Gewinn pro Serviceauftrag ist der Ertrag eines Auftrags minus der tatsächlichen Kosten: erfasste Stunden mal Stundenkostensatz, plus Einkaufspreis des verbrauchten Materials und Fahrtkosten. Klarheit bekommst du nur, wenn Stunden und Material pro Arbeitsauftrag erfasst werden, sodass du die Nachkalkulation pro Auftrag, Kunde oder Auftragsart machen kannst statt erst beim Jahresabschluss.
Der Umsatz wächst, das Team ist ausgelastet, aber unterm Strich bleibt weniger übrig als erwartet. Erst beim Jahresabschluss siehst du, dass die Marge gesunken ist, und wo es genau schiefging, weiß niemand. Der große Kunde mit dem Festpreis? Die Störungen am anderen Ende des Landkreises? Oder das Material, das nie auf der Rechnung stand?
In diesem Artikel erfährst du, wie du pro Serviceauftrag siehst, ob du Gewinn oder Verlust machst, welche Daten du dafür brauchst und wie du vom Bauchgefühl zur monatlichen Nachkalkulation kommst.
Warum siehst du nicht sofort, ob ein Auftrag rentabel ist?
Weil die nötigen Daten an vier Stellen liegen: die Stunden auf dem Stundenzettel, das Material auf dem Lieferschein, der Ertrag auf der Rechnung in der Buchhaltung und der Stundenkostensatz im Kopf des Inhabers. Wer das pro Auftrag zusammensucht, ist einen Nachmittag beschäftigt. Also passiert es nicht.
Was brauchst du für den Gewinn pro Auftrag?
1. Tatsächliche Stunden pro Arbeitsauftrag
Nicht geschätzt, sondern erfasst: Beginn und Ende, Arbeits- und Fahrzeit getrennt. Auf dem digitalen Arbeitsauftrag startet der Techniker einen Timer, sodass die Stunden pro Auftrag stimmen.
2. Den Kostensatz pro Stunde
Addiere die Jahreskosten eines Technikers (Lohn, Lohnnebenkosten, Fahrzeug, Werkzeug, Telefon, Weiterbildung) und teile durch die abrechenbaren Stunden. Fahrzeit, Pausen, Besprechungen und Krankheit fallen weg. Viele Inhaber rechnen mit Anwesenheitsstunden und schätzen ihren Kostensatz dadurch zu niedrig.
3. Material mit Einkaufs- und Verkaufspreis
Jeder Artikel auf dem Auftrag hat einen Einkaufs- und einen Verkaufspreis. Halte die Preise aktuell, damit deine Marge nicht unbemerkt schrumpft, wenn der Großhändler erhöht.
4. Den Ertrag
Kommt die Rechnung direkt aus dem Arbeitsauftrag (Fakturierung), gehört der Ertrag automatisch zum richtigen Auftrag.
Von der Vorkalkulation zur Nachkalkulation
Klarheit beginnt vorab. In der Kalkulation von OutSmart fügst du Stunden und Material hinzu und siehst Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge, während du kalkulierst. Mit Margenzielen und Farben erkennst du sofort, ob ein Angebot unter deinem Ziel liegt.
Danach legst du die Realität daneben. Mit dem Reporting erstellst du Excel-Berichte auf Basis von Aufträgen, Stunden, Rechnungen oder Material, mit Feldern wie Kostenpreis, Verkaufspreis, Stundenkosten und Umsatz. Du filterst nach Zeitraum oder Kunde und lässt den Bericht etwa monatlich automatisch per E-Mail kommen. Für Dashboards verbindest du OutSmart mit Power BI.
Rechenbeispiel: Ein Störungsauftrag über 145 Euro (1 Stunde à 95 Euro plus 50 Euro Material). Der Techniker war 1,5 Stunden beschäftigt, plus 50 Minuten Fahrt, die du nicht berechnest. Bei 58 Euro Kostensatz pro Stunde kostet die Arbeit 135 Euro, das Material 32 Euro im Einkauf. Ertrag 145 Euro, Kosten 167 Euro: Dieser Auftrag kostet dich 22 Euro.
Wo die Marge meistens verloren geht
- Fahrzeit, die nicht berechnet wird, vor allem bei kleinen Aufträgen weit weg.
- Festpreise, die regelmäßig überschritten werden, ohne dass es jemand merkt.
- Material, das nicht auf den Auftrag kommt und damit auch nicht auf die Rechnung.
- Zweittermine, die als Gewährleistung erledigt werden, ohne erfasst zu werden.
- Wartungsverträge mit einem Jahrespreis, der seit Jahren nicht angepasst wurde.
Gewinnübersicht ohne vs. mit OutSmart
Vom Jahresabschluss zur Klarheit pro Auftrag.
| Schritt | Zettel und Excel | Mit OutSmart |
|---|---|---|
| Stunden pro Auftrag | Geschätzt oder aus dem Gedächtnis | Auf dem Auftrag erfasst, mit Arbeits- und Fahrzeit |
| Material pro Auftrag | Lieferscheine, oft unvollständig | Artikel auf dem Auftrag mit Einkaufs- und Verkaufspreis |
| Kalkulation vorab | Tabelle ohne Margenkontrolle | Kalkulation mit Marge und Margenzielen |
| Nachkalkulation | Erst beim Jahresabschluss, ohne Details | Bericht pro Zeitraum, Kunde oder Auftrag, automatisch per E-Mail |
In 3 Schritten Klarheit über deinen Gewinn pro Auftrag
Schritt 1: Berechne deinen echten Stundenkostensatz. Nutze abrechenbare Stunden, nicht Anwesenheitsstunden. Diese eine Zahl entscheidet, ob alle deine Kalkulationen stimmen.
Schritt 2: Erfasse Stunden und Material pro Auftrag. Ohne verlässliche Stunden und Materialien pro Auftrag ist jede Nachkalkulation eine Schätzung. Fang hier an, auch wenn du sonst noch nichts änderst.
Schritt 3: Mach jeden Monat eine Nachkalkulation. Lass dir monatlich automatisch einen Bericht pro Auftragsart und Kunde schicken und vergleiche ihn mit deinen Kalkulationen. Passe Preise dort an, wo du strukturell Verlust siehst.
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