de klant de offerte geaccepteerd? Dan staat de klus meteen tussen de orders en kun je deze in de werkplanning slepen. Alle systemen zijn zo met elkaar verbonden, waardoor jij altijd op de hoogte bent van de laatste veranderingen.

Automatische facturatie met werkplanning

Voorkom dubbele registraties met de software van OutSmart. Is een klus uit de werkplanning uitgevoerd? Dan zal jouw klant meteen de facturatie ontvangen. Wat dit zo eenvoudig maakt? Het gaat geheel automatisch! Bovendien sturen we automatisch een herinnering van de factuur als deze nog niet is betaald. Je hoeft dit dus niet zelf bij te houden, maar de software doet dit automatisch. Zo blijf je dus op de hoogte van alle betalingen en weet je zeker dat alles spoedig betaald wordt.

Breng structuur aan met je werkplanning met OutSmart

Altijd chaos in jouw werkplanning en wil je meer orde creëren voor je werknemers? Met de werkplanning van OutSmart zorg je voor meer structuur en efficiëntie. Wil je het eerst liever even uittesten? Dat dachten wij al. Daarom hebben wij onze dertig dagen proefperiode in het leven geroepen. Voel je vrij om een maand lang alle ins en outs te proberen en je wegwijs te maken in onze software. Wij verklappen alvast dat je aan het eind van de maand niet meer zonder kunt.

Benieuwd? Vraag nu het gratis proefaccount aan en ga aan de slag! Met OutSmart kies je voor een gestructureerd werkproces.