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Verwaltung automatisieren: so hängt dein Handwerksbetrieb nicht mehr hinterher

: 01.01.1970, 01:00:00

Verwaltung automatisieren heißt für einen Handwerks- oder Servicebetrieb, dass Daten einmal erfasst werden und danach automatisch weiterlaufen: von der Anfrage zum Arbeitsauftrag, vom Auftrag zur Rechnung und von der Rechnung in die Buchhaltung. Doppelte Eingaben verschwinden. Außendienstsoftware wie OutSmart macht das ab 180 Euro pro Nutzer und Jahr.

Tagsüber bist du beim Kunden, abends am Laptop. Aufträge abtippen, Stunden nachhalten, Rechnungen schreiben, Buchhaltung aktualisieren. Und je schneller du wächst, desto weiter hängst du hinterher. Rechnungen gehen Wochen zu spät raus, und du bist nicht sicher, ob alle Stunden und Materialien draufstehen.

In diesem Artikel erfährst du, wo die Verwaltung in einem Handwerksbetrieb die meiste Zeit kostet, welche Aufgaben du zuerst automatisierst und wie du in drei Schritten vom Rückstand zum Überblick kommst.

Wohin geht die Zeit in deiner Verwaltung?

In fast jedem Installations-, Wartungs- oder Servicebetrieb geht die Zeit in dasselbe: dieselben Daten mehrfach eingeben. Der Kunde ruft an, jemand schreibt es auf. Der Disponent trägt es in die Planung ein. Der Techniker notiert Stunden und Material auf Papier. Das Büro tippt den Auftrag ins Rechnungsprogramm. Und danach noch einmal in die Buchhaltung.

Fünf Schritte, viermal abtippen. Jeder Schritt kostet Zeit, jeder ist eine Fehlerquelle, und jeder Tag, an dem der Papierauftrag im Büro liegt, ist ein Tag später bezahlt.

5 Verwaltungsaufgaben, die du automatisieren kannst

1. Anfragen in Arbeitsaufträge umwandeln

Kommen Anfragen per E-Mail, macht Mail zu Arbeitsauftrag automatisch Aufträge daraus. Kunden können über das Kundenportal auch selbst eine Anfrage stellen und den Status verfolgen.

2. Stunden und Material verarbeiten

Auf dem digitalen Arbeitsauftrag erfasst der Techniker Stunden per Timer und verbrauchtes Material direkt. Nach Abschluss gehen die Daten ins Büro zurück. Niemand muss einen handgeschriebenen Zettel entziffern.

3. Vom Auftrag zur Rechnung

Der abgeschlossene Auftrag ist die Grundlage der Rechnung. Stunden und Material stehen schon drauf, also schreibst du die Rechnung ohne Abtippen, am Tag, an dem die Arbeit fertig ist. Mehr zur Fakturierung in OutSmart.

4. Rechnungen in die Buchhaltung

Über Schnittstellen gehen Rechnungen und Kundendaten in dein Buchhaltungsprogramm. Dein Steuerberater bekommt die Daten vollständig und pünktlich.

5. Wiederkehrende Wartung planen

Wartungsverträge in einer Excel-Liste bedeuten, dass immer eine Anlage vergessen wird. Mit Verträgen in OutSmart werden die Aufträge für wiederkehrende Wartung automatisch erstellt. Mit den Automatisierungen laufen außerdem wiederkehrende Schritte rund um Rechnungen, Angebote und Verträge automatisch.

Rechenbeispiel: 25 Aufträge pro Woche, die jeweils 8 Minuten zum Abtippen in Rechnung und Buchhaltung kosten, sind über 3 Stunden pro Woche. Rechne Stunden nachhalten, fehlende Lieferscheine suchen und Fehler korrigieren dazu, und du bist schnell bei einem vollen Arbeitstag pro Woche für Verwaltung.

Verwaltung ohne vs. mit OutSmart

Derselbe Auftrag, von der Anfrage bis zur Buchhaltung.

ProzessschrittManuellMit OutSmart
AnfrageAus E-Mail oder Telefonnotiz abgetipptE-Mail wird Auftrag, oder Kunde meldet über das Kundenportal
Stunden und MaterialPapierzettel, später abgetipptDirekt auf dem digitalen Auftrag erfasst
RechnungWochen später, mit vergessenen PositionenAus dem abgeschlossenen Auftrag, am selben Tag
BuchhaltungRechnung erneut eingebenÜber die Schnittstelle zum Buchhaltungsprogramm

In 3 Schritten vom Rückstand zum Überblick

Schritt 1: Zähl, wohin die Zeit geht. Halte eine Woche lang fest, wie viele Stunden für Aufträge, Stunden, Rechnungen und Buchhaltung draufgehen und wie oft Daten abgetippt werden. Das ist deine Nullmessung.

Schritt 2: Automatisiere zuerst den größten Zeitfresser. Meist ist das der Schritt vom Papierauftrag zur Rechnung. Stell ihn auf digital um und verbinde deine Buchhaltung, auch wenn der Rest noch bleibt, wie er ist.

Schritt 3: Erweitere Schritt für Schritt. Danach folgen Anfragen per E-Mail, wiederkehrende Wartung und Automatisierungen. Jeder automatisierte Schritt nimmt einen Abtipp-Moment weg.

Lies auch, welche 5 Fehler in der Auftragsverwaltung ohne digitales System Geld kosten.

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Häufige Fragen zur Automatisierung der Verwaltung
Du automatisierst die Verwaltung, indem du doppelte Eingaben abschaffst: Die Anfrage kommt einmal herein, wird als Arbeitsauftrag geplant, der Techniker erfasst Stunden und Material auf diesem Auftrag und die Rechnung entsteht aus denselben Daten, mit Anbindung an die Buchhaltung. Software wie OutSmart verbindet diese Schritte, sodass das Büro nichts mehr abtippt.
Fang mit den Aufgaben an, die jede Woche wiederkehren und bei denen abgetippt wird: Arbeitsaufträge in Rechnungen umwandeln, Stunden verarbeiten, Rechnungen in die Buchhaltung übertragen und wiederkehrende Wartung planen. Diese vier Aufgaben kosten in den meisten Betrieben die meisten Bürostunden und verursachen die meisten Fehler.
Kunden von OutSmart berichten von bis zu 50 % weniger Verwaltungszeit. Wie viel es bei dir ist, hängt davon ab, wie viel du heute abtippst. Eine praktische Messung: Zähl eine Woche lang, wie viele Stunden im Büro für Aufträge, Stunden und Rechnungen draufgehen. Bei Betrieben mit Papieraufträgen sind das oft ein bis zwei Stunden pro Tag.
OutSmart bietet Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen, im deutschsprachigen Raum unter anderem zu easybill, Billomat und Exact Online, sowie eine offene API. So gehen Rechnungen und Kundendaten zwischen OutSmart und deiner Buchhaltung, ohne dass du sie neu eingeben musst. Welche Daten genau übertragen werden, unterscheidet sich je Schnittstelle.
Ja, mit dem Power-Up Mail zu Arbeitsauftrag wandelt OutSmart eingehende E-Mails automatisch in Arbeitsaufträge um. Außerdem können Kunden über das Kundenportal selbst eine Anfrage stellen und den Status verfolgen. So muss niemand mehr Anfragen aus dem Postfach oder von einer Telefonnotiz abtippen.
Hinterlege Serviceverträge mit dem Wartungsintervall, damit die Arbeitsaufträge für jeden Wartungsbesuch automatisch erstellt werden. Dann muss niemand mehr in einem Kalender oder einer Excel-Liste nachhalten, welche Anlage wann dran ist. In OutSmart verwaltest du Verträge in derselben Umgebung wie deine Planung.
Ja, gerade für einen kleinen Betrieb, weil die Verwaltung dort oft beim Inhaber selbst liegt, abends nach der Arbeit. Jede Stunde, die du nicht mehr abtippst, ist eine Stunde für Kunden oder für dich. OutSmart gibt es ab 180 Euro pro Nutzer und Jahr, und du kannst es 14 Tage kostenlos ohne Kreditkarte testen.