7 min read
Software voor koeltechniek installateurs: vergelijking 2026
Joost Lorie : Jun 18, 2026 3:57:39 PM
Software voor koeltechniek installateurs is een digitaal platform waarmee koeltechniekbedrijven koudemiddelregistraties bijhouden, F-gas compliance aantonen, monteurs inplannen en werkbonnen digitaal verwerken. Een volledige oplossing zoals OutSmart met de KoudSmart module (add-on bij het basisabonnement vanaf €168/jaar) combineert het wettelijk verplichte koudemiddellogboek met planning, urenregistratie en facturatie in één systeem.
Een monteur vult een papieren koudemiddellogboek in op locatie. Drie weken later moet je voor een STEK-inspectie aantonen wat er wanneer is bijgevuld bij welke installatie — en het papier is weg. Of erger: de geregistreerde hoeveelheid klopt niet met de inkoop. Als koeltechniekbedrijf ken je dit probleem. De F-gassenverordening legt de administratieve druk hoog, en handmatige registratie leidt structureel tot fouten, ontbrekende gegevens en onnodige stress bij audits.
In dit overzicht vergelijken we 5 software tools voor koeltechniek installateurs op koudemiddelregistratie, F-gas compliance, planning en dagelijks gebruik. We richten ons op koeltechniekbedrijven met 2 tot 50 monteurs in Nederland en België die willen stoppen met papieren logboeken en losse systemen.
Snel overzicht: 5 tools vergeleken
- OutSmart + KoudSmart — Beste alles-in-één keuze: FSM-platform met geïntegreerde koudemiddelregistratie, planning, werkbonnen en facturatie. Offline app, NL boekhoudkoppelingen, vanaf €168/jaar.
- Climatools — Niche ERP specifiek voor de koeltechniekbranche met uitgebreide F-gas functies. Sterk maar complexer en duurder voor kleinere bedrijven.
- Insezo — Brede field service management tool met ondersteuning voor meerdere branches. Minder diepgaand op koeltechniek-compliance dan KoudSmart.
- Simple Simon — Eenvoudige werkbon-app zonder ingebouwde koudemiddelregistratie. Basis optie voor bedrijven die alleen werkbonnen willen digitaliseren.
- ENK Software — ERP voor installatiebedrijven met koeltechniek-modules. Uitgebreid maar primair gericht op middelgrote tot grote bedrijven (50+ fte).
Vergelijkingstabel: software koeltechniek installateurs
Een directe vergelijking op de criteria die voor koeltechniekbedrijven het meest tellen.
| Tool | Prijs indicatie | Koudemiddelregistratie | F-gas compliance | Planning + werkbonnen | NL boekhoudkoppeling | Beste voor |
|---|---|---|---|---|---|---|
| OutSmart + KoudSmart | Vanaf €168/jaar | ✓ Per object/installatie | ✓ STEK-rapport export | ✓ Volledig ingebouwd | ✓ Exact, AFAS, SnelStart | NL koeltechniek 2–50 fte |
| Climatools | Op aanvraag | ✓ Uitgebreid | ✓ Uitgebreid | ✓ Ja | Beperkt | Koeltechniek specialist 10–50 fte |
| Insezo | Op aanvraag | Beperkt | Geen specifieke module | ✓ Ja | Beperkt | Gemengde buitendienst |
| Simple Simon | Op aanvraag | Niet ingebouwd | Niet beschikbaar | Basis werkbonnen | Beperkt | Alleen werkbonnen digitaliseren |
| ENK Software | Enterprise — op aanvraag | ✓ Uitgebreid | ✓ Uitgebreid | ✓ Volledig ERP | ✓ Ja | Grote installatiebedrijven 50+ fte |
Hoe we beoordelen
We hebben deze tools beoordeeld op vijf criteria die voor koeltechniekbedrijven met buitendienst het meest tellen:
1. Koudemiddelregistratie — Kan de tool per object bijhouden welk koudemiddel is gebruikt, bijgevuld of verloren? Is het logboek direct beschikbaar voor audits?
2. F-gas compliance — Genereert de tool automatisch de rapportages die nodig zijn voor de F-gassenverordening en STEK-inspecties?
3. Planning en werkbonnen — Heeft de tool een volledig planningssysteem met digitale werkbonnen, urenregistratie en klanthandtekening?
4. Mobiele app en offline werken — Werkt de app zonder internet in technische ruimtes en industrieterreinen?
5. NL marktgeschiktheid — Zijn er koppelingen met gangbare Nederlandse boekhoudpakketten en is ondersteuning beschikbaar in het Nederlands?
1. OutSmart + KoudSmart — Beste alles-in-één keuze voor NL koeltechniek
OutSmart + KoudSmart module
Field service management + koudemiddelregistratie · NL/BE · Onderdeel van Visma Group
Voor wie
OutSmart met de KoudSmart Power-Up is gebouwd voor koeltechniekbedrijven, HVAC-installateurs en klimaatbeheerbedrijven in NL en BE die het koudemiddellogboek willen combineren met hun dagelijkse planning, werkbonnen en facturatie — zonder twee losse systemen te beheren.
Kernfuncties
- KoudSmart module: digitaal koudemiddellogboek per object/installatie
- Registreer bijvulling, verlies en type koudemiddel direct via de app op locatie
- Automatische rapportages voor STEK-inspecties en F-gas audits (PDF export)
- Objectbeheer: alle installaties per klant met onderhoudshistorie
- Visueel planbord voor preventief onderhoud en spoedklussen
- Digitale werkbonnen met uren, materialen, foto's en handtekening op locatie
- Offline app (iOS + Android) — werkt in kelder of industrieterrein zonder bereik
- Directe koppeling werkbon → factuur via Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird
Prijzen
| Pakket | Prijs/jaar | Gebruikers |
|---|---|---|
| Launch | €168 | 1 gebruiker |
| Boost | €416 | 2 gebruikers |
| Accelerate ⭐ | €1.625 | 5 gebruikers (meest gekozen) |
| Maximize | €2.185 | 5 gebruikers + meer functies |
| KoudSmart add-on | Op aanvraag | Per pakket |
Sterke punten
- Koudemiddelregistratie + planning + facturatie in één systeem
- Automatische STEK-rapportages — geen handmatig werk meer
- Offline werken in technische ruimtes zonder bereik
- NL boekhoudkoppelingen standaard inbegrepen
- Objectbeheer per installatie met volledige onderhoudshistorie
Aandachtspunten
- KoudSmart is een betaalde add-on bovenop het basisabonnement
- Minder uitgebreide ERP-functies dan ENK of Climatools voor >50 fte
"OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter."
— Twan van Horssen, Mobility InstallationsIdeaal voor: Koeltechniek- en HVAC-bedrijven met 2 tot 50 medewerkers die het F-gas logboek willen combineren met hun dagelijkse buitendienstoperatie — zonder de complexiteit van een volledig ERP.
2. Climatools — Niche ERP voor de koeltechniekbranche
Climatools
Branchespecifiek ERP voor HVAC en koeltechniek · NL/BE · Standalone ERP
Voor wie
Climatools is specifiek gebouwd voor de koeltechniek- en HVAC-branche en biedt diepgaande F-gas compliance functies. Het is een volledigere ERP-oplossing dan een FSM-tool, maar vraagt daardoor ook meer implementatietijd en is duurder voor kleinere bedrijven.
Kernfuncties
- Uitgebreide koudemiddelregistratie en F-gas compliance
- STEK-logboek en certificaatbeheer
- Planning en werkbonnen voor technici
- Servicecontracten en onderhoudsplanning
- Facturatie en boekhoudmodule
Sterke punten
- Diepste F-gas compliance functies van alle opties
- Specifiek gebouwd voor koeltechniek — geen generieke FSM
- Uitgebreide STEK- en certificaatadministratie
Aandachtspunten
- Alleen bruikbaar voor koeltechniek — niet voor gemengde buitendienst
- Hogere implementatiekosten en doorlooptijd
- Minder sterke NL boekhoudkoppelingen dan OutSmart
- Te zwaar voor bedrijven kleiner dan 10 fte
Ideaal voor: Gespecialiseerde koeltechniekbedrijven van 10 tot 50 medewerkers die uitsluitend in de koeltechniekbranche werken en diepgaande ERP-functies naast F-gas compliance willen.
3. Insezo — Brede FSM voor gemengde buitendienst
Insezo
Field service management voor meerdere branches · NL · SaaS
Voor wie
Insezo is een generieke FSM-tool die meerdere branches bedient. Voor koeltechniekbedrijven mist het de specifieke koudemiddelregistratie- en F-gas compliancefuncties die wettelijk verplicht zijn. Het is een optie als je ook andere buitendienstprocessen wilt digitaliseren naast koeltechniek.
Kernfuncties
- Planning en werkbonnen voor buitendienst
- Urenregistratie en rapportages
- Klant- en objectbeheer
- Mobiele app voor technici
Sterke punten
- Breed inzetbaar voor meerdere branches
- Eenvoudige interface
- Geschikt voor bedrijven met gemengde diensten
Aandachtspunten
- Geen ingebouwde koudemiddelregistratie of F-gas module
- Minder diepgaand op koeltechniek-compliance
- Minder sterke NL boekhoudkoppelingen
Ideaal voor: Bedrijven met gemengde buitendienst die naast koeltechniek ook andere servicediensten aanbieden en een generieke FSM-tool zoeken — zonder specifieke F-gas compliancebehoefte.
4. Simple Simon — Eenvoudige werkbon-app zonder compliance module
Simple Simon
Werkbon software voor kleine servicebedrijven · NL/BE · SaaS
Voor wie
Simple Simon is gericht op kleine servicebedrijven die snel willen starten met werkbonnen digitaliseren. Voor koeltechniekbedrijven schiet het tekort: er is geen ingebouwde koudemiddelregistratie of F-gas compliancemodule. Je zou nog steeds een apart logboek moeten bijhouden.
Sterke punten
- Snel te implementeren voor kleine teams
- Eenvoudige werkbon digitalisering
- Lage drempel om mee te starten
Aandachtspunten
- Geen koudemiddelregistratie of F-gas module
- Geen STEK-rapportage functionaliteit
- Apart logboek vereist voor F-gas compliance
- Beperkte planningsfuncties
Ideaal voor: Kleine bedrijven die alleen werkbonnen willen digitaliseren en niet verplicht zijn aan F-gas registratie (bv. warmtepomp installateurs zonder gefluoreerde koudemiddelen).
5. ENK Software — ERP voor grote installatiebedrijven
ENK Software
Full ERP voor installatie- en onderhoudsbedrijven · NL · Enterprise
Voor wie
ENK Software is een volledig ERP voor de installatie- en onderhoudssector. Het bevat koeltechniek- en F-gas modules, maar is primair gericht op middelgrote tot grote bedrijven (50 fte en meer). Voor mkb-koeltechniekbedrijven is het doorgaans te complex en te duur.
Sterke punten
- Volledig ERP — van inkoop tot facturatie
- Uitgebreide koeltechniek- en F-gas modules
- Sterke NL marktpositie (1.650+ klanten)
Aandachtspunten
- Te complex voor bedrijven onder 50 fte
- Lange implementatietijd (maanden, niet dagen)
- Hoge licentie- en implementatiekosten
Ideaal voor: Grote installatiebedrijven (50+ fte) met complexe bedrijfsprocessen die een volledig ERP nodig hebben en budget en tijd hebben voor een uitgebreide implementatie.
Welke tool past bij jouw koeltechniekbedrijf?
Gebruik deze tabel om snel de juiste keuze te maken op basis van jouw situatie.
| Jouw situatie | Beste keuze | Waarom |
|---|---|---|
| Klein koeltechniekbedrijf, 2–15 monteurs, NL | OutSmart + KoudSmart | Complete oplossing: F-gas logboek + planning + facturatie, snel live |
| Groeiend HVAC-bedrijf, planning en compliance combineren | OutSmart Accelerate + KoudSmart | 5 gebruikers, alle functies, NL boekhoudkoppeling inbegrepen |
| Puur koeltechniek specialist, 10–50 fte, ERP gewenst | Climatools | Diepste F-gas functies, branchespecifiek ERP |
| Gemengde buitendienst, koeltechniek is slechts één discipline | Insezo | Breed inzetbaar voor meerdere branches |
| Alleen werkbonnen digitaliseren, geen F-gas verplichting | Simple Simon | Laagste drempel voor kleine teams |
| Groot installatiebedrijf, 50+ fte, volledige ERP nodig | ENK Software | Volledig ERP met koeltechniek-modules voor enterprise |
Conclusie: OutSmart + KoudSmart als beste keuze voor NL koeltechniek
Voor koeltechniekbedrijven in Nederland die het wettelijk verplichte koudemiddellogboek willen combineren met hun dagelijkse planning, werkbonnen en facturatie, is OutSmart met de KoudSmart module de sterkste keuze. De tool is specifiek gebouwd voor de NL/BE markt, werkt volledig offline — ook in technische ruimtes zonder bereik — en heeft directe koppelingen met de meest gebruikte Nederlandse boekhoudpakketten.
Climatools is een sterk alternatief voor gespecialiseerde koeltechniekbedrijven die een diepgaand ERP nodig hebben, maar vraagt meer implementatietijd en is duurder voor kleinere teams. Insezo en Simple Simon missen de F-gas compliancefuncties die de wet vereist. ENK Software is uitstekend voor grote installatiebedrijven maar te complex voor mkb.
Probeer OutSmart 14 dagen gratis →
In 3 stappen aan de slag met digitale koudemiddelregistratie
Stap 1: Inventariseer je installaties. Breng alle objecten met gefluoreerde koudemiddelen in kaart. Registreer het type koudemiddel, de hoeveelheid en de locatie per installatie. Dit vormt de basis van je digitale logboek in OutSmart.
Stap 2: Activeer KoudSmart en train je monteurs. Activeer de KoudSmart module in OutSmart en laat monteurs via de app de eerste ingrepen registreren. De interface is intuïtief — de meeste monteurs zijn binnen een dag vertrouwd met de registratie.
Stap 3: Genereer je eerste STEK-rapport. Na het registreren van de eerste ingrepen genereer je met één klik een volledig logboekrapport per installatie. Dit rapport is direct bruikbaar voor STEK-inspecties en F-gas audits.
Start je gratis proefperiode →