GSH Bedrijfsdiensten voert al ruim 20 jaar schoonmaakprojecten uit. Al ruim 8 jaar gebruikt GSH Bedrijfsdiensten OutSmart. Het bedrijf gebruikt OutSmart voor het afsluiten van onderhoudscontracten, het planbord en de digitale werkbonnen. Dankzij OutSmart verlopen processen sneller en soepeler.
Het 10-jarige bestaan van OutSmart hebben we intern uitgebreid gevierd, maar we wilden ook onze bestaande klanten in het zonnetje zetten. Hiervoor hebben we vijf van onze klanten opgezocht die het langst met OutSmart werken. Bij GSH Bedrijfsdiensten spraken we Danilo Scheidweiler, Directeur bij GSH Bedrijfsdiensten. In eerste instantie werd er met heel veel papieren werkbonnen gewerkt. Dit begon uit de hand te lopen. Binnen no-time lag niet alleen het bureau, maar ook de grond vol met papieren werkbonnen. Na een flinke groei in het personeel, mag OutSmart GSH ondersteunen in haar bedrijfsprocessen.
“We zijn super blij met OutSmart. Het werkt als een tierelier. Normaal gesproken komen de bonnen pas einde van de week op kantoor en wordt het dan pas gefactureerd. Nu is het een kwestie van tekenen en binnen tien minuten is de factuur bij de klant. Dat loopt écht goed.”
GSH Bedrijfsdiensten ondervindt verschillende voordelen van het digitaliseren van papieren formulieren. De grootste voordelen voor het bedrijf zijn tijdbesparing, het digitale planbord en de koppeling met haar onderaannemers.
GSH Bedrijfsdiensten heeft een enorme groei doorgemaakt de afgelopen jaren. Van 20 man personeel naar 75 man personeel in alleen al de buitendienst. In eerste instantie kocht GSH licenties van OutSmart voor haar onderaannemers. Toen dit te ingewikkeld en te rommelig begon te worden, heeft OutSmart alle onderaannemers van GSH met elkaar gekoppeld. Zo hoeft GSH haar klanten niet achterna te zitten wanneer facturen bijvoorbeeld niet betaald worden.
“Al onze wensen in het systeem zijn voor ons aangepast. Wanneer je iets wil aanpassen, wordt het voor je geregeld. Het is een heel mooi systeem.”
Wekelijks worden er wel 300 tot 400 werkbonnen gemaakt bij het bedrijf. Normaal gesproken komen werkbonnen tegen het einde van de week binnen. Nu is het een kwestie van de werkbon te ondertekenen. Op deze manier kan er sneller gefactureerd worden. Met OutSmart factureer je namelijk direct na de klus. Met de automatische urenregistratie verzamel je alle nodige gegevens en stuur je met één druk op de knop een factuur naar de klant. Sneller je geld, minder debiteurenbeheer.
“Licenties bij OutSmart kosten geld, maar we verdienen het er direct mee terug.”
Er wordt veel gebruik gemaakt van het digitale planbord binnen GSH Bedrijfsdiensten. Op zondag worden alle werkbonnen aangemaakt en kunnen vervolgens in de planning geschoven worden. Op deze manier werk je transparant en snel, behoud je overzicht en iedereen heeft direct beschikking over de digitale werkbonnen voor de orders die die dag uitgevoerd moeten worden.
Wil je, net zoals GHS Bedrijfsdiensten, processen optimaliseren door middel van digitale werkbonnen? Meld je dan aan en start met de gratis proefperiode of neem een kijkje bij een van onze demo’s.