Projectmanagement en projectmanagement software | OutSmart

Steeds meer bedrijven werken met projectteams en begrensde projecten. Daardoor krijgen ze ook te maken met projectmanagement. Zonder projectmanagement kun je het project namelijk niet in goede banen leiden.

Wat is projectmanagement?

Projectmanagement of projectbeheer is het planmatig begeleiden van een projectteam, zodat alle gestelde doelen worden behaald binnen de looptijd van het project.

Een ‘project’ is in dit geval een vastgestelde reeks taken voor een klus die binnen een bepaalde tijd uitgevoerd moeten worden om een afgesproken resultaat op te leveren. Een project heeft een begin en een einde.

Nu al enthousiast? Probeer dan 14 dagen met een gratis proefaccount

De 5 fases van een project

Vrijwel elk project bestaat uit vijf standaard fases:

1. Opstartfase: allereerst worden er afspraken gemaakt, stakeholders vastgesteld en contracten ondertekend.
2. Projectplanning: nu wordt er een concrete planning opgezet. Hoeveel tijd gaat het kosten, uit welke taken bestaat dit project, welke mensen en andere middelen heb je nodig?
3. Uitvoering: tijd om aan de slag te gaan met de vastgestelde taken.
4. Monitoring: deze fase loopt gelijktijdig met de vorige en is bedoeld om het overzicht te bewaren. Gaat alles nog goed? Loop je nog op schema? Ga je niet over je budget heen?
5. Afsluiting: tot slot wordt het eindproduct opgeleverd en het project formeel afgesloten.

Het belang van efficiënt projectmanagement

Een project is zelden simpel. Je schakelt met vele stakeholders, verschillende taken lopen door elkaar heen: een project is als een machine met een heleboel in elkaar grijpende radertjes. Een projectmanager is dan ook onmisbaar om het verloop in goede banen te leiden.

Zo’n projectmanager draagt de verantwoordelijkheid voor het maken van de strategische projectplanning én de uitvoering ervan. Ook controleert hij voortdurend of het allemaal volgens plan gaat. Als er iets mis dreigt te gaan, dan is het aan de projectmanager om dat recht te trekken.

Met efficiënt projectmanagement zorg je ervoor dat het project van een leien dakje loopt. Bijvoorbeeld:

• Je kunt kwaliteit van de deliverables garanderen;
• Je schept orde en duidelijkheid voor alle betrokken partijen;
• Je behoudt het overzicht;
• Je beperkt risico’s;
• Je haalt het meeste uit de middelen die je tot je beschikking hebt.

Efficiënt projectmanagement is de basisvoorwaarde voor een succesvol project.

Wat er misgaat zonder strak projectmanagement

Zonder toegewijde projectmanager loopt je projectmanagement in het honderd. En daardoor ook je project.

Geen of slecht projectmanagement brengt bijvoorbeeld slechte en onduidelijke communicatie met zich mee. En dat zorgt ervoor dat de machine niet meer geolied loopt: je werknemers staan te wachten of zijn juist niet op tijd, het overzicht is zoek en alles moet op het laatste moment nog gebeuren. Onnodige stress, die je makkelijk kunt voorkomen met daadkrachtig projectmanagement.

Met slordig projectmanagement ben je verzekerd van een slechte deliverable én ontevreden, teleurgestelde werknemers of klanten. Dat is dus dubbel verliezen.

De voordelen van goede projectmanagement software

Met projectmanagement software maak je het je projectmanagers makkelijker. Zulke software centraliseert alle informatie over het project. En het zorgt ervoor dat je het projectteam beter kunt begeleiden, het overzicht goed kunt behouden en de planning scherp in de gaten kunt houden. Bijsturen wordt simpeler, omdat je het sneller in de gaten hebt als het mis dreigt te gaan.

Bovendien heb je inzicht in het verloop van eerdere, vergelijkbare projecten. Wat ging er toen goed en wat kan er beter? Die inzichten kun je meenemen in elk nieuw project. Het resultaat: een gestandaardiseerde aanpak en voorspelbare, kwalitatieve output.

Onmisbare functionaliteiten in projectmanagement software

Projectmanagement software kun je in slanke versies vinden en in de vorm van overvolle tools. Een paar functionaliteiten zijn écht onmisbaar:

• Projectplanning: de planning staat natuurlijk centraal in efficiënt projectmanagement. Daarom bevat alle goede projectmanagement software een overzichtelijke en handige planfunctie. Jij en het projectteam hebben hierdoor altijd inzicht in naderende deadlines en de dagelijkse agenda.
• Personeelsplanning: om de planning nog concreter te maken, plan je ook je werknemers of onderaannemers in. Dan weten die waar ze elke dag aan toe zijn en krijg jij een duidelijk beeld van de taakverdeling en de efficiëntie van je mensen.
• Urenregistratie: om de voortgang van het project te bewaken, is het belangrijk dat je inzicht hebt in de uitgevoerde taken en de gemaakte uren. Je bent immers gebonden aan een vast aantal uren of een naderende deadline. Als je werknemers consistent bijhouden welke taken ze verrichten, weet je projectmanager altijd wat de actuele stand van zaken is. Ook heel handig om te analyseren voor toekomstige projecten. Deze kun je vervolgens weer koppelen aan digitale werkbonnen, facturatie en offerte om zo een automatiseringsslag te kunnen maken.
• Een mobiele app: met name essentieel als je met een buitendienst werkt. Iedereen heeft met de app altijd toegang tot de projectplanning en alle relevante informatie die ze maar nodig kunnen hebben. Ook zijn (push)notificaties een snelle en effectieve manier van communicatie.
• Handige integraties en koppelingen: voorkom de vorming van informatiesilo’s en zorg ervoor dat alle informatie aan elkaar gekoppeld is. Goede projectmanagement software is koppelbaar met andere boekhoudsystemen, ERP’s en CRM’s. Zo heb je altijd de juiste informatie bij de hand.

Probeer OutSmart 14 dagen gratis

Wil jij je projectmanagement ook naar een hoger niveau tillen met kwalitatieve en complete projectmanagement software? Dan heeft OutSmart de uitkomst voor jou! Onze workflowsoftware is ideaal om projecten mee te managen en bevat, naast de bovenstaande essentiële functionaliteiten, nog meer handige tools die gegarandeerd van pas komen bij het project.

We snappen dat je niet meteen overtuigd bent van OutSmart. Logisch, want je wilt het toch liever eerst zelf testen? Daarom kun je de projectmanagement software van OutSmart 30 dagen lang kosteloos en vrijblijvend uitproberen. Je zit nergens aan vast, beloofd.

Wil je eerst even wat beter kennismaken met OutSmart? Dat kan door een live demo aan te vragen. Tijdens die demo nemen we in een 1-op-1-gesprek de software met je door. Dat kost niets en is ook helemaal vrijblijvend. Wil je dat we bepaalde functionaliteiten uitlichten? Laat het weten, en we passen de demo erop aan. We spreken je graag binnenkort!

Probeer OutSmart nu 14 dagen gratis