Automatizar a gestão administrativa significa, numa empresa de serviços técnicos, que os dados são registados uma vez e depois seguem automaticamente: do pedido para a ordem de trabalho, da ordem de trabalho para a fatura e da fatura para a contabilidade. A digitação repetida desaparece. Um software de gestão de serviços de campo como o OutSmart faz isto, com 14 dias de experiência gratuita.
Durante o dia, o gerente está com os clientes; à noite, está ao computador. Passar ordens de trabalho, confirmar horas, emitir faturas, atualizar a contabilidade. E quanto mais a empresa cresce, maior o atraso. As faturas saem semanas depois, sem certeza de que todas as horas e materiais lá estão.
Este artigo mostra onde a gestão administrativa consome mais tempo numa empresa de serviços técnicos, que tarefas automatizar primeiro e como passar do atraso ao controlo em três passos.
Para onde vai o tempo da gestão administrativa?
Em quase todas as empresas de instalação, manutenção ou assistência técnica, o tempo vai para o mesmo: introduzir os mesmos dados várias vezes. O cliente telefona, alguém toma nota. O planeador passa para o planeamento. O técnico regista horas e materiais em papel. O escritório passa a ordem para o software de faturação. E depois, outra vez, para a contabilidade.
Cinco etapas, quatro digitações. Cada etapa custa tempo, cada uma é uma oportunidade de erro, e cada dia que a ordem em papel fica no escritório é um dia a mais até ao pagamento.
5 tarefas administrativas que podem ser automatizadas
1. Converter pedidos em ordens de trabalho
Quando os pedidos chegam por e-mail, os e-mails para ordens de trabalho convertem-nos automaticamente. Os clientes podem também submeter pedidos no Portal do Cliente e acompanhar o estado.
2. Processar horas e materiais
Na ordem de trabalho digital, o técnico regista as horas com um temporizador e os materiais aplicados de imediato. Concluída a intervenção, os dados regressam ao escritório. Ninguém tem de decifrar uma nota manuscrita, e as horas validam-se nas folhas de horas.
3. Da ordem de trabalho à fatura
A ordem de trabalho concluída é a base da fatura. Horas e materiais já lá estão, pelo que a fatura é emitida sem nova digitação, no dia em que o trabalho termina e não semanas depois. Mais sobre a faturação no OutSmart.
4. Faturas para a contabilidade
Através das integrações com software como o PHC GO, o Jasmin e o Moloni, faturas e dados de clientes seguem para a contabilidade. O contabilista recebe os dados completos e a tempo.
5. Planear a manutenção periódica
Controlar contratos de manutenção num Excel significa que há sempre um equipamento esquecido. Com os contratos no OutSmart, as ordens de trabalho da manutenção periódica são criadas automaticamente. As automatizações tratam ainda de passos recorrentes ligados a faturas, propostas e contratos.
Exemplo de cálculo: 25 ordens de trabalho por semana, cada uma com 8 minutos de digitação para faturação e contabilidade, somam mais de 3 horas por semana. Junte-se o controlo de horas, a procura de guias em falta e a correção de erros, e facilmente se perde um dia inteiro por semana em tarefas administrativas.
Gestão administrativa sem e com o OutSmart
A mesma intervenção, do pedido à contabilidade.
| Etapa | Manual | Com o OutSmart |
|---|---|---|
| Pedido | Digitado a partir de um e-mail ou nota telefónica | O e-mail torna-se ordem de trabalho, ou o cliente submete no Portal do Cliente |
| Horas e materiais | Nota em papel, digitada depois | Registados diretamente na ordem de trabalho digital |
| Fatura | Semanas depois, com itens esquecidos | A partir da ordem de trabalho concluída, no mesmo dia |
| Contabilidade | Fatura introduzida de novo | Pela integração com o software de faturação |
Do atraso ao controlo em 3 passos
Passo 1: Contar para onde vai o tempo. Durante uma semana, regista-se quantas horas vão para ordens de trabalho, horas, faturas e contabilidade, e quantas vezes os dados são digitados de novo. É o ponto de partida.
Passo 2: Automatizar primeiro a maior perda de tempo. Normalmente é a passagem da ordem de trabalho em papel para a fatura. Esta etapa passa a ser digital e liga-se ao software de faturação, mesmo que o resto fique como está.
Passo 3: Alargar passo a passo. Seguem-se os pedidos por e-mail, a manutenção periódica e as automatizações. Cada etapa automatizada elimina um momento de digitação.
Ver também os 5 erros da gestão sem Excel nas empresas de serviços.
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