O lucro por intervenção é a receita de uma intervenção menos os custos reais: horas registadas multiplicadas pelo custo por hora, mais o preço de compra dos materiais aplicados e os custos de deslocação. Só há visibilidade imediata quando as horas e os materiais são registados por ordem de trabalho, permitindo analisar os custos reais por intervenção, cliente ou tipo de trabalho, e não apenas no fecho de contas.
A faturação cresce, a equipa está ocupada, mas no fim sobra menos do que seria de esperar. Só no fecho do ano se vê que a margem desceu, e ninguém sabe exatamente onde. O grande cliente com preço fixo? As avarias do outro lado do distrito? Ou o material que nunca chegou à fatura?
Este artigo mostra como saber, por intervenção, se há lucro ou prejuízo, que dados são necessários e como passar da intuição para uma análise mensal de custos reais.
Porque é que não se vê logo se uma intervenção é rentável?
Porque os dados necessários estão em quatro sítios diferentes: as horas numa folha de horas, o material numa guia do fornecedor, a receita na fatura do software de contabilidade e o custo dos técnicos na cabeça do gerente. Reunir tudo isto por intervenção leva uma tarde. Por isso, não acontece.
O que é preciso para calcular o lucro por intervenção?
1. Horas reais por ordem de trabalho
Registadas, e não estimadas: início e fim, com tempo de trabalho e de deslocação em separado. Na ordem de trabalho digital, o técnico inicia um temporizador e as horas por intervenção ficam corretas.
2. O custo de uma hora
Somam-se os custos anuais de um técnico (salário, encargos sociais, viatura, ferramentas, telemóvel, formação) e dividem-se pelas horas faturáveis. Deslocações, pausas, reuniões e baixas saem da conta. Muitas empresas calculam com horas de presença e subestimam assim o custo por hora.
3. Materiais com preço de compra e de venda
Cada artigo na ordem de trabalho tem preço de compra e de venda. Manter os preços atualizados evita que a margem desapareça discretamente quando o fornecedor sobe os preços. Ver também materiais.
4. A receita
Se a fatura nasce diretamente da ordem de trabalho (faturação), a receita fica automaticamente associada à intervenção certa.
Da orçamentação à análise de custos reais
A visibilidade começa antes. Nos Cálculos do OutSmart adicionam-se horas e materiais e vê-se o preço de compra, o preço de venda e a margem durante o cálculo. Com objetivos de margem e cores, percebe-se de imediato quando um orçamento fica abaixo do objetivo.
Depois, compara-se com a realidade. Com os Relatórios criam-se relatórios em Excel a partir de ordens de trabalho, horas, faturas ou materiais, com campos como preço de custo, preço de venda, custo horário e receita. Filtra-se por período ou cliente e o relatório pode chegar automaticamente por e-mail todos os meses. Para dashboards, o OutSmart liga-se ao Power BI.
Exemplo de cálculo: Uma avaria faturada a 120 euros (1 hora a 75 euros mais 45 euros de material). O técnico esteve 1,5 horas no local, mais 50 minutos de deslocação que não são cobrados. Com um custo de 45 euros por hora, a mão de obra custa 105 euros e o material 28 euros de compra. Receita 120 euros, custos 133 euros: esta intervenção dá 13 euros de prejuízo.
Onde se perde normalmente a margem?
- Deslocações que não são cobradas, sobretudo em pequenas intervenções distantes.
- Preços fixos que derrapam sem que ninguém repare.
- Material que não chega à ordem de trabalho, e por isso também não chega à fatura.
- Revisitas tratadas como garantia sem serem registadas.
- Contratos de manutenção com um preço anual que não é revisto há anos.
Visibilidade do lucro sem e com o OutSmart
Do fecho de contas à visibilidade por intervenção.
| Etapa | Papel e Excel | Com o OutSmart |
|---|---|---|
| Horas por intervenção | Estimadas ou de memória | Registadas na ordem de trabalho, com trabalho e deslocação |
| Material por intervenção | Guias, muitas vezes incompletas | Artigos na ordem de trabalho com preço de compra e venda |
| Orçamento prévio | Folha de cálculo sem controlo de margem | Cálculos com margem e objetivos de margem |
| Custos reais | Só no fecho do ano, sem detalhe | Relatório por período, cliente ou ordem, enviado por e-mail |
Visibilidade do lucro por intervenção em 3 passos
Passo 1: Calcular o custo real por hora. Usar as horas faturáveis e não as horas de presença. Este número decide se todos os orçamentos estão corretos.
Passo 2: Registar horas e materiais por ordem de trabalho. Sem horas e materiais fiáveis por intervenção, qualquer análise posterior é uma estimativa. É por aqui que se começa, mesmo que nada mais mude.
Passo 3: Fazer todos os meses uma análise de custos real. Um relatório por tipo de trabalho e por cliente chega automaticamente todos os meses e é comparado com os orçamentos. Os preços ajustam-se onde há prejuízo estrutural.
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