Winst per serviceklus is de opbrengst van een klus min de werkelijke kosten: geregistreerde uren maal de kostprijs per uur, plus de inkoopprijs van verbruikte materialen en reiskosten. Direct inzicht krijg je alleen als uren en materialen per werkbon worden vastgelegd, zodat je de nacalculatie per klus, klant of werksoort kunt maken in plaats van pas bij de jaarcijfers.
De omzet groeit, het team is druk, maar onderaan de streep blijft er minder over dan je zou verwachten. Bij de jaarcijfers zie je pas dat de marge is gezakt, en waar het precies misging weet niemand. Was het die grote klant met de vaste prijs? De storingen aan de andere kant van de provincie? Of het materiaal dat niet op de factuur kwam?
In dit artikel lees je hoe je per serviceklus ziet of je winst of verlies maakt, welke gegevens je daarvoor nodig hebt en hoe je van een gevoel naar een maandelijkse nacalculatie gaat.
Omdat de gegevens die je nodig hebt op vier verschillende plekken staan. De uren staan op een urenbriefje, het materiaal op een bon van de groothandel, de opbrengst op de factuur in het boekhoudpakket en de kostprijs van je monteurs in het hoofd van de ondernemer. Wie dat per klus bij elkaar wil zoeken, is er een middag mee bezig. Dus gebeurt het niet.
Het gevolg: je weet wel of het bedrijf als geheel winst maakt, maar niet welke klussen, klanten of werksoorten die winst opeten.
Niet geschat, maar vastgelegd: start- en eindtijd, met werk- en reistijd apart. Op een digitale werkbon start de monteur een timer, zodat de uren per klus kloppen.
Tel de jaarkosten van een monteur bij elkaar (loon, werkgeverslasten, bus, gereedschap, telefoon, opleiding) en deel door het aantal declarabele uren. Reistijd, pauzes, overleg en ziekte gaan eraf. Veel ondernemers rekenen met aanwezige uren en schatten hun kostprijs daardoor te laag in.
Elk artikel dat op de werkbon komt, heeft een inkoop- en een verkoopprijs. Met een 2BA-koppeling werk je met actuele artikelprijzen, zodat je marge niet ongemerkt verdampt als de groothandel zijn prijzen verhoogt.
Wat heb je gefactureerd? Komt de factuur rechtstreeks uit de werkbon, dan hoort de opbrengst automatisch bij de juiste klus.
Winstinzicht begint vooraf. In de calculatiemodule van OutSmart voeg je uren en materialen toe en zie je inkoopprijs, verkoopprijs en marge terwijl je calculeert. Met margedoelen en kleuren zie je direct of een offerte onder je doel zit.
Achteraf leg je daar de werkelijkheid naast. Met Reports maak je Excel-rapporten op basis van werkbonnen, uren, facturen of materialen, met velden als kostprijs, verkoopprijs, uurkosten en omzet. Je filtert op periode, klant of selectie en laat het rapport bijvoorbeeld elke maand automatisch naar je mailbox sturen. Wil je dashboards, dan koppel je OutSmart aan Power BI.
Rekenvoorbeeld: een storingsklus van €145 (1 uur à €95 plus €50 materiaal). De monteur was 1,5 uur bezig plus 50 minuten reistijd die je niet doorbelast. Bij een kostprijs van €58 per uur kost de arbeid €135, het materiaal €32 inkoop. Opbrengst €145, kosten €167: deze klus kost je €22. Zonder nacalculatie had je hem als winstgevend beschouwd.
Van jaarcijfers naar inzicht per klus.
| Stap | Losse briefjes en Excel | Met OutSmart |
|---|---|---|
| Uren per klus | Geschat of uit het hoofd | Geregistreerd op de werkbon met werk- en reistijd |
| Materiaal per klus | Bonnetjes, vaak onvolledig | Artikelen op de werkbon met inkoop- en verkoopprijs |
| Calculatie vooraf | Spreadsheet zonder margecontrole | Calculatiemodule met marge en margedoelen |
| Nacalculatie | Pas bij de jaarcijfers, zonder detail | Rapport per periode, klant of werkbon, automatisch per e-mail |
Stap 1: Bereken je echte kostprijs per uur. Gebruik declarabele uren, niet aanwezige uren. Dit ene getal bepaalt of al je calculaties kloppen.
Stap 2: Leg uren en materialen per werkbon vast. Zonder betrouwbare uren en materialen per klus is elke nacalculatie een schatting. Begin hier, ook als je verder nog niets verandert.
Stap 3: Maak elke maand een nacalculatie. Laat een rapport per werksoort en per klant automatisch maandelijks komen en vergelijk het met je calculaties. Pas tarieven, vaste prijzen of contractprijzen aan waar je structureel verlies ziet. Lees ook hoe je met calculatie en offertes betere marges haalt vóórdat je begint.
Probeer OutSmart 14 dagen gratis →