Diskussionen über Arbeitsstunden auf der Rechnung entstehen, wenn der Kunde die abgerechneten Stunden nicht nachprüfen kann. Du vermeidest sie, indem du Stunden während der Arbeit mit Beginn und Ende erfasst, Arbeits- und Fahrzeit trennst, Fotos hinzufügst und den Kunden vor Ort digital unterschreiben lässt, bevor die Rechnung rausgeht.
"Ihr Techniker war höchstens eine Stunde hier, nicht drei." Jeder Handwerks- und Servicebetrieb kennt den Anruf nach dem Rechnungsversand. Einen Beweis hast du nicht, außer einem Stundenzettel, der freitags aus dem Gedächtnis ausgefüllt wurde. Also gibst du einen Nachlass, um die Sache zu beenden. Das kostet Marge, Zeit und manchmal einen Kunden.
In diesem Artikel erfährst du, warum Stundendiskussionen entstehen, was auf einem Arbeitsauftrag stehen muss, um sie zu verhindern, und wie du mit der digitalen Unterschrift die Diskussion beendest, bevor sie beginnt.
Warum entstehen Diskussionen über Stunden?
Ein Kunde zweifelt selten Stunden an, deren Erfassung er selbst gesehen hat. Diskussionen entstehen, wenn die Rechnung das erste Mal ist, dass der Kunde die Stunden sieht. Vier Ursachen kommen immer wieder vor:
- Stunden werden nachträglich eingetragen: Der Stundenzettel entsteht freitags aus dem Gedächtnis, ohne Beginn und Ende.
- Arbeits- und Fahrzeit vermischen sich: Der Kunde sieht "3 Stunden" und weiß nicht, dass eine Stunde Fahrt dabei ist.
- Die Beschreibung ist zu vage: "Störung behoben" erklärt nicht, warum es drei Stunden gedauert hat.
- Der Kunde hat nichts unterschrieben: Es gab keinen Moment, in dem er zugestimmt hat.
Was gehört auf den Arbeitsauftrag?
- Datum und Name des Technikers.
- Beginn und Ende jeder Arbeitsperiode, nicht nur eine Summe.
- Arbeits- und Fahrzeit getrennt.
- Eine konkrete Beschreibung: Was war das Problem, was wurde gemacht, was ist noch nötig.
- Verwendetes Material mit Mengen.
- Fotos vorher und nachher.
- Die Unterschrift des Kunden mit Namen.
So machst du Stunden mit einem digitalen Arbeitsauftrag nachprüfbar
Stunden mit Zeitstempel statt aus dem Gedächtnis
Auf dem digitalen Arbeitsauftrag in OutSmart startet der Techniker einen Timer, wählt Arbeits- oder Fahrzeit und stoppt am Ende. Beginn, Ende und Dauer sind gespeichert. Korrekturen macht der Techniker vor dem Speichern, nicht eine Woche später.
Fotos und Material auf demselben Auftrag
Fotos zeigen, warum ein Auftrag länger gedauert hat als gedacht: ein marodes Rohrstück, ein schwer erreichbares Gerät, eine zweite Störung. Material kommt direkt auf den Auftrag und damit auch auf die Rechnung.
Unterschrift vor Ort
Nach Abschluss unterschreibt der Kunde auf dem Smartphone oder Tablet des Technikers. Über Unterschreiben und Senden wählt der Techniker die Empfänger, und der Auftrag geht an den Kunden, auf Wunsch mit PDF im Anhang. Im PDF-Layout legst du fest, ob die Arbeitsperioden sichtbar sind und welche Spalten der Kunde sieht.
Pflichtfelder
Leg fest, dass Unterschrift und Fotos Pflicht sind, bevor ein Auftrag gesendet werden kann. Dann kommt kein Auftrag mehr ohne Zustimmung des Kunden zurück.
Rechenbeispiel: Zwei angezweifelte Rechnungen pro Monat über je 1.500 Euro, die du jeweils mit 10 % Nachlass beilegst, kosten 300 Euro reine Marge pro Monat. Dazu kommen Telefonate, Recherche und manchmal ein kostenloser Zweittermin. Aufs Jahr gerechnet sind das schnell über 4.000 Euro.
Stunden abrechnen ohne vs. mit OutSmart
Derselbe Auftrag, zwei ganz unterschiedliche Gespräche danach.
| Prozessschritt | Stundenzettel oder Excel | Mit OutSmart |
|---|---|---|
| Stunden erfassen | Nachträglich, gerundet, ohne Beginn und Ende | Timer am Auftrag mit Beginn, Ende und Arbeits- oder Fahrzeit |
| Nachweis | "Störung behoben" | Beschreibung, Material und Fotos auf dem Auftrag |
| Zustimmung des Kunden | Keine, der Kunde sieht die Stunden erst auf der Rechnung | Digitale Unterschrift vor Ort, Auftrag per E-Mail an den Kunden |
| Bei einer Diskussion | Wort gegen Wort, endet oft mit Nachlass | Unterschriebener Auftrag mit Arbeitsperioden und Fotos als Antwort |
In 3 Schritten Schluss mit Stundendiskussionen
Schritt 1: Leg einen festen Standard für Arbeitsaufträge fest. Bestimme, was auf jedem Auftrag stehen muss: Arbeitszeiten, Arbeits- und Fahrzeit, Beschreibung, Material, Fotos und Unterschrift. Mach die wichtigsten Felder zur Pflicht.
Schritt 2: Lass den Kunden vor Ort unterschreiben. Schule Techniker darin, den Auftrag gemeinsam mit dem Kunden durchzugehen, bevor er unterschreibt. Zwei Minuten am Küchentisch sparen einen Anruf nach der Rechnung.
Schritt 3: Rechne aus dem unterschriebenen Auftrag ab. Lass die Rechnung aus denselben Daten entstehen, die der Kunde unterschrieben hat. Dann stimmt die Rechnung immer mit dem, was der Kunde schon gesehen hat.
Lies auch, welche Regeln für die Erfassung von Arbeitszeit und Material gelten.
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