Snel overzicht
Hoe Pro XS Techniek een serviceafdeling opbouwde vanuit niets, en wat dat vraagt van je organisatie als installatiebedrijf in de voedingssector
Informeel werken en een groeiende buitendienst gaan lang goed samen. Tot het niet meer gaat.
Pro XS Techniek in Harlingen is een installatiebedrijf dat geconditioneerde cellen bouwt in de voedingssector, van deuren en elektra tot schakelkasten en verlichting. Alles erop en eraan, behalve de koelinstallatie zelf: die wordt verzorgd door gespecialiseerde koelpartijen. De grootste opdrachtgever is een gerenommeerde discountsupermarkt in de Benelux, waarvoor Pro XS de geconditioneerde cellen in de magazijnen bouwt én het volledige service- en onderhoudscontract verzorgt. Harmen is Manager Service & Maintenance en bouwde die serviceafdeling op vanuit niets. Hij werkt nu ruim tien jaar met OutSmart en vertelt openhartig over hoe het groeide. En waarom het zonder zo'n systeem niet meer te doen is.
Veel installatiebedrijven en servicebedrijven in de voedingssector beginnen hetzelfde. Één of twee monteurs, alle klanten ken je persoonlijk, de planning past in je hoofd. Een telefoontje, een bonnetje, klaar. Dat werkt uitstekend zolang het volume behapbaar is.
Maar grote opdrachtgevers in de voedingssector worden professioneler en veeleisender. Ze verwachten snelle responstijden, een aantoonbare onderhoudshistorie per locatie en gestructureerde rapportages. Op het moment dat je van twee naar vijf storingen per dag gaat, en van één naar vijf monteurs, verschuift het knelpunt van het technische werk naar de organisatie eromheen.
De meest herkenbare pijnpunten in groeiende service- en onderhoudsbedrijven:
Harmen herkent ze allemaal. "Daarvoor hadden we geen echte serviceactiviteiten. Daarvoor stuurde de opdrachtgever een bonnetje, de monteur kreeg een fotootje via WhatsApp: hier, rij maar even langs via Eindhoven. Dat kan nu gewoon niet."
Pro XS bouwt geconditioneerde cellen. Dat deden ze jarenlang goed. Maar op een gegeven moment zagen Harmen en zijn collega's dat ze al die installaties bouwden en er daarna niets meer mee deden. "Op een gegeven moment zeiden we: we bouwen al die dingen, maar we doen daar niets meer mee. Dan gaan we gewoon daarop focussen, die dingen clusteren en de monteur laten rondrijden. Dat balletje ging steeds meer rollen."
Dat was het begin van de serviceafdeling. Één monteur. Kleine routetjes. Twee, drie bonnen per week. Dat was nog behapbaar zonder systeem. Maar toen het onderhoudscontract voor de magazijnen van hun grote opdrachtgever erbij kwam, veranderde alles.
"Toen de bonnen echt binnen begonnen te stromen. Voorheen was dat twee per week, drie. Op een gegeven moment zeiden ze ook: dat onderhoud moet erbij in. Dat kan je niet meer zonder systeem, want je moet dingen terug kunnen halen. Je moet dingen archiveren, zodat je gewoon weet van: hé, we waren 5 april er ook al geweest, maar we zijn er nu eind april weer."
— Harmen, Manager Service & Maintenance bij Pro XS Techniek
Het kantelpunt was niet één grote storing of één gemiste afspraak. Het was het volume dat het systeem deed bezwijken. Harmen: "Nu krijgen we laat ik zeggen veertig bonnen per week binnen, veertig, vijftig. Maar dan plannen we vijftig, zestig dingen in. Minimaal."
Vandaag de dag komen er wekelijks 40 tot 50 bonnen binnen bij Pro XS. Inclusief preventief onderhoud plannen ze 50 tot 60 opdrachten per week. Dat doet een collega via het planbord in OutSmart. Met GPS-tracking in de bus ziet hij realtime waar iedere monteur rijdt en kan hij bij een spoedmelding direct schakelen.
"Iedereen heeft trackers in de bus. Zodra ik een melding krijg, kan ik kijken: wie zit daar het dichtstbij? Dan moet je die planning gelijk direct veranderen. Het is net een puzzel. Om de 10 minuten zijn we aan het schakelen in OutSmart."
— Collega Planning, Pro XS Techniek
Dat dynamisch schakelen is voor servicebedrijven met onderhoudscontracten cruciaal. Een storing is geen planbare klus. Het is een spoedgeval dat zo snel mogelijk opgelost moet worden, bij voorkeur door de monteur die toch al in de buurt is.
De historieregistratie per locatie is een tweede groot voordeel. Harmen: "We kunnen nu een locatie intoetsen en dan weten we precies: toen zijn we er geweest voor onderhoud, maar ervoor waren we al voor het kozijn geweest. En we zijn ook al drie keer deze maand geweest omdat de deur eruit ligt. Wat is er aan de hand?"
"Wij kunnen nu echt professioneel zeggen: kijk, in deze periode zijn we zo vaak geweest. Dan kan de opdrachtgever wat tegen het filiaal zeggen: dit is er aan de hand bij jullie. Het kost nu al zoveel geld."
— Harmen, Manager Service & Maintenance bij Pro XS Techniek
De groei van Pro XS verliep stap voor stap. Van één monteur naar twee, van twee naar drie, en vorig jaar opeens twee nieuwe monteurs erbij, waardoor de serviceafdeling nu met vijf man draait. Elk groeistapje stelde nieuwe eisen aan de planning en administratie. OutSmart schaalde mee.
Die groei maakte ook een andere keuze mogelijk: minder afhankelijkheid van ingehuurd personeel. "We hadden altijd een flexibele schil met ZZP'ers voor grotere reparaties. Op een gegeven moment zeiden we: die flexibele schil houden we wel, maar de grotere opdrachten gaan we gewoon zelf doen."
"Ik denk dat ons dat bijna €20.000 per jaar scheelt. En je zet er ook meer mee om, want de omloop is sneller en je bent niet afhankelijk van anderen. Puur je eigen ploeg, mooi hierin zetten, gecombineerde opdrachten."
— Harmen, Manager Service & Maintenance bij Pro XS Techniek
Het punt dat Harmen maakt is een belangrijk inzicht voor elke ondernemer in de voedingssector die nadenkt over schalen: de kostenbesparing zit niet alleen in minder inhuur. Het zit ook in hogere omzetsnelheid. Als je niet hoeft te wachten op een ZZP'er die morgen beschikbaar is, maar direct je eigen monteur inzet die al weet hoe die klant werkt, maak je per opdracht meer marge.
Een nieuw systeem invoeren is één ding. Zorgen dat monteurs het ook daadwerkelijk gebruiken, is een tweede. Harmen deelt een anekdote die veel zegt over hoe OutSmart uiteindelijk landt op de werkvloer.
"We hadden een monteur die zei: dat is een iPad, dat hoef ik niet. En nu zit ie met OutSmart op: plop plop plop plop. In de basis is het gewoon aanklikken en klaar."
— Harmen, Manager Service & Maintenance bij Pro XS Techniek
Collega Planning vat de dagelijkse waarde voor zijn werk samen in drie woorden: "Efficiëntie, overzicht en gemak voor de monteurs. En de overzichtelijkheid, ook voor ons, voor de planning."
Landelijke dekking en korte responstijden zijn in deze branche geen luxe. Ze zijn contractueel. Pro XS werkt voor locaties verspreid door heel Nederland en België. Van het ene moment op het andere kan een storing binnenkomen op honderd kilometer afstand.
"Nee. Onmogelijk. Dan hebben we het overzicht ook niet. Waar iedereen is, wat er speelt. Dat is voor ons niet te behappen. We schieten alle kanten op: Dronten, Zeewolde, Blankenberge aan de Belgische kust, Middelburg, Texel. Dit kunnen wij niet behappen zonder zoiets."
— Harmen, op de vraag of Pro XS nog zonder OutSmart zou kunnen werken
Dat is geen verkooppraatje. Het is een nuchter oordeel van iemand die zelf de overgang heeft meegemaakt. Van losse bonnen en fotootjes via WhatsApp naar een gestructureerde serviceorganisatie die dagelijks tientallen opdrachten verwerkt, van Texel tot Luxemburg.
De planning en uitvoering draaien. De volgende uitdaging voor Pro XS zit in de rapportagelaag, iets wat steeds meer servicebedrijven in de voedingssector herkennen naarmate opdrachtgevers professioneler worden in hun verwachtingen.
"Ik krijg ook wel de vraag: mag ik het rapportagedocument? Die hebben we niet. Dan maak ik een lege mail met wat foto's en een verhaaltje erbij, maar niet een mooie lay-out."
— Collega Planning, Pro XS Techniek
Harmen vult aan met een concrete wens: "Als we daar iets in kunnen maken: foto's eruit halen, dan klik je op: offerte, deurblad vervangen. Klik, ratelt hij eruit. En als je dan ook standaard teksten erbij kan hebben die je nog aan kan passen. Daar halen wij heel veel snelheid uit." Dat is de richting: minder handmatig werk in de administratieve afwerking, meer tijd voor het vakwerk zelf.
Is OutSmart geschikt voor servicebedrijven met een onderhoudscontract in de voedingssector?
Ja. OutSmart ondersteunt zowel storingsafhandeling als planmatig preventief onderhoud. Via het digitale planbord plan je monteurs in op basis van locatie, beschikbaarheid en opdrachtype en met GPS-tracking zie je realtime wie waar rijdt.
Hoe helpt OutSmart bij het bijhouden van historiegegevens per klantlocatie?
Elke werkbon wordt gekoppeld aan een klant en locatie. Zo bouw je automatisch een servicehistorie op per locatie of installatie. Bij een nieuwe storing zie je direct wat er eerder aan gedaan is, wanneer het laatste onderhoud was en hoe vaak je er al geweest bent.
Kan OutSmart helpen bij het verminderen van ingehuurd personeel?
Indirect wel. Door betere planning en efficiëntere uitvoering kunnen vaste monteurs meer opdrachten aan zonder dat de kwaliteit daalt. Pro XS bespaart daarmee naar eigen schatting €20.000 per jaar op ingehuurd personeel.
Hoe schaalt OutSmart mee als mijn bedrijf groeit?
OutSmart is modulair opgebouwd. Je begint met de functies die je nu nodig hebt en breidt uit naarmate je bedrijf groeit. Pro XS startte met één monteur in de storingsdienst en werkt nu met vijf. Het systeem schaalde probleemloos mee.
Voor welke sectoren in de installatiebranche is OutSmart geschikt?
OutSmart is gebouwd voor de installatiebranche en buitendienst: installatiebedrijven, HVAC, elektrotechniek, beveiliging en andere bedrijven met monteurs in het veld en terugkerende service- of onderhoudstaken.
Pro XS is geen uitzondering. Veel servicebedrijven in de voedingssector groeien door een fase heen waarbij informeel werken niet meer volstaat, en waarbij een stap naar een systeem als OutSmart het verschil maakt tussen chaos en controle.
Wil je weten hoe dat voor jouw bedrijf werkt? Plan een gratis kennismakingsgesprek of bekijk meer ervaringen van installatiebedrijven op onze klantverhalen pagina.