Automatiseringen in OutSmart: win elke week uren terug

Digitaliseren maakt écht verschil. Minder handmatig werk, minder fouten en vooral: meer grip op je planning. Tijdens ons webinar over Automatiseringen in OutSmart lieten we zien hoe je terugkerende handelingen slim automatiseert, zodat jij en je team elke week uren besparen.

Kon je er niet live bij zijn of wil je alles nog eens rustig terugkijken? Bekijk hieronder de opname:

Hoe werken Automatiseringen in OutSmart?

Elke automatisering in OutSmart heeft dezelfde logische opbouw:

1. Trigger – Wanneer moet de automatisering starten?
2. Criteria/voorwaarden – Waar moet het aan voldaan worden?
3. Actie(s) – Wat moet er gebeuren?

Bijvoorbeeld:

• Wanneer een werkbon wordt aangemaakt (trigger)
• En deze hoort bij een bepaalde klantgroep (voorwaarde)
• Dan wordt automatisch een e-mail verstuurd (actie)

Geen ingewikkelde techniek. Gewoon logisch ingericht.

Wat kun je automatiseren?

Denk aan:

• Automatisch een e-mail versturen bij een statuswijziging van een werkbon
• Interne taken automatisch aanmaken
• Administratieve stappen versnellen
• Klanten automatisch informeren over planning of wijzigingen

Zo voorkom je dat collega’s handmatig dezelfde acties blijven herhalen.

Minder handwerk. Meer overzicht.

Periodiek onderhoud: automatisering of contract?

Tijdens het webinar kwam de vraag of je automatisch een werkbon kunt aanmaken voor periodiek onderhoud, bijvoorbeeld wanneer een contractdatum nadert.

Belangrijk om hier te benoemen:
Voor periodiek onderhoud gebruik je in OutSmart contracten, niet automatiseringen.

Contracten zijn hier speciaal voor ontwikkeld. Ze zorgen er automatisch voor dat onderhoudsbonnen worden aangemaakt op basis van de afgesproken frequentie of contractdatum.

Dus:

• Contractdatum nadert → nieuwe onderhoudsbon
  Dat loopt via de contractmodule, niet via automatiseringen.

Automatiseringen zijn bedoeld voor aanvullende processtappen, niet voor functionaliteiten die al slim via contracten geregeld zijn.

Kan een projectstatus een automatisering starten?

Een interessante vraag uit het webinar:

Kan de status van een project het startpunt zijn van een automatisering?

Op dit moment is het antwoord: nee.
Een projectstatus kan (nog) geen trigger zijn voor een automatisering.

Werkbon-gerelateerde triggers zijn wel mogelijk, maar projectstatussen momenteel niet. Goede vraag en waardevolle feedback.

Overzicht van automatiseringen: wat heb je eigenlijk ingesteld?

Er kwam ook een vraag over het overzicht van automatiseringen. Die vraag leek vooral te gaan over:

• Welke mogelijkheden zijn er eigenlijk allemaal?
• Wat kun je allemaal automatiseren?

Maar het mooie is: je hebt óók inzicht in je ingestelde automatiseringen.

Per automatisering kun je zien:

• Wat de trigger is
• Welke voorwaarden zijn ingesteld
• Welke acties worden uitgevoerd
• En hoe vaak de automatisering is uitgevoerd

Dat laatste is interessant. Want zo zie je direct of een automatisering echt waarde toevoegt.

Is hij al 250 keer uitgevoerd? Dan bespaart hij waarschijnlijk serieus tijd.
Is hij nog nooit getriggerd? Dan kun je kritisch kijken of hij nodig is.

Automatiseren betekent niet dat je de controle verliest, je krijgt juist meer inzicht.

Wanneer gebruik je automatiseringen?

Ons advies uit het webinar:

• Automatiseer terugkerende handelingen
• Automatiseer voorspelbare processen
• Gebruik bestaande modules (zoals contracten) waar ze voor bedoeld zijn
• Houd uitzonderingen handmatig

Zo blijft je inrichting overzichtelijk en schaalbaar.

Wat levert het concreet op?

Voor een installatiebedrijf met meerdere monteurs betekent dit:

• Minder losse herinneringen
• Minder handmatig mailen
• Minder kans op fouten
• Snellere doorlooptijd van werkbon naar factuur

En vooral: rust in je proces.

Slimmer werken begint bij overzicht.
En dat krijg je met OutSmart.