Die Dokumentationspflicht für Arbeitszeit und Material ist kein einzelnes Gesetz, sondern die Summe mehrerer Regeln: die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Beschluss von 2022, Aufzeichnungspflichten aus ArbZG und MiLoG (zwei Jahre), die steuerliche Aufbewahrung von Belegen (acht Jahre) und die F-Gase-Verordnung (fünf Jahre). Mit einem digitalen Arbeitsauftrag erfüllst du sie ohne zusätzlichen Papierkram.
Stundenzettel im Transporter, Lieferscheine vom Großhändler im Handschuhfach und freitags ein Stapel Papier im Büro: So werden in vielen Handwerks-, Bau- und Servicebetrieben noch immer Stunden und Material erfasst. Bis der Zoll, die Betriebsprüfung oder ein Generalunternehmer nach Nachweisen fragt.
In diesem Leitfaden erfährst du, welche Regeln gelten, wie lange du was aufbewahren musst, was bei einer schlechten Erfassung schiefgeht und wie du alles erfüllst, ohne dass deine Techniker oder dein Büro mehr Arbeit haben.
Hinweis: Dieser Leitfaden gibt einen praktischen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Prüfe deine konkrete Situation mit deinem Steuerberater oder deiner Handwerkskammer.
Welche Regeln verpflichten dich zur Erfassung von Stunden und Material?
1. Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Beschluss
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfasst werden. Die Pflicht leitet das Gericht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab. Wie die Erfassung im Detail aussehen muss, etwa ob sie elektronisch erfolgen muss, regelt der Gesetzgeber; prüfe daher den aktuellen Stand.
2. Arbeitszeitgesetz: Überstunden aufzeichnen
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG musst du die Arbeitszeit aufzeichnen, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
3. Mindestlohngesetz: Pflicht im Baugewerbe und für Minijobber
§ 17 MiLoG verlangt für Minijobber und für Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter das Bau- und Baunebengewerbe und die Gebäudereinigung, die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung erfolgen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Kontrolliert wird das von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls.
4. Steuerliche Aufbewahrung: acht Jahre für Belege
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wie Rechnungen ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, Geschäftsbriefe und Lohnunterlagen in der Regel bei sechs Jahren. Arbeitsaufträge und Stundennachweise, die deine Rechnungen begründen, solltest du entsprechend lange abrufbar halten.
5. VOB/B: Stundenlohnzettel mit Material
Bei Stundenlohnarbeiten nach § 15 VOB/B reichst du Stundenlohnzettel über die Arbeitsstunden und den besonders zu vergütenden Aufwand für Material und Geräte ein, je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich. Gibt der Auftraggeber sie nicht innerhalb von sechs Werktagen zurück, gelten sie als anerkannt. Ein digitaler Arbeitsauftrag mit Unterschrift macht das nachweisbar.
6. F-Gase: Aufzeichnungen zu Kälte- und Klimaanlagen
Wer an Kälte-, Klima- oder Wärmepumpenanlagen mit F-Gasen arbeitet, muss nach der EU-F-Gase-Verordnung (EU) 2024/573 Arbeiten, Dichtheitskontrollen und nachgefüllte oder zurückgewonnene Kältemittel aufzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre aufbewahren.
Wie lange musst du was aufbewahren? Überblick
| Was | Rechtsgrundlage | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Arbeitszeitaufzeichnungen (Minijob, Bau, Gebäudereinigung) | § 17 MiLoG | Mindestens 2 Jahre |
| Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich | § 16 Abs. 2 ArbZG | Mindestens 2 Jahre |
| Rechnungen und Buchungsbelege | § 147 AO, § 257 HGB | 8 Jahre |
| Aufzeichnungen zu F-Gas-Anlagen | F-Gase-Verordnung (EU) 2024/573 | Mindestens 5 Jahre |
Wo es in der Praxis schiefgeht
Die Regeln sind selten das Problem. Das Problem ist, dass Stunden und Material nachträglich erfasst werden. Der Techniker füllt freitags seinen Stundenzettel aus dem Gedächtnis aus, rundet ab und vergisst die Fahrzeit. Lieferscheine gehen verloren, also landet Material weder auf der Rechnung noch in der Dokumentation. Und das Büro tippt alles noch einmal in die Buchhaltung ab, mit neuen Fehlern.
So eine Erfassung ist bei einer Prüfung schwach und kostet dich obendrein Umsatz: Vergessene Stunden und vergessenes Material werden nie abgerechnet.
So erfüllst du die Dokumentationspflicht ohne Papierkram
Die Lösung ist einfach: Erfasse Stunden und Material in dem Moment, in dem die Arbeit passiert, an derselben Stelle wie den Auftrag. Mit OutSmart funktioniert das so:
- Stunden mit Zeitstempel: Der Techniker startet einen Timer am Arbeitsauftrag, wählt Arbeits- oder Fahrzeit und stoppt am Ende. Beginn, Ende und Dauer sind gespeichert, Pausen lassen sich separat erfassen.
- Material pro Auftrag: Verbrauchte Artikel kommen direkt auf den Auftrag, aus deinem eigenen Artikelstamm.
- Fotos und Unterschrift: Nachweis der Arbeit und Abnahme durch den Kunden vor Ort. Du kannst festlegen, dass beides Pflicht ist, bevor der Auftrag abgeschickt werden kann.
- Prüfen und exportieren: Mit der Zeiterfassung siehst du Stunden pro Mitarbeiter und Woche, gibst sie frei oder lehnst sie ab und exportierst sie nach Excel.
- Direkt in die Buchhaltung: Über Schnittstellen gehen Stunden und Material ohne Abtippen in die Rechnung.
Erfassung auf Papier vs. mit OutSmart
Was sich ändert, wenn du Stunden und Material digital erfasst.
| Prozessschritt | Auf Papier oder in Excel | Mit OutSmart |
|---|---|---|
| Stunden erfassen | Nachträglich aus dem Gedächtnis, abgerundet, ohne Fahrzeit | Timer am Auftrag mit Beginn, Ende und Arbeits- oder Fahrzeit |
| Material erfassen | Lieferscheine, die verloren gehen oder nicht abgerechnet werden | Artikel direkt am Auftrag, verfügbar für Rechnung und Dokumentation |
| Nachweis bei Streit oder Prüfung | Wort gegen Wort oder Suchen in Ordnern | Fotos, Unterschrift und Zeitstempel pro Auftrag, schnell exportierbar |
| Verarbeitung im Büro | Alles in die Buchhaltung abtippen | Stunden und Material gehen über die Schnittstelle in die Rechnung |
In 3 Schritten zur sauberen Dokumentation
Schritt 1: Kläre, welche Regeln für dich gelten. Bist du im Baugewerbe tätig, beschäftigst du Minijobber, arbeitest du nach VOB/B oder an F-Gas-Anlagen? Liste pro Regel auf, was du erfasst und wie lange du es aufbewahrst. Die Tabelle oben ist ein guter Startpunkt.
Schritt 2: Erfasse Stunden und Material am Auftrag, nicht nachträglich. Lass Techniker beim Einsatz erfassen, mit Zeitstempel, Material, Fotos und Unterschrift. Mach Pflichtfelder verpflichtend, damit kein Auftrag unvollständig zurückkommt.
Schritt 3: Prüfe wöchentlich und verbinde die Buchhaltung. Gib Stunden einmal pro Woche frei, exportiere, was dein Steuerberater braucht, und lass Rechnungen über die Schnittstelle entstehen. Dann ist deine Dokumentation jede Woche prüffähig, nicht erst zum Jahresabschluss.
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