Aussendienst Software im Vergleich 2026: Was kostet was?

"Was kostet Aussendienst-Software eigentlich?" — diese Frage stellen sich viele Betriebe, bevor sie den Schritt zur Digitalisierung wagen. Die Preislisten der Anbieter sind oft schwer vergleichbar: Monatlich oder jahrlich? Pro Nutzer oder pauschal? Inklusive Onboarding oder nicht? Und was passiert, wenn das Team wachst?

Dieser Artikel vergleicht die echten Kosten von HERO, Plancraft und OutSmart — nicht nur die Einstiegspreise auf der Website, sondern was du bei 5, 10 und 20 Mitarbeitern im Aussendienst tatsachlich zahlst.

HERO — das versteckte Problem mit Per-User-Preisen

HERO nutzt ein reines Per-User-Preismodell. Das klingt transparent und fair — jeder Techniker zahlt gleich viel. In der Praxis bedeutet das aber: Jeder neue Mitarbeiter erhoht die monatliche Softwarerechnung sofort und direkt. Fur schnell wachsende Aussendienst-Betriebe wird das zum Kostentreiber.

Plancraft — was sich seit Mai 2025 geandert hat

Plancraft hat im Mai 2025 seine Preisstruktur angepasst. Bestandskunden berichteten in mehreren deutschen Handwerker-Communities von Preiserhoungen, die ohne ausreichende Vorabkommunikation kommuniziert wurden. Die aktuellen Tarife liegen zwischen ca. 49 und 149 Euro pro Monat — je nach Funktionsumfang.

Wichtig zu wissen: Plancraft ist primur fur Tischler, Schreiner und Kleinstbetriebe entwickelt. Wer Wartungsvertrage, dynamische Einsatzplanung oder Objektverwaltung benotigt, stosst schnell an funktionale Grenzen — unabhangig vom Preis.

OutSmart — Jahrespakete mit kalkulierbaren Kosten

OutSmart arbeitet mit nutzerbegrenzten Jahrespaketen. Das Preismodell belohnt Betriebe, die wachsen, ohne die Kosten exponentiell zu erhohen. Die Pakete decken eine feste Anzahl von Nutzern ab; Zusatznutzer konnen einzeln hinzugebucht werden.

Zusatznutzer: ab 18 bis 36 Euro pro Monat, afhangig vom Basispaket. Bei 10 Technikern (Accelerate + 5 Zusatznutzer) kommt man auf rund 225 bis 315 Euro pro Monat — deutlich gunstiger als Per-User-Modelle bei vergleichbarer Teamgrosse.

Versteckte Kosten — worauf du bei jedem Anbieter achten musst

Der Listenpreis ist selten der echte Preis. Diese Kostenarten werden beim Vergleich oft ubersehen:

1. Onboarding und Schulung. Manche Anbieter berechnen 500 bis 2.000 Euro fur die initiale Einrichtung und Mitarbeiterschulung. Bei OutSmart sind grundlegende Onboarding-Ressourcen im Paketpreis enthalten.

2. Integrationskosten. Die Anbindung an dein Buchhaltungssystem (DATEV, Lexware, Exact) kann bei manchen Anbietern extra kosten. Prufe vor dem Kauf, ob dein spezifisches System ohne Aufpreis unterstutzt wird.

3. Preisanpassungsklauseln. Der Plancraft-Fall im Mai 2025 zeigt: Anbieter konnen Preise erhohen. Prufe die AGBs auf Klauseln zu Preisanpassungen und Kundigungsfristen bei Anderungen.

4. Mindestlaufzeiten. Jahrliche Zyklen sind Standard und kostengunstiger. Prufe, ob du bei Unzufriedenheit den Anbieter wechseln kannst, ohne hohe Restlaufzeitkosten zu tragen.

In 3 Schritten zur richtigen Entscheidung

Schritt 1: Echte Kosten berechnen. Multipliziere den Preis pro Nutzer mit deiner aktuellen und in 12 Monaten geplanten Teamgrosse. Addiere Onboarding-Kosten und Integrationsgebuhren. Das ergibt den echten Jahrespreis — nicht den Marketingpreis.

Schritt 2: ROI gegenuberstellen. Wenn ein Techniker durch digitale Auftragszettel und automatische Rechnungsstellung 30% weniger Verwaltungszeit aufwendet: Wie viel ist das in Euro wert? Bei den meisten Betrieben amortisiert sich die Software innerhalb von 3 Monaten — oft schon im ersten Monat durch weniger vergessene Rechnungsposten.

Schritt 3: Kostenlos testen, dann entscheiden. OutSmart bietet 14 Tage vollen Zugang ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlangung. Teste die echten Workflows deines Betriebs — Einsatzplanung, Auftragszettel, Rechnungsstellung — und prufe, ob die Kosten durch den Gewinn gerechtfertigt sind.