Snel overzicht
Een webinar over Taken en CRM+: van interne actielijstjes tot een volledig salestraject in OutSmart
OutSmart staat bekend om werkbonnen. Maar er zit meer in dan de meeste bedrijven dagelijks gebruiken. Taken en CRM+ zijn twee modules die samen zorgen dat interne acties niet meer vergeten worden en dat je salestraject eindelijk overzichtelijk wordt.
Dat was de rode draad van dit webinar. Mike Vergouw, consultant bij OutSmart, nam de deelnemers live mee door beide modules: hoe je ze inricht, hoe je ze gebruikt en hoe je ze slim combineert met automatiseringen.
Deze blog is de volledige recap.
Bekijk de volledige webinar terug
Liever kijken dan lezen? De volledige opname staat hieronder.
Meer webinars terugkijken? Bekijk alle opnames op onze webinar on-demand pagina.
OutSmart staat bekend om werkbonnen, opdrachten die je klaarzet voor de buitendienst. Maar niet alles past in een werkbon. Denk aan een collega die een klant moet nabellen naar aanleiding van een offerte, of iemand die materialen moet bestellen zodra een klus gestart wordt.
Dat zijn taken: concrete acties die je toewijst aan een collega, met een deadline, prioriteit en status. Geen werkbon, geen klantlocatie, gewoon een duidelijke actie met een verantwoordelijke persoon erop.
Taken worden het meest gebruikt voor intern overleg en binnendienst-acties. De buitendienst ziet taken terug in de app, naast het werkbonoverzicht, maar let op: een taak geeft geen pop-up zoals een nieuwe werkbon dat doet. Je collega moet het takenoverzicht zelf in de gaten houden.
Mike liet live zien hoe je een taak aanmaakt, zowel vanuit de backoffice als vanuit de app. De velden zijn op beide plekken hetzelfde:
Bij het opslaan heb je drie opties: gewoon opslaan, opslaan én direct een mail sturen naar de medewerker, of opslaan en meteen een vervolgstaak aanmaken.
Taken zijn ook terug te zien op het planbord, handig als je wil zien wat er die dag op iemands bordje ligt naast de werkbonnen.
Tijdens het webinar stelde een deelnemer de vraag: kan ik een taak koppelen aan een offerte? Het antwoord is ja. Vanuit een offerte zie je naast logboek, communicatie en bestanden ook de mogelijkheid om direct een taak aan te maken, specifiek gekoppeld aan die offerte.
Dat maakt het makkelijk om de opvolging van een offerte bij te houden. Wie belt de klant na? Wanneer? En is dat al gedaan?
Het wordt echt krachtig als je taken combineert met automatiseringen. Mike liet twee voorbeelden zien:
1. Taak bij geaccepteerde offerte
Zodra een offerte de status "geaccepteerd" krijgt, maakt OutSmart automatisch een taak aan. Bijvoorbeeld: "Bestel alle spullen voor de geaccepteerde offerte." De medewerker krijgt de taak direct in beeld en kan meteen aan de slag.
2. Taak een week na verzenden offerte
Een deelnemer vroeg tijdens het webinar of je ook een taak kunt plannen op een later moment, bijvoorbeeld automatisch nabellen een week na het versturen van een offerte. Dat kan. Je stelt in de automatisering in dat de taak pas over een week start, niet gelijk bij het triggerpunt.
Zo hoef je nooit meer handmatig bij te houden wanneer je iemand moet nabellen. OutSmart doet dat voor je.
OutSmart heeft standaard al een CRM-omgeving: je ziet per relatie de contactpersonen, werkbonnen, offertes, facturen en contracten. Maar alles in OutSmart is op dit moment een "klant".
Met CRM+ wordt dat uitgebreid. Je kunt relaties indelen in accounttypes: lead, prospect, klant, niet actief en per accounttype leadfases instellen die passen bij jouw salesproces. Denk aan: nog te spreken → gesproken → offerte verstuurd → gewonnen of verloren.
Dat maakt je pipeline zichtbaar. Je weet precies in welke fase een prospect zit en wat de volgende actie is.
Misschien niet het leukste onderdeel, maar wel een van de meest waardevolle. Als een prospect toch niet klant wordt, kun je in CRM+ een afsluitreden vastleggen. Was het de prijs? Heeft hij gekozen voor een concurrent? Was het contact niet goed?
Die redenen kun je later gebruiken voor rapportages. Aan het eind van het kwartaal zie je precies waarom je deals zijn misgelopen en kun je daar iets mee doen.
Kan ik een taak koppelen aan een offerte?
Ja. Vanuit een offerte kun je direct een taak aanmaken die specifiek aan die offerte is gekoppeld.
Kan ik een taak automatisch instellen voor een week na het versturen van een offerte?
Ja. Via automatiseringen stel je in dat de taak niet direct aangemaakt wordt, maar pas na een ingesteld aantal dagen. Handig voor automatische nabelpunten.
Hoe ziet de buitendienst dat er een taak klaarstaat?
Via het takenoverzicht in de app, naast het werkbonoverzicht. Er verschijnt geen pop-up zoals bij een nieuwe werkbon, dus medewerkers moeten het zelf controleren.
Kunnen taken en CRM+ gratis uitprobeerd worden?
Ja. Beide modules zijn tijdelijk te testen (14 dagen, voor de testperiode eindigt krijg je mail) via de Marktplaats in je OutSmart-account. Kom je er niet uit? Neem dan contact op met Customer Success.
Taken en CRM+ zijn twee modules die los al waardevol zijn, maar samen zorgen ze ervoor dat je salestraject en interne opvolging in één systeem zitten. Geen losse lijstjes, geen gemiste nabelbellen, geen onduidelijkheid over wie wat oppakt.