Gewinn pro Serviceauftrag sichtbar machen | OutSmart

Geschrieben von | 01.01.1970, 00:00:00

Gewinn pro Serviceauftrag ist der Ertrag eines Auftrags minus der tatsächlichen Kosten: erfasste Stunden mal Stundenkostensatz, plus Einkaufspreis des verbrauchten Materials und Fahrtkosten. Klarheit bekommst du nur, wenn Stunden und Material pro Arbeitsauftrag erfasst werden, sodass du die Nachkalkulation pro Auftrag, Kunde oder Auftragsart machen kannst statt erst beim Jahresabschluss.

Der Umsatz wächst, das Team ist ausgelastet, aber unterm Strich bleibt weniger übrig als erwartet. Erst beim Jahresabschluss siehst du, dass die Marge gesunken ist, und wo es genau schiefging, weiß niemand. Der große Kunde mit dem Festpreis? Die Störungen am anderen Ende des Landkreises? Oder das Material, das nie auf der Rechnung stand?

In diesem Artikel erfährst du, wie du pro Serviceauftrag siehst, ob du Gewinn oder Verlust machst, welche Daten du dafür brauchst und wie du vom Bauchgefühl zur monatlichen Nachkalkulation kommst.

Warum siehst du nicht sofort, ob ein Auftrag rentabel ist?

Weil die nötigen Daten an vier Stellen liegen: die Stunden auf dem Stundenzettel, das Material auf dem Lieferschein, der Ertrag auf der Rechnung in der Buchhaltung und der Stundenkostensatz im Kopf des Inhabers. Wer das pro Auftrag zusammensucht, ist einen Nachmittag beschäftigt. Also passiert es nicht.

Was brauchst du für den Gewinn pro Auftrag?

1. Tatsächliche Stunden pro Arbeitsauftrag

Nicht geschätzt, sondern erfasst: Beginn und Ende, Arbeits- und Fahrzeit getrennt. Auf dem digitalen Arbeitsauftrag startet der Techniker einen Timer, sodass die Stunden pro Auftrag stimmen.

2. Den Kostensatz pro Stunde

Addiere die Jahreskosten eines Technikers (Lohn, Lohnnebenkosten, Fahrzeug, Werkzeug, Telefon, Weiterbildung) und teile durch die abrechenbaren Stunden. Fahrzeit, Pausen, Besprechungen und Krankheit fallen weg. Viele Inhaber rechnen mit Anwesenheitsstunden und schätzen ihren Kostensatz dadurch zu niedrig.

3. Material mit Einkaufs- und Verkaufspreis

Jeder Artikel auf dem Auftrag hat einen Einkaufs- und einen Verkaufspreis. Halte die Preise aktuell, damit deine Marge nicht unbemerkt schrumpft, wenn der Großhändler erhöht.

4. Den Ertrag

Kommt die Rechnung direkt aus dem Arbeitsauftrag (Fakturierung), gehört der Ertrag automatisch zum richtigen Auftrag.

Von der Vorkalkulation zur Nachkalkulation

Klarheit beginnt vorab. In der Kalkulation von OutSmart fügst du Stunden und Material hinzu und siehst Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge, während du kalkulierst. Mit Margenzielen und Farben erkennst du sofort, ob ein Angebot unter deinem Ziel liegt.

Danach legst du die Realität daneben. Mit dem Reporting erstellst du Excel-Berichte auf Basis von Aufträgen, Stunden, Rechnungen oder Material, mit Feldern wie Kostenpreis, Verkaufspreis, Stundenkosten und Umsatz. Du filterst nach Zeitraum oder Kunde und lässt den Bericht etwa monatlich automatisch per E-Mail kommen. Für Dashboards verbindest du OutSmart mit Power BI.

Rechenbeispiel: Ein Störungsauftrag über 145 Euro (1 Stunde à 95 Euro plus 50 Euro Material). Der Techniker war 1,5 Stunden beschäftigt, plus 50 Minuten Fahrt, die du nicht berechnest. Bei 58 Euro Kostensatz pro Stunde kostet die Arbeit 135 Euro, das Material 32 Euro im Einkauf. Ertrag 145 Euro, Kosten 167 Euro: Dieser Auftrag kostet dich 22 Euro.

Wo die Marge meistens verloren geht

Fahrzeit, die nicht berechnet wird, vor allem bei kleinen Aufträgen weit weg.
Festpreise, die regelmäßig überschritten werden, ohne dass es jemand merkt.
Material, das nicht auf den Auftrag kommt und damit auch nicht auf die Rechnung.
Zweittermine, die als Gewährleistung erledigt werden, ohne erfasst zu werden.
Wartungsverträge mit einem Jahrespreis, der seit Jahren nicht angepasst wurde.

Gewinnübersicht ohne vs. mit OutSmart

Vom Jahresabschluss zur Klarheit pro Auftrag.

Schritt	Zettel und Excel	Mit OutSmart
Stunden pro Auftrag	Geschätzt oder aus dem Gedächtnis	Auf dem Auftrag erfasst, mit Arbeits- und Fahrzeit
Material pro Auftrag	Lieferscheine, oft unvollständig	Artikel auf dem Auftrag mit Einkaufs- und Verkaufspreis
Kalkulation vorab	Tabelle ohne Margenkontrolle	Kalkulation mit Marge und Margenzielen
Nachkalkulation	Erst beim Jahresabschluss, ohne Details	Bericht pro Zeitraum, Kunde oder Auftrag, automatisch per E-Mail

In 3 Schritten Klarheit über deinen Gewinn pro Auftrag

Schritt 1: Berechne deinen echten Stundenkostensatz. Nutze abrechenbare Stunden, nicht Anwesenheitsstunden. Diese eine Zahl entscheidet, ob alle deine Kalkulationen stimmen.

Schritt 2: Erfasse Stunden und Material pro Auftrag. Ohne verlässliche Stunden und Materialien pro Auftrag ist jede Nachkalkulation eine Schätzung. Fang hier an, auch wenn du sonst noch nichts änderst.

Schritt 3: Mach jeden Monat eine Nachkalkulation. Lass dir monatlich automatisch einen Bericht pro Auftragsart und Kunde schicken und vergleiche ihn mit deinen Kalkulationen. Passe Preise dort an, wo du strukturell Verlust siehst.

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Häufige Fragen zu Gewinn pro Auftrag und Nachkalkulation

Du siehst es, indem du den Ertrag des Auftrags mit den tatsächlichen Kosten vergleichst: erfasste Stunden mal Stundenkostensatz, plus Einkaufspreis des verwendeten Materials und Fahrtkosten. Das funktioniert nur, wenn Stunden und Material pro Arbeitsauftrag erfasst werden. Mit einem Bericht pro Auftrag oder Kunde siehst du dann, welche Aufträge Geld kosten.

Die Vorkalkulation ist die Schätzung vorab: welche Stunden und Materialien du erwartest und was der Auftrag bringen muss. Die Nachkalkulation ist der Vergleich danach mit dem, was tatsächlich an Stunden und Material angefallen ist. Erst wenn du beides nebeneinanderlegst, siehst du, ob deine Kalkulationen stimmen.

Den Stundenkostensatz berechnest du, indem du die gesamten Jahreskosten des Technikers, etwa Lohn, Lohnnebenkosten, Fahrzeug, Werkzeug, Telefon und Weiterbildung, durch die abrechenbaren Stunden pro Jahr teilst. Achte auf den Unterschied zwischen Anwesenheits- und produktiven Stunden: Fahrzeit, Pausen, Besprechungen und Krankheit fallen weg.

Verlustbringend sind oft kleine Störungsaufträge mit langer Anfahrt, Festpreisaufträge, die regelmäßig länger dauern, nicht abgerechnete Zweittermine und Aufträge, bei denen Material nicht auf den Auftrag kommt. Auch Wartungsverträge mit einem zu niedrigen Jahrespreis sind eine bekannte Verlustquelle.

Ja. Mit dem Reporting in OutSmart erstellst du Excel-Berichte auf Basis von Arbeitsaufträgen, Stunden, Rechnungen oder Material, mit Feldern wie Kostenpreis, Verkaufspreis, Stundenkosten und Umsatz. Du filterst nach Zeitraum, Kunde oder Auswahl und kannst Berichte automatisch per E-Mail versenden lassen. Über die Power-BI-Anbindung baust du eigene Dashboards.

Prüfe den Gewinn pro Auftrag mindestens monatlich, und wöchentlich, wenn du viele Festpreise oder Wartungsverträge hast. Schau nicht nur auf einzelne Aufträge, sondern auf Muster: pro Auftragsart, pro Kunde und pro Techniker. So siehst du, welche Arbeiten du strukturell zu günstig anbietest.

Eine feste Norm gibt es nicht, denn die Marge hängt von Branche, Stundensatz und Materialanteil ab. Wichtiger als ein Prozentsatz ist, dass du pro Auftragsart deine tatsächliche Marge kennst und weißt, ob sie zu deiner Kalkulation passt. In der Kalkulation von OutSmart kannst du Margenziele festlegen.

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