Administratie automatiseren betekent voor een servicebedrijf dat gegevens één keer worden vastgelegd en daarna automatisch doorstromen: van aanvraag naar werkbon, van werkbon naar factuur en van factuur naar het boekhoudpakket. Dubbele invoer verdwijnt. Field service software zoals OutSmart doet dit vanaf €180 per gebruiker per jaar.
Overdag sta je bij klanten, 's avonds zit je achter de laptop. Werkbonnen uittypen, uren nalopen, facturen maken, de boekhouding bijwerken. En hoe harder je groeit, hoe verder je achterloopt. Facturen gaan weken te laat de deur uit, en je weet niet zeker of alle uren en materialen erop staan.
In dit artikel lees je waar de administratie in een servicebedrijf de meeste tijd kost, welke taken je het eerst automatiseert en hoe je in drie stappen van achterstand naar overzicht gaat.
Waar gaat de tijd in je administratie naartoe?
In vrijwel elk installatie-, onderhouds- of servicebedrijf gaat de tijd naar hetzelfde: dezelfde gegevens meerdere keren invoeren. De klant belt, iemand schrijft het op. De planner zet het in de planning. De monteur noteert uren en materiaal op papier. Kantoor typt de werkbon over in het facturatieprogramma. En daarna nog een keer in de boekhouding.
Vijf stappen, vier keer overtypen. Elke stap kost tijd, elke stap is een kans op een fout, en elke dag dat de papieren werkbon op kantoor ligt, is een dag later betaald.
5 administratieve taken die je kunt automatiseren
1. Aanvragen omzetten in werkbonnen
Komen aanvragen per e-mail binnen, dan zet Mail to WorkOrder ze automatisch om in werkbonnen. Klanten kunnen via het Klantportaal ook zelf een aanvraag indienen en de status volgen.
2. Uren en materialen verwerken
Op de digitale werkbon legt de monteur uren met een timer en verbruikte materialen direct vast. Na afronding gaan die gegevens terug naar kantoor. Niemand hoeft een handgeschreven briefje te ontcijferen.
3. Van werkbon naar factuur
De afgeronde werkbon is de basis voor de factuur. Uren en materialen staan er al op, dus maak je de factuur zonder overtypen, op de dag dat het werk klaar is in plaats van weken later. Lees meer over factureren in OutSmart.
4. Facturen naar de boekhouding
Via koppelingen met onder meer Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird en Yuki gaan facturen en klantgegevens naar je boekhoudpakket. Je boekhouder krijgt de gegevens compleet en op tijd.
5. Periodiek onderhoud plannen
Onderhoudscontracten bijhouden in een Excel-lijst betekent dat er altijd een installatie wordt vergeten. Met contracten en SLA's in OutSmart worden de werkbonnen voor periodiek onderhoud automatisch aangemaakt. Met de automatiseringen zet je daarnaast terugkerende acties rond facturen, offertes en contracten op de automatische piloot.
Rekenvoorbeeld: 25 werkbonnen per week, die elk 8 minuten kosten om over te typen in facturatie en boekhouding, zijn ruim 3 uur per week. Tel daar het nalopen van uren, het zoeken naar ontbrekende bonnetjes en het corrigeren van fouten bij op, en je zit al snel op een volle werkdag per week die je aan administratie kwijt bent.
Administratie zonder vs. met OutSmart
Dezelfde klus, van aanvraag tot boekhouding.
| Processtap | Handmatig | Met OutSmart |
|---|---|---|
| Aanvraag | Overgetypt uit mail of telefoonnotitie | E-mail wordt werkbon, of klant meldt via het Klantportaal |
| Uren en materialen | Papieren briefje, later uitgetypt | Direct op de digitale werkbon vastgelegd |
| Factuur | Weken later, met kans op vergeten posten | Uit de afgeronde werkbon, op dezelfde dag |
| Boekhouding | Factuur opnieuw invoeren | Via de koppeling met je boekhoudpakket |
In 3 stappen van achterstand naar overzicht
Stap 1: Tel waar de tijd heen gaat. Houd een week bij hoeveel uur er naar werkbonnen, uren, facturen en boekhouding gaat, en hoe vaak gegevens worden overgetypt. Dat is je nulmeting.
Stap 2: Automatiseer de grootste tijdvreter eerst. Meestal is dat de stap van papieren werkbon naar factuur. Zet die digitaal en koppel je boekhoudpakket, ook als de rest nog even blijft zoals het is.
Stap 3: Breid stap voor stap uit. Daarna volgen aanvragen per mail, periodiek onderhoud en automatiseringen. Elke stap die je automatiseert, haalt een overtypmoment weg. Zie ook hoe dubbele invoer bouwbedrijven geld kost.
Probeer OutSmart 14 dagen gratis →