PlanSmart in OutSmart: automatisch je planning en routes maken

Automatisch je planning en routes maken met PlanSmart

Ben je elke week weer aan het puzzelen welke klus bij welke monteur past? En rijdt je monteur van Utrecht naar Zwolle en weer terug, omdat de volgorde net niet handig was?

Met PlanSmart plan je in één keer al je werkbonnen in, verdeeld over je medewerkers. PlanSmart kijkt naar reistijd, beschikbaarheid en wat er voor de klus nodig is. Jij controleert het resultaat en zet het klaar.

Mike Vergouw, Implementatie Consultant bij OutSmart, helpt onder andere installatie en bouwbedrijven bij het inrichten van hun planning. In de PowerUp-webinar liet hij zien hoe je PlanSmart instelt en je eerste planning laat maken. Tijdens het webinar kwamen veel vragen binnen over verlof, vaste starttijden en afwijkende roosters. Die antwoorden lees je hieronder ook.

Bekijk de webinar terug

Meer webinars terugkijken? Bekijk alle opnames op onze webinar on-demand pagina.

Wat is PlanSmart?

PlanSmart is de automatische routeplanner in OutSmart, de software voor werkplanning en werkbonnen van installatie-, service- en onderhoudsbedrijven. Je kiest een periode, de medewerkers en de werkbonnen die ingepland moeten worden. PlanSmart bepaalt wie welke klus doet en in welke volgorde, met zo min mogelijk reistijd.

PlanSmart is een power-up: een uitbreiding die je los aan je OutSmart-account toevoegt. In Marktplaats heet hij PlanSmart AI Routeplanner.

Een planning die klopt, scheelt aan beide kanten: minder puzzelen en bellen op kantoor, minder onnodige kilometers voor je monteurs. Jij hoeft niet meer te puzzelen. Je controleert alleen het resultaat.

Welke instellingen heb je nodig voor PlanSmart?

PlanSmart plant zo goed als de informatie die je erin stopt. Je loopt deze instellingen één keer door in de backoffice via Instellingen > PlanSmart. Daar staat ook een kort introductiefilmpje.

• Startadres per medewerker: vertrekt je monteur van huis of van het bedrijfsadres, zoals kantoor of het magazijn?
• Werktijden: werkt iemand van 7 tot 4 of van 9 tot 5? Is hij op donderdag vrij? Vink per dag aan wanneer iemand beschikbaar is.
• Groepen: maak groepen zoals buitendienst en binnendienst, service en onderhoud, of Nederland en België. Zo plan je straks één groep tegelijk in.
• Reis en depot: mag je monteur alleen binnen werktijd rijden, of mag hij eerder vertrekken zodat hij om 8.00 uur op de klus staat? Bij buiten werktijd geef je aan hoeveel minuten reistijd vooraf mag.
• Gewicht en lading: werk je met een maximale lading per bus? Leg het gewicht vast in een vrij veld op de werkbon. PlanSmart telt het op en houdt zich aan het maximum.
• Dagdelen: maak dagdelen of tijdsloten aan, zoals ochtend en middag of 10.00 tot 11.00 uur. Die gebruik je voor de voorkeurstijden van je klant.

Wat doet PlanSmart als een werkbon niet past?

Dat bepaal je zelf, met twee instellingen.

Mag het schema net buiten de regels vallen? Stel dat je werktijd om 8.00 uur begint. Vind je 7.45 uur ook prima, dan mag PlanSmart een klus er net tussen zetten. Wil je dat de regels altijd hard zijn, dan kies je de strenge optie.

Afbreken of doorplannen? Als een paar werkbonnen niet passen, kan PlanSmart de hele run stoppen. Of hij plant zoveel mogelijk in en laat de rest staan bij het in te plannen werk. Die laatste optie adviseren we meestal: je houdt een planning over en ziet direct welke klussen nog aandacht nodig hebben.

Waar houdt PlanSmart rekening mee?

• Duur van de klus: die komt uit het type werkzaamheid op de werkbon, bijvoorbeeld 120 of 180 minuten
• Skills: vraagt een klus een certificaat of specialisme? Dan krijgen alleen medewerkers met die skill de werkbon
• Locatie: de geolocatie van de werkbon en het startadres van de medewerker
• Voorkeursdata: wanneer je klant wel of juist niet kan
• Beschikbaarheid en verlof: werktijden en verlof dat je als verlofregistratie vastlegt

Let op bij verlof: zet je het alleen als notitie in de planning, dan ziet PlanSmart het niet. Registreer het als verlof, dan wel.

En de locatie moet kloppen. Maak je een nieuwe relatie of werkadres aan? Gebruik dan de zoekfunctie met postcode en huisnummer. Zo krijgt het adres altijd de juiste coördinaten.

Hoe plan je rond de voorkeurstijden van je klant?

Met voorkeursdata op de werkbon. Per dagdeel geef je aan of de klant wel of niet kan. Bijvoorbeeld: de 28e in de ochtend kan wel, de 29e in de middag niet.

PlanSmart plant nooit op een moment dat de klant niet kan, en probeert zoveel mogelijk binnen de momenten te plannen die wel kunnen. Zie je het veld voorkeursdata niet op je werkbon? Zet het aan via het moersleuteltje.

Hoe laat je PlanSmart een planning maken?

In drie keuzes, allemaal vanuit het planbord:

1. Kies de periode. Zet het planbord op een dag, week of maand. PlanSmart plant binnen de periode die je ziet.
2. Kies de medewerkers. Selecteer bijvoorbeeld alleen de groep buitendienst.
3. Kies de werkbonnen. Selecteer alles, of filter eerst op deadline, type werk of prioriteit. Bijvoorbeeld: alle onderhoudsbonnen met een deadline voor het einde van het jaar.

Klik op starten. In de demo duurde het rekenen voor veertien werkbonnen ongeveer tien seconden. Daarna staan de werkbonnen bij de medewerkers, inclusief reistijd.

Je ziet meteen hoe PlanSmart denkt: twee klussen op hetzelfde adres staan na elkaar bij dezelfde monteur. Een klus in Groningen wordt de enige klus van die dag. Past een werkbon nergens, dan blijft hij staan bij het in te plannen werk.

Hoe stuur je de routes bij?

Klik bij een medewerker op het routebordje. Op de kaart zie je welke route hij die dag rijdt. Je kunt ook de routes van meerdere medewerkers tegelijk tonen. Tip: geef iedere medewerker een eigen kleur via de planbordinstellingen, dan zie je in één oogopslag wie waar rijdt.

Valt er een klus weg omdat de klant toch niet kan? Sleep hem terug naar het in te plannen werk. Kies daarna bij die medewerker voor route laten aansluiten. De klussen erna schuiven op, zodat er geen gat in de dag zit. In de vrije tijd kun je eventueel zelf nog een klus toevoegen.

Hoe maak je de planning definitief?

Wat PlanSmart inplant, staat eerst rood: ingepland, maar nog onder voorbehoud. Check per medewerker de route en de reistijd.

Tevreden? Kies via de drie puntjes voor multiselect-modus, selecteer alles en zet de werkbonnen op klaargezet. Dan is de planning definitief.

Niet tevreden? Selecteer alles en kies terughalen. Alle werkbonnen staan weer bij het in te plannen werk en je begint opnieuw.

Tips uit de praktijk

• Check de coördinaten. Kloppen de locaties van je werkbonnen en de startadressen van je medewerkers niet, dan kan PlanSmart niet goed plannen.
• Begin klein. Test eerst één dag. Gaat dat goed, probeer dan een week of een maand.
• Start met een leeg planbord. PlanSmart werkt het best als er nog niets in de planning staat. Haal de planning leeg en plan alles in één keer in.

Alleen reistijd zien? Zet de beta Planbord routes aan

Plan je liever zelf, maar wil je wel weten hoe lang je monteur tussen twee klussen onderweg is? Zet dan de beta Planbord routes aan. Je krijgt reistijdblokjes in je planbord te zien, ook zonder PlanSmart.

Je vindt hem links onderin bij Beta's. Klik op Deelnemen aan beta.

Vragen uit het webinar

Stand van zaken: oktober 2026.

Wat is PlanSmart?

PlanSmart is de automatische routeplanner in OutSmart. Het verdeelt in één keer meerdere werkbonnen over je medewerkers, op basis van reistijd, beschikbaarheid, skills en voorkeursdata van de klant.

Is PlanSmart een aparte module?

Ja. PlanSmart is een power-up die je toevoegt aan je OutSmart-account. Via Marktplaats kun je hem eerst een periode uitproberen.

Wat is het verschil tussen PlanSmart en de beta Planbord routes?

PlanSmart plant je werkbonnen automatisch in en optimaliseert de routes. Met de beta Planbord routes plan je zelf, maar zie je wel de reistijd tussen klussen in je planbord. Daarvoor heb je PlanSmart niet nodig.

Kan een medewerker de ene dag van huis en de andere dag van kantoor vertrekken?

Nee, nog niet. Je stelt per medewerker één vast startadres in: het medewerkersadres of het bedrijfsadres.

Kan ik een tweewekelijks rooster instellen, bijvoorbeeld om de week vrij op donderdag?

Nog niet. Werktijden stel je per week in, dus een afwijkende week pas je nu handmatig aan. Deze wens kwam uit het webinar en nemen we mee in de verdere ontwikkeling van PlanSmart.

Houdt PlanSmart rekening met verlof?

Ja, als je het vastlegt als verlofregistratie. Een notitie in de planning ziet PlanSmart niet.

Kan ik aangeven dat een klus op een bepaald moment moet starten?

Ja. Maak dagdelen of tijdsloten aan, bijvoorbeeld 10.00 tot 11.00 uur, en geef op de werkbon bij voorkeursdata aan wanneer de klant wel of niet kan. PlanSmart plant daaromheen.

Wat gebeurt er met werkbonnen die niet passen?

Dat hangt af van je instelling. Je kunt PlanSmart zoveel mogelijk laten inplannen; de werkbonnen die niet passen, blijven staan bij het in te plannen werk.

Kan ik de planning van PlanSmart ongedaan maken?

Ja. Selecteer in de multiselect-modus alle werkbonnen en kies terughalen. Ze staan dan weer bij het in te plannen werk.

Kan ik PlanSmart eerst uitproberen?

Ja. Via het poppetje rechtsboven ga je naar Marktplaats. Daar start je een proefperiode van 14 dagen voor PlanSmart AI Routeplanner. Past het niet bij jullie planning, dan heb je alleen een test gedraaid.

Aan de slag

Kies de stap die bij je past:

1. Eerst reistijd zien? Zet de beta Planbord routes aan via Beta's, links onderin.
2. Automatisch plannen proberen? Start een proefperiode van PlanSmart via Marktplaats en laat het één dag inplannen.
3. Hulp bij het inrichten? Plan een consultancygesprek via de Licentiemanager.
4. Nog geen OutSmart? Lees meer over PlanSmart en plan een demo.

Meer webinars terugkijken, zoals die over Formulieren en Visual Forms? Kijk op onze webinar on-demand pagina.