De registratieplicht voor uren en materialen is geen losse wet, maar de optelsom van regels die bedrijven verplichten gewerkte uren en verbruikte materialen controleerbaar vast te leggen: de fiscale bewaarplicht van 7 jaar, de Arbeidstijdenwet (52 weken), de Wet kwaliteitsborging en de F-gassenverordening. Met een digitale werkbon leg je dit vast zonder extra papierwerk.
Een urenbriefje in de bus, bonnetjes van de groothandel in het dashboardkastje en op vrijdag een stapel papier op kantoor. Voor veel installatie-, bouw- en servicebedrijven is dat nog de manier waarop uren en materialen worden geregistreerd. Tot de Belastingdienst, de Arbeidsinspectie of een hoofdaannemer om onderbouwing vraagt.
In deze gids lees je welke regels er gelden, hoe lang je wat moet bewaren, wat er misgaat als je registratie niet klopt en hoe je eraan voldoet zonder dat je monteurs of je kantoor er extra werk aan hebben.
Let op: deze gids geeft een praktisch overzicht en is geen juridisch advies. Twijfel je over jouw situatie, overleg dan met je accountant of brancheorganisatie.
Welke regels verplichten je om uren en materialen vast te leggen?
1. Fiscale bewaarplicht: 7 jaar
De Belastingdienst verplicht elke ondernemer om een administratie te voeren en de basisgegevens 7 jaar te bewaren. Werkbonnen, urenstaten, inkoopbonnen en facturen horen daarbij: ze onderbouwen je omzet en kosten. Er is geen voorgeschreven vorm, maar de administratie moet controleerbaar zijn binnen redelijke tijd.
2. Urencriterium voor ondernemers: 1.225 uur
Wil je als zelfstandige gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek, dan moet je aantonen dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming werkt. Een urenregistratie per dag en per klus is daarvoor het sterkste bewijs.
3. Arbeidstijdenwet: registratie van arbeids- en rusttijden
Heb je personeel, dan moet je als werkgever de arbeids- en rusttijden van je medewerkers registreren en die registratie minimaal 52 weken bewaren. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan deze opvragen. Een reconstructie achteraf geldt daarbij niet als zorgvuldige registratie. In de bouw komen daar afspraken uit de cao Bouw & Infra over werktijden, toeslagen en verlof bij.
4. Wet kwaliteitsborging (Wkb): materialen en installaties
Sinds 1 januari 2024 moet de aannemer bij oplevering een consumentendossier aanleveren met onder meer een beschrijving van de toegepaste materialen en installaties en gegevens voor gebruik en onderhoud. Installateurs leveren hun deel daarvan meestal aan de hoofdaannemer. Wie per werkbon vastlegt welk materiaal waar is gebruikt, heeft dat dossier vrijwel kant-en-klaar. Lees ook onze checklist bouwzekerheid voor oplevering.
5. F-gassen: logboek per installatie
Werk je aan koel-, klimaat- of warmtepompinstallaties met F-gassen, dan moeten werkzaamheden, lekcontroles en bijgevulde of teruggewonnen koudemiddelen in een logboek worden vastgelegd en minimaal 5 jaar worden bewaard, op basis van de Europese F-gassenverordening (EU) 2024/573. Met de F-gassen-oplossing in OutSmart leg je dit digitaal vast per object.
6. Ketenaansprakelijkheid: wie werkte waar?
Werk je als onderaannemer, dan vraagt de hoofdaannemer vaak een mandagenregistratie: welke medewerker op welke dag op het project werkte. Daarmee beperkt hij zijn risico op ketenaansprakelijkheid voor loonheffingen. Een urenregistratie per project levert die gegevens direct aan.
Hoe lang moet je wat bewaren? Overzicht
| Wat | Waarom | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Werkbonnen, urenstaten, inkoopbonnen, facturen | Fiscale bewaarplicht (Belastingdienst) | 7 jaar |
| Arbeids- en rusttijden van personeel | Arbeidstijdenwet | Minimaal 52 weken |
| Logboek werkzaamheden aan F-gasinstallaties | F-gassenverordening (EU) 2024/573 | Minimaal 5 jaar |
| Toegepaste materialen en installaties | Wkb-consumentendossier | Overdragen bij oplevering aan de opdrachtgever |
Waar gaat het in de praktijk mis?
De regels zijn zelden het probleem. Het probleem is dat uren en materialen achteraf worden vastgelegd. De monteur vult op vrijdag zijn urenbriefje in uit zijn hoofd, rondt af en vergeet de reistijd. Bonnetjes van de groothandel raken kwijt, waardoor materiaal niet op de factuur komt én niet in het dossier. En kantoor typt alles nog eens over in het boekhoudpakket, met nieuwe fouten als gevolg.
Zo'n registratie is niet alleen zwak bij een controle, maar kost je ook omzet: vergeten uren en materialen worden nooit gefactureerd. Lees daarover meer in onze complete gids over urenregistratie in de buitendienst.
Zo voldoe je aan de registratieplicht zonder extra papierwerk
De oplossing is simpel: leg uren en materialen vast op het moment dat het werk gebeurt, op dezelfde plek als de opdracht. Met een digitale werkbon in OutSmart werkt dat zo:
- Uren met tijdstempel: de monteur start een timer op de werkbon, kiest werk- of reistijd en stopt aan het einde. Start, eind en duur liggen vast; pauzes kunnen apart worden geregistreerd.
- Materialen per werkbon: verbruikte artikelen worden direct op de werkbon toegevoegd, uit je eigen artikelbestand.
- Foto's en handtekening: bewijs van het uitgevoerde werk en akkoord van de klant op locatie. Je kunt instellen dat deze verplicht zijn voordat de werkbon verzonden kan worden.
- Controle en export: met Timesheets bekijk je uren per medewerker per week, keur je ze goed of af en exporteer je ze naar Excel. Met Reports stel je eigen rapporten samen.
- Direct naar de boekhouding: via koppelingen met onder meer Exact Online, AFAS, SnelStart en Moneybird gaan uren en materialen door naar de factuur, zonder overtypen.
Registratie op papier vs. met OutSmart
Wat er verandert als je uren en materialen digitaal vastlegt.
| Processtap | Op papier of in Excel | Met OutSmart |
|---|---|---|
| Uren registreren | Achteraf uit het hoofd, afgerond en zonder reistijd | Timer op de werkbon met start, eind en werk- of reistijd |
| Materialen vastleggen | Bonnetjes die kwijtraken of niet op de factuur komen | Artikelen direct op de werkbon, beschikbaar voor factuur en dossier |
| Bewijs bij discussie of controle | Woord tegen woord, of zoeken in ordners | Foto's, handtekening en tijdstempels per werkbon, snel te exporteren |
| Verwerking op kantoor | Alles overtypen in het boekhoudpakket | Uren en materialen gaan via de koppeling door naar facturatie |
In 3 stappen je registratie op orde
Stap 1: Bepaal welke regels voor jou gelden. Ben je zzp'er, werkgever, onderaannemer in de bouw of werk je met F-gassen? Zet per regel op een rij wat je moet vastleggen en hoe lang je het bewaart. Gebruik de tabel hierboven als startpunt.
Stap 2: Leg uren en materialen vast op de werkbon, niet achteraf. Laat monteurs registreren op het moment van uitvoering, met tijdstempel, materiaal, foto's en handtekening. Maak verplichte velden verplicht, zodat een werkbon niet onvolledig binnenkomt.
Stap 3: Controleer wekelijks en koppel aan je boekhouding. Keur uren één keer per week goed, exporteer wat je accountant nodig heeft en laat facturen via de koppeling ontstaan. Dan is je administratie elke week controleerbaar, niet pas bij de jaarafsluiting.
Probeer OutSmart 14 dagen gratis →