DiLago: van papieren keuringsbon naar digitale werkbon met OutSmart

"Vroeger deed ik het regeltje voor regeltje, onderdeeltje voor onderdeeltje, uurtje voor uurtje invoeren. Tegenwoordig krijg ik het automatisch binnen via de koppeling."

Hoe DiLago Hijs- en Heftechniek grip kreeg op keuringen, administratie en groei, en waarom een papieren werkbon in de hijsbranche niet meer van deze tijd is

Een dubbel velletje papier, aftekenen door de klant, en dan handmatig overtypen in de boekhouding. Zo werkte DiLago. En zo werken veel hijs- en heftechniekbedrijven vandaag de dag nog steeds.

Robert van der Meer is eigenaar van DiLago Hijs- en Heftechniek in Papendrecht, specialist in keuringen en onderhoud van hijsmiddelen. Hij begon in 2003 als klein ventje in de werkplaats, groeide door van monteur naar keurmeester naar verkoop, en bouwde het bedrijf stap voor stap op naar 8 keurmeesters in de buitendienst, een werkplaats en een binnendienst. Hij werkt nu 10 jaar met OutSmart en vertelt nuchter over wat er veranderde, en wat er niet meer terugkomt.

Bekijk de volledige video-testimonial van Robert

Hoor het verhaal in zijn eigen woorden.

Herken je dit? Een papieren bon werkt prima, tot je er tientallen per week hebt

Hijs- en heftechniekbedrijven werken in een bijzondere omgeving. Keurmeesters rijden naar petrochemische installaties, scheepswerven, constructiebedrijven en soms naar het buitenland voor een keuring op locatie. De werkomgeving is complex, de documentatie-eisen zijn streng en de veiligheidsnormen zijn hoog.

Zolang je klein bent, red je het met papier. Maar groei je door van 2 naar 4 naar 8 keurmeesters, dan wordt het papieren systeem de zwakste schakel in je bedrijf. Niet het vakmanschap. Niet de kwaliteit van de keuringen. Maar de administratie eromheen.

Wat keurings- en onderhoudsbedrijven in de hijs- en heftechniek herkennen:

• Werkbonnen die met de hand worden ingevuld en daarna handmatig overgetypt in de boekhouding
• Onleesbaar handschrift van monteurs dat tot fouten leidt bij de facturatie
• Geen centrale database van welke hijsmiddelen bij welke klant staan en wanneer de volgende keuring vervalt
• Keuringsgeschiedenis per object die verspreid ligt over papieren dossiers of in niemands hoofd zit
• Fysieke kaartcertificaten die verloren gaan, verouderen of niet meer te traceren zijn
• Planning die draait op bellen en WhatsApp in plaats van een overzichtelijk planbord

Robert herkent ze allemaal. "Wij waren altijd eerst op papier. Gewoon een dubbel velletje, dat lieten we aftekenen door de klant. Er kwam een documentje naar ons toe om het te verwerken. Handmatig in een boekhoudsysteem."

Van 2 naar 8 keurmeesters: groei vraagt om een ander systeem

DiLago groeide. Wat begon met twee keurmeesters in de buitendienst, werd er vier, zes en uiteindelijk acht, inclusief Robert zelf die nog steeds actief keurt. De werkplaats telt twee medewerkers, de binnendienst verzorgt de administratie en verkoop. Samen een bedrijf dat door heel Nederland en soms ver daarbuiten opereert, van petrochemische complexen tot scheepswerven in Portugal en Denemarken.

Met die groei veranderde ook de druk op de administratie. Niet een beetje, maar fundamenteel.

DiLago keurt hijsmiddelen op locatie bij klanten én in de eigen werkplaats in Papendrecht.

"De behoefte was er ook wel echt voor om over te stappen op een ander systeem dan dat we hadden. Het maakt het alleen maar makkelijker. En ook voor mij de nabewerking om de bonnen uit te werken is een stuk makkelijker geworden."

Robert van der Meer, eigenaar DiLago Hijs- en Heftechniek

De samenwerking met King, de partij die de implementatie van OutSmart verzorgde, was het startpunt. Sindsdien verloopt het hele werkproces digitaal: van bon invullen in het veld tot factuur versturen vanuit het kantoor.

Van beklad blaadje naar automatische koppeling

Het verschil tussen vroeger en nu is voor Robert glashelder. Vroeger typte hij elk onderdeel, elk uur en elke regel handmatig over van het papieren bonnetje naar het boekhoudsysteem. Nu vullen de keurmeesters de bon in via tablet of telefoon in het veld, en komt alles automatisch binnen via de koppeling met de boekhouding.

"Vroeger deed ik het regeltje voor regeltje, onderdeeltje voor onderdeeltje, uurtje voor uurtje invoeren in het boekhoudsysteem, gewoon overnemen van het papiertje. Tegenwoordig hebben de jongens het allemaal al ingevuld en dan krijg ik het automatisch binnen via de koppeling. Dan hoef ik alleen maar na te kijken en te controleren en dan kan ik de factuur eruit sturen."

Robert van der Meer, eigenaar DiLago Hijs- en Heftechniek

Dat is niet alleen een tijdsbesparing. Het is ook een kwaliteitssprong. Want het probleem met handgeschreven bonnen in de buitendienst is niet alleen het overtypen. Het is ook het ontcijferen.

"Niet alle monteurs hebben een net handschrift, dus voor mij was het ook wel makkelijker om dingen te ontcijferen. Nu staat alles gewoon automatisch in OutSmart en dan kan ik de factuur tegelijk uitwerken."

Robert van der Meer, eigenaar DiLago Hijs- en Heftechniek

Wat OutSmart concreet veranderde voor DiLago:

• Automatische koppeling met de boekhouding: keurmeesters vullen de bon in, Robert controleert en stuurt de factuur. Geen dubbele invoer meer.
• Onderdelen selecteren vanuit een database: alle onderdelen staan al in OutSmart. In het veld klikken keurmeesters wat ze gebruiken, in plaats van alles met de hand op te schrijven.
• Werken in explosieveilige gebieden: DiLago werkt ook in ATEX-zones. Met een ATEX-tablet kunnen keurmeesters ook daar digitaal werken.
• Planning via een overzichtelijk planbord: de planner plant keurmeesters in op de juiste dagen, koppelt klantafspraken en ziet vrije dagen in één overzicht.
• Meer tijd voor advies en service: doordat de administratieve last verdween, kan Robert zich richten op spoedgevallen en klantadvies in plaats van op het inkloppen van bonnen.

Keuringshistorie en digitale certificaten: het einde van de kaartenbak

In de hijs- en heftechniek is de keuringsgeschiedenis per object cruciaal. Elk hijsmiddel heeft een eigen historie: wanneer gekeurd, wat gevonden, wat vervangen, wanneer de volgende keuring vervalt. Die informatie is niet alleen relevant voor de klant. Ze is ook wettelijk vereist en vormt de basis voor veilig werken.

DiLago beheert die informatie via het gereedschapbeheer in OutSmart. Gekoppeld aan barcodes kunnen keurmeesters in het veld een hijsmiddel snel scannen, de histoire opvragen en de keuring direct digitaal verwerken.

"Gereedschapbeheer is onze online database waar wij alle keuringen in bijhouden. Ook werken we met barcodes. En met die barcodes kunnen wij dus sneller de onderdelen herkennen en bijvoegen in de werkbon."

Robert van der Meer, eigenaar DiLago Hijs- en Heftechniek

De overstap naar digitale certificaten was daarin een logische volgende stap. Waar DiLago voorheen werkte met fysieke kaartcertificaten, zijn die nu volledig digitaal. Makkelijker te beheren, nooit meer kwijt en altijd traceerbaar.

"In het verleden hadden we kaartcertificaten. En door gereedschapbeheer zijn we overgestapt op digitale certificaten."

Robert van der Meer, eigenaar DiLago Hijs- en Heftechniek

"Gewoon een makkelijk toegankelijke app"

Een systeem invoeren is één ding. Zorgen dat keurmeesters die dagelijks op locatie werken, er ook daadwerkelijk mee werken, is een tweede. Robert is daar duidelijk over: OutSmart is laagdrempelig genoeg om breed te landen.

"We hebben diverse mogelijkheden om de bon in te vullen. Of via de tablet of via de telefoon. Iedere monteur heeft in principe toegang tot een laptop of telefoon en een tablet. Dat is gewoon een makkelijk toegankelijke app. De jongens buiten zijn daar ook gewoon tevreden over."

Robert van der Meer, eigenaar DiLago Hijs- en Heftechniek

Ook de planner ervaart het dagelijks voordeel. Keurmeesters inplannen op de juiste dagen, klantafspraken koppelen en vrije dagen bijhouden: alles staat in één overzicht.

"Onze planner gebruikt OutSmart heel veel om de jongens in te plannen op de juiste dagen. Ook in combinatie met de klanten natuurlijk, om de afspraken te maken. Het staat gewoon duidelijk in een overzicht. Dan kan je makkelijk zien wanneer iemand ingepland is. Je kan ook de vrije dagen erin zetten. Het is een vrij compleet programma en prettig om mee samen te werken."

Robert van der Meer, eigenaar DiLago Hijs- en Heftechniek

Acht man buiten, administratie onder controle

DiLago groeit door. De laatste jaren kwamen er jongere keurmeesters bij en de verwachting is dat de groei doorzet. De markt is er, zegt Robert. Maar groei zonder systeem was geen optie geweest.

"Als ik naar het verleden kijk en we zouden dan acht man hebben, dan had ik veel meer administratief werk gehad. En ja, dat is nu geen doen meer in deze tijd."

Robert van der Meer, eigenaar DiLago Hijs- en Heftechniek

Dat is de kern van het verhaal van DiLago. Niet dat OutSmart het bedrijf heeft gebouwd. Maar dat het de groei mogelijk heeft gemaakt zonder dat de administratie een bottleneck werd. Robert kan zich richten op klanten en spoedgevallen in plaats van op het inkloppen van bonnen. En de keurmeesters werken gewoon door, met een app die doet wat hij moet doen.

"Het is gewoon heel makkelijk toegankelijk systeem. Ik zou het zeker aanraden als goed alternatief voor de papieren verwerking. Ik vind het een fijn programma."

Robert van der Meer, eigenaar DiLago Hijs- en Heftechniek

Veelgestelde vragen over OutSmart voor hijs- en heftechniekbedrijven

Is OutSmart geschikt voor keurings- en onderhoudsbedrijven in de hijs- en heftechniek?
Ja. OutSmart ondersteunt digitale werkbonnen, keuringsregistratie, gereedschapbeheer en planning voor bedrijven met keurmeesters in de buitendienst. De app werkt op telefoon, tablet en ook op ATEX-gecertificeerde apparaten voor gebruik in explosieveilige omgevingen.

Hoe helpt OutSmart bij het bijhouden van keuringshistorie per hijsmiddel?
Via het gereedschapbeheer in OutSmart leg je per object vast wanneer het gekeurd is, wat er gedaan is en wanneer de volgende keuring vervalt. Gecombineerd met barcodes scannen keurmeesters in het veld direct het juiste object en verwerken de keuring digitaal.

Kan OutSmart de papieren werkbon vervangen in de hijs- en heftechniek?
Ja. Keurmeesters vullen de werkbon digitaal in via de OutSmart-app. De gegevens komen via een koppeling automatisch binnen in het boekhoudsysteem. Dat scheelt handmatig overtypen, voorkomt fouten door onleesbaar handschrift en versnelt de facturatie.

Werkt OutSmart ook voor bedrijven die keuringen uitvoeren in het buitenland of op afgelegen locaties?
Ja. De OutSmart-app werkt op mobiele apparaten en kan ook offline worden gebruikt. DiLago voert keuringen uit op scheepswerven in Portugal en Denemarken en in de petrochemie. De app werkt mee, ook buiten de standaard werkomgeving.

Hoe schaalt OutSmart mee als een hijs- en heftechniekbedrijf groeit?
OutSmart groeit mee met het bedrijf. DiLago ging van 2 naar 8 keurmeesters in de buitendienst zonder dat de administratie een bottleneck werd. De planning, keuringsregistratie en boekhouding bleven beheersbaar doordat alles in één systeem samenkomt.

Werkt jouw bedrijf nog met papieren werkbonnen?

DiLago is geen uitzondering. Veel hijs- en heftechniekbedrijven werken nog met papier, handmatige invoer en verspreid liggende keuringsgeschiedenissen. OutSmart brengt dat samen in één systeem, van bon invullen in het veld tot factuur versturen vanuit het kantoor.

Wil je weten hoe dat voor jouw bedrijf werkt? Plan een gratis kennismakingsgesprek of bekijk meer ervaringen op onze klantverhalen pagina.